Saturs

• Lai soli
• 1. metode no 2: izveidojiet plānu, lai pārvaldītu organizācijas izmaiņas
• 2. metode no 2: izsekot projekta izmaiņām
• Padomi

Ir divu veidu izmaiņu pārvaldības plāni. Viens ir saistīts ar pārmaiņu ietekmi uz organizāciju un pārejas mīkstināšanu. Otrs veic izmaiņas vienā projektā un izveido skaidru ierakstu par produkta korekcijām vai izmaiņām, kas veiktas projekta līmenī. Abu plānu mērķis ir skaidri sazināties par to, kas jādara pareizi un precīzi.

Lai soli

1. metode no 2: izveidojiet plānu, lai pārvaldītu organizācijas izmaiņas

1. Parādiet izmaiņu iemeslus. Uzskaitiet faktorus, kuru dēļ tika pieņemts lēmums mainīt, piemēram, veiktspējas trūkumi, jaunas tehnoloģijas vai izmaiņas organizācijas misijas izklāstā.
   • Viena no iespējamām pieejām ir organizācijas pašreizējās situācijas un nākotnes situācijas aprakstīšana, ko šis plāns vēlas radīt.
2. Nosakiet, kādas izmaiņas jāveic, un to lielumu. Īsumā aprakstiet izmaiņu pārvaldības plāna paredzamo raksturu. Norādiet, vai tas ietekmēs amatu aprakstus, procedūras, politiku un / vai strukturālo organizāciju. Uzskaitiet departamentus, darba grupas, sistēmas vai citas jomas, kurās notiks izmaiņas.
3. Uzskaitiet ieinteresēto personu atbalstu. Uzskaitiet visas ieinteresētās puses, kuras ietekmē plāns, piemēram, vecāko vadību, projektu vadītājus, projektu sponsorus, galalietotājus un / vai darbiniekus. Rakstiet katrai grupai, ja ieinteresētā puse atbalsta izmaiņas.
   • Varat parādīt diagrammu, lai īsi un skaidri paziņotu šos datus. Katrai ieinteresētajai personai varat sadalīt diagrammas "Apzināšanās", "Atbalsta līmenis" un "Ietekme", pamatojoties uz augstu / vidēju / zemu vērtējumu.
   • Ja iespējams, varat sarunāties viens pret vienu, lai piesaistītu atbalstu.
4. Salieciet pārmaiņu vadības komandu. Šī komanda ir atbildīga par labu saziņu ar visām ieinteresētajām pusēm, problēmu uzskaitīšanu un pēc iespējas vienmērīgāku pārmaiņu procesa nodrošināšanu. Izvēlieties cilvēkus, kuriem ir liela uzticamība uzņēmumā un kuriem ir labas komunikācijas prasmes.
   • Šajā komandā ir pārmaiņu procesa iniciators no augstākā vadības līmeņa. Uzsveriet, ka tas ir saistīts ar patiešām aktīvu darbu, lai virzītu izmaiņas, un ka tas nav tikai plāna apstiprināšana.
5. Izstrādāt pieeju, lai piesaistītu organizācijas izpilddirektoru. Lai pārmaiņas būtu veiksmīgas, ir ārkārtīgi svarīgi saņemt organizācijas vadītāju atbalstu. Lieciet katram personāla vadītājam sniegt atgriezenisko saiti par izmaiņām un sadarboties ar katru personu, lai aktīvi iesaistītos pārmaiņu veicināšanā.
6. Sagatavojiet plānu katrai ieinteresētajai personai. Novērtējiet riskus un bažas par katru ieinteresēto personu, ieskaitot tos, kas atbalsta izmaiņas. Uzdodiet izmaiņu vadības komandai atrisināt šīs problēmas.
7. Sastādiet saziņas plānu. Komunikācija ir vissvarīgākā izmaiņu vadības plāna sastāvdaļa. Regulāri sazinieties ar visiem, kuru darbu ietekmē izmaiņas. Uzsveriet izmaiņu veikšanas iemeslus un to priekšrocības.
   • Ieinteresētajām personām būtu jādod iespēja klātienes divpusējā saziņā. Privātas sanāksmes ir ļoti svarīgas.
   • Saziņai jābūt no pārmaiņu galvenā iniciatora, katra darbinieka tiešā vadītāja un jebkura cita pārstāvja, kuram uzticas ieinteresētās personas. Visai saziņai ir jāsniedz konsekventa ziņa.
8. Uzziniet, no kurienes rodas opozīcija. Izmaiņas vienmēr izraisa opozīciju. Tas notiek individuālā līmenī, tāpēc sazinieties ar ieinteresētajām personām personīgi, lai uzzinātu, kāpēc. Izsekojiet sūdzības, lai izmaiņu vadības komanda varētu tās atrisināt. Tie jo īpaši ietver:
   • cilvēkiem nav motivācijas mainīties vai viņiem nav steidzamības izjūtas
   • cilvēki nesaprot kopējo ainu vai kāpēc izmaiņas ir nepieciešamas
   • trūkst līdzdalības procesā
   • cilvēki nav pārliecināti par savu darbu, nākotnes stāvokli vai prasībām un prasmēm
   • vadība nepilda cerības par izmaiņu ieviešanu vai komunikāciju
9. Tikt galā ar aizsprostojumiem. Daudzas sūdzības var risināt, intensīvāk sazinoties vai mainot komunikācijas stratēģiju, lai tiktu apspriestas konkrētas problēmas. Citas sūdzības prasa dažādas pieejas, kuras var integrēt jūsu plānā vai piešķirt izmaiņu vadības komandai to īstenošanai. Padomājiet, kura no šīm pieejām atbilst situācijai jūsu organizācijā:
   • Lai mainītu amata aprakstus vai procedūras, izvirziet darbinieku apmācību par prioritāti.
   • Ja sagaidāt stresa pilnu pāreju vai tādu, kurai ir maz motivācijas, organizējiet pasākumu vai nodrošiniet darbiniekiem priekšrocības.
   • Ja ieinteresētās puses nav motivētas mainīties, sniedziet stimulus.
   • Ja ieinteresētās personas jūtas atstumtas, organizējiet sanāksmi, lai apkopotu atsauksmes un apsvērtu, kādas izmaiņas jūs varat veikt plānā.

2. metode no 2: izsekot projekta izmaiņām

1. Definējiet izmaiņu pārvaldības funkcijas. Uzskaitiet funkcijas, kas tiks piešķirtas šim projektam. Aprakstiet pienākumus un prasmes katrā amatā. Jums ir jānodrošina vismaz viens projekta vadītājs, lai ieviestu izmaiņas ikdienas līmenī, un projekta sponsors, lai uzraudzītu kopējo progresu un pieņemtu augsta līmeņa lēmumu pieņemšanu par izmaiņu pārvaldību.
   • Lieliem projektiem lielā organizācijā jūs varat sadalīt projekta vadītāja lomu starp dažādiem cilvēkiem, kuriem katram ir īpašas prasmes.
2. Padomājiet par izmaiņu kontroles komitejas izveidošanu. Programmatūras projektos parasti ir izmaiņu kontroles komiteja, kurā ir pārstāvji no katras ieinteresētās puses grupas. Šī komiteja apstiprina izmaiņu pieprasījumus projekta vadītāja vietā un paziņo lēmumus ieinteresētajām personām. Šī pieeja labi darbojas projektos, kuros iesaistītas dažādas ieinteresētās personas, un projektos, kuru darbības joma un mērķi ir jāpārvērtē.
3. Izveidojiet procedūru izmaiņu pieprasījumu izsniegšanai. Kad kāds no projekta komandas ir atradis veidu, kā virzīties uz priekšu, kā jūs šo ideju realizējat? Šajā plānā aprakstiet komandas apstiprināto procedūru. Lūk, piemērs:
   • Komandas loceklis aizpilda veidlapu, lai pieprasītu izmaiņas, un nosūta to projekta vadītājam.
   • Projekta vadītājs ievada veidlapu izmaiņu pieprasījumu žurnālā un atjaunina šo žurnālu, tiklīdz pieprasījumi tiek izpildīti vai noraidīti.
   • Vadītājs uzdod komandas locekļiem izstrādāt detalizētāku plānu un novērtēt nepieciešamās pūles.
   • Projekta vadītājs nosūta plānu projekta sponsoram pieņemšanai vai noraidīšanai.
   • Izmaiņas ir ieviestas. Ieinteresētās personas regulāri tiek informētas par progresu.
4. Izveidojiet veidlapu, lai pieprasītu izmaiņas. Katram pieprasījumam jāpievieno un jāpievieno žurnālam šāda informācija:
   • pieteikuma maiņas datums
   • izmaiņu pieprasījuma numurs, ko piešķir projekta vadītājs
   • nosaukums un apraksts
   • iesniedzēja vārds, e-pasts un tālruņa numurs
   • prioritāte (augsta, vidēja vai zema). Steidzamu izmaiņu pārvaldības plāniem ir atšķirīgi termiņi.
   • produkta numurs un versija (programmatūras projektiem)
5. Pievienojiet izmaiņu žurnālam papildu informāciju. Šajā žurnālā jāreģistrē arī lēmumi un to izpilde. Papildus informācijai, kas sniegta izmaiņu pieteikuma veidlapā, jānorāda vieta šādai informācijai:
   • apstiprināšana vai noraidīšana
   • personas, kas apstiprina vai noraida pieteikumu, paraksts
   • termiņš izmaiņu ieviešanai
   • izmaiņu izbeigšanas datums
6. Sekojiet lieliem lēmumiem. Papildus izmaiņu žurnālam, kas seko ikdienas izmaiņām, varat arī reģistrēt visus galvenos pieņemtos lēmumus. Pateicoties šim ziņojumam, ir vieglāk atrast ilgtermiņa projektus vai projektus, kuru pārvaldībā notiek izmaiņas. Šis ziņojums var kalpot arī par pamatu saziņai ar klientiem vai augstākās vadības personālu. Ja mainās termiņš, projekta lielums vai projekta prasības, prioritāšu līmeņi vai stratēģija, sekojiet līdzi šādai informācijai:
   • kurš pieņēma lēmumu
   • kad tika pieņemts lēmums
   • lēmuma pamatojuma un tā izpildes procedūras kopsavilkums. Pievienojiet dokumentus, kas saistīti ar šo procedūru.

Padomi

• Veidojiet uzticību un lojalitāti gan ar saviem darbiniekiem, gan klientiem. Cilvēki bieži jūtas neērti pārmaiņu dēļ. Sniedzot vēstījumu, ka jūs vispirms izvirzāt savu darbinieku intereses, jūs iegūstat viņu atbalstu.