Saturs

• Lai soli
• 1. daļa no 3: SOP iestatīšana
• 2. daļa no 3: SOP rakstīšana
• 3. daļa no 3: panākumu un precizitātes nodrošināšana
• Padomi

Standarta darbības procedūra (SOP) satur informāciju par uzdevuma izpildi soli pa solim. Esošais SOP ir tikai jāmaina un jāatjaunina, taču jūs varat arī nonākt situācijā, kad jums tas pilnībā jāiestata.

Lai soli

1. daļa no 3: SOP iestatīšana

1. Izvēlieties formātu. Nav pareiza un nepareiza veida, kā uzrakstīt SOP. Bet jūsu uzņēmumam, iespējams, jau ir vairāki SOP, kurus varat apskatīt, lai iegūtu priekšstatu par vēlamo struktūru. Kā piemēru izmantojiet esošās SOP. Ja tādu nav, jums ir dažas iespējas:
   • Iestatīšana ar vienkāršām darbībām. Tas ir noderīgi parastajām procedūrām, kas ir īsas, sniedz maz iespējamu rezultātu un ir pietiekami konkrētas. Faktiski, papildus nepieciešamajai dokumentācijai un drošības pasākumiem, tas nav nekas cits kā punktu saraksts, kas vienkāršos teikumos lasītājam stāsta, kā rīkoties.
   • Iestatīšana ar hierarhiskām darbībām. Tas labi darbojas ilgākām procedūrām - ar vairāk nekā desmit posmiem, kas prasa lēmumu pieņemšanu, precizēšanu un terminoloģijas skaidrojumu. Parasti tas ir galveno darbību un to apakšpakāpju saraksts noteiktā secībā.
   • Iestatīšana ar plūsmas diagrammām. Ja procedūra ir vairāk līdzīga kartei ar daudziem dažādiem iespējamiem rezultātiem, labākais risinājums ir blokshēma. Jums vajadzētu izvēlēties šo iestatījumu, ja rezultātus nevar pareizi paredzēt.
2. Padomājiet par savu auditoriju. Pirms SOP rakstīšanas jāņem vērā trīs svarīgas lietas:
   • Ko jūsu auditorija jau zina? Vai jūsu sabiedrība ir iepazinusies ar organizāciju un tās procedūrām? Vai viņi zina terminoloģiju? Jūsu lietotajai valodai jāatbilst lasītāja zināšanām un ieguldījumam.
   • Jūsu auditorijas valodas spējas. Vai ir iespējams, ka ir cilvēki, kuri nerunā jūsu valodā, ja viņi izlasa jūsu SOP ""? Ja tā, ieteicams iekļaut attēlus ar parakstiem un diagrammām.
   • Jūsu auditorijas lielums. Ja jūsu SOP vienlaikus lasa daudzi cilvēki (dažādās lomās), jums dokumentā ir jāiestata kā dialogs spēlē: lietotājs 1 kaut ko dara, pēc tam lietotājs 2 utt. Tādā veidā katrs lietotājs var redzēt, kā viņš vai viņa ir zobrats vienmērīgi strādājošā mašīnā.
3. Padomājiet par "savām" zināšanām. Apakšējā līnija ir šāda: vai jūs esat īstā persona, lai to pierakstītu? Vai jūs saprotat, par ko ir runa? Kā tas varēja noiet greizi? Kā tam vajadzētu būt drošam? Ja nē, labāk nododiet darbu kādam citam. Slikti uzrakstīts - vai vēl sliktāk - nepareizi uzrakstīts SOP ne tikai samazina produktivitāti un organizatoriskas neveiksmes, bet var būt arī nedrošs un ietekmēt visu, sākot no jūsu komandas līdz videi. Īsāk sakot, tas nav risks, kuru vēlaties uzņemties.
   • Ja tas ir projekts, kuru jūs uzskatāt par pienākumu pabeigt, nebaidieties lūgt palīdzību tiem, kas katru dienu nodarbojas ar procedūru. Interviju vadīšana ir izplatīta SOP veidošanas procesa sastāvdaļa.
4. Izvēlieties starp īsu vai garu SOP. Ja jūs rakstāt vai atjaunināt SOP cilvēku grupai, kas pārzina protokolu, terminoloģiju utt., Un vēlaties tikai īsu un kodolīgu SOP, piemēram, kontrolsarakstu, varat to saīsināt.
   • Papildus vispārējam mērķim un citai būtiskai informācijai (datums, autors, ID numurs utt.) Tajā ir tikai darbību saraksts. Ja nav nepieciešama sīkāka informācija vai paskaidrojumi, ar to pietiek.
5. Paturiet prātā SOP mērķi. Ir skaidrs, ka jums ir darīšana ar procedūru, kas jūsu organizācijā atkārtojas atkārtoti. Bet vai ir kāds īpašs iemesls, kāpēc šī SOP ir tik vērtīga? Vai tajā jāuzsver drošība? Atbilstības pasākumi? Vai to izmanto apmācībai vai ikdienā? Šeit ir daži iemesli, kāpēc jūsu SOP ir nepieciešams komandas panākumiem:
   • Lai nodrošinātu atbilstības standartu ievērošanu
   • Lai maksimāli palielinātu ražošanas prasības
   • nodrošināt, ka procedūra negatīvi neietekmē vidi
   • Lai nodrošinātu drošību
   • Lai pārliecinātos, ka viss notiek saskaņā ar grafiku
   • Lai izvairītos no ražošanas defektiem
   • Izmantojams kā mācību dokuments
     • Zinot, kas jāuzsver SOP, dokumenta strukturēšana ap šiem punktiem būs vieglāka. Tāpat ir vieglāk saprast, cik svarīga ir jūsu SOP.

2. daļa no 3: SOP rakstīšana

1. Aprakstiet nepieciešamo materiālu. Tehniskās SOP parasti "papildus" pašai procedūrai sastāv no četriem elementiem:
   • Titullapa. Tas ietver 1) procedūras nosaukumu, 2) SOP identifikācijas numuru, 3) izdošanas vai grozīšanas datumu, 4) uzņēmuma, nodaļas vai nodaļas nosaukumu, uz kuru SOP attiecas, un 5) parakstus. no tiem, kas sagatavoja un apstiprināja SOP. Jūs varat iestatīt šo lapu, kā vēlaties, ja vien šī informācija ir skaidra.
   • Indekss. Tas ir nepieciešams tikai tad, ja jūsu SOP ir garš, lai jūs varētu to viegli meklēt. Šeit jums ir nepieciešama vienkārša standarta iestatīšana.
   • Kvalitāte un kvalitātes kontrole. Procedūra nav laba, ja to nevar pārbaudīt. Pārliecinieties, ka jums ir pieejams nepieciešamais materiāls un informācija, lai lasītājs varētu pārbaudīt, vai ir sasniegts vēlamais rezultāts. Tas var būt citu dokumentu veidā, piemēram, piemēram, vērtēšanas piemēri.
   • Atsauce. Pārliecinieties, ka jums ir visu citēto vai citēto uzziņu grāmatu saraksts. Atsaucoties uz citiem SOP, pārliecinieties, vai nepieciešamā informācija ir iekļauta pielikumā.
     • Iespējams, ka jūsu organizācija izmanto citus protokolus, nevis šos. Ja jūs varat atsaukties uz jau esošu SOP, atlaidiet šo struktūru un palieciet pie tā, kas jau ir.
2. Pašā procedūrā noteikti ievērojiet sekojošo:
   • Darbības joma un piemērojamība. Citiem vārdiem sakot, aprakstiet procesa mērķi, tā robežas, bet arī to, kā tas tiks izmantots. Pievienojiet standartus, noteikumus, lomas un atbildību, kā arī ieguldījumu un rezultātu.
   • Metodika un procedūras. Šī ir miesa uz kauliem - uzskaitiet visas darbības, ieskaitot nepieciešamo informāciju un visu nepieciešamo aprīkojumu. Iekļaujiet turpmākās procedūras un lēmumu pieņemšanas faktorus.Norādiet punktus "kas ... ja" un visus iespējamos pārkāpumus vai bažas par drošību.
   • Terminoloģijas precizējums. Identificējiet saīsinājumus un frāzes, kas nav kopīgā valodā.
   • Brīdinājumi par veselību un drošību. Uzskaitiet tos atsevišķā nodaļā un uzskaitiet arī blakus darbībām, uz kurām tās attiecas. Nelietojiet trivializēt šīs lietas.
   • Aprīkojums un piederumi. Uzskaitiet, kas ir vajadzīgs, un kādas iekārtas vai aprīkojuma standartus jūs varat atrast, kad un kur.
   • Brīdinājumi un problēmas. Tātad problēmu nodaļa. Runājiet par visu, kas var noiet greizi, uz ko jāpievērš uzmanība un kas varētu būt problēma galīgajam, nevainojamajam produktam.
     • Piešķiriet katrai tēmai savu nodaļu (parasti numurētu), lai jūsu SOP nekļūtu pārāk lingvistisks un neskaidrs un lai lietas būtu pieejamas.
     • Šis nav pilnīgs saraksts; tas ir tikai procesuālā aisberga gals. Jūsu organizācija var norādīt, kuri citi aspekti prasa uzmanību.
3. Saglabājiet savus rakstus kodolīgus un viegli lasāmus. Iespējams, ka jūsu auditorija tos nelasa izklaides nolūkos. Saglabājiet to īsu un mīļu - pretējā gadījumā jūs zaudēsiet uzmanību, vai arī viņiem dokumentu būs grūti iegūt un grūti saprast. Saglabājiet teikumus pēc iespējas īsākus.
   • Lūk, viens slikti piemērs: Pirms to izmantošanas noteikti notīriet visus putekļus no gaisa ieplūdes atverēm.
   • Lūk, viens labi piemērs ": Pirms lietošanas nosūc visus putekļus no gaisa ieplūdes atverēm.
   • Vispār nerunā par "tu". Tas runā pats par sevi. Runājiet aktīvi un sāciet teikumus ar imperatīvu.
4. Ja nepieciešams, intervējiet procesā iesaistītos darbiniekus par to, kā viņi veic darbu. Pēdējā lieta, ko vēlaties, ir uzrakstīt SOP, kuram vienkārši nav jēgas. Jūs apdraudat savas komandas drošību, efektivitāti un laiku un neņemat vērā jau izmantotās procedūras - kaut ko kolēģi jums nepateiks. Uzdodiet jautājumus, ja nepieciešams! Tas jādara pareizi!
   • Ja lietas ir neskaidras, lūdziet dažādiem cilvēkiem uzņemties visas lomas un pienākumus. Viens komandas loceklis var neievērot SOP, un cits var būt iesaistīts tikai dažās darbībās.
5. Sadaliet lielos teksta gabalus gabalos ar diagrammām un plūsmas diagrammām. Ja jums ir darīšana ar vienu vai diviem soļiem, kas ir īpaši sarežģīti, varat to padarīt viegli lasītājiem, izmantojot diagrammu vai diagrammu. Tas kļūst vieglāk lasāms, un tas ļauj prātam atpūsties no visiem centieniem visu saprast. Un jums tas izskatās pilnīgāk un labi uzrakstīts.
   • Ne tikai izmantojiet tos, lai padarītu SOP garšīgāku vai padarītu savu SOP izskatu iespaidīgāku; dariet to tikai tad, ja tam ir jēga vai ja mēģināt pārvarēt valodas barjeru.
6. Pārliecinieties, ka katrai lapai ir pareizs kodējums. Jūsu SOP neapšaubāmi ir viens no daudzajiem SOP. Šī iemesla dēļ jūsu organizācijai vajadzētu uzturēt sava veida datu bāzi, kurā viss tiek glabāts, pamatojoties uz noteiktu indeksēšanas sistēmu. Jūsu SOP ir daļa no šīs indeksēšanas, un tāpēc tam ir nepieciešama kāda veida kodēšana. Tāpēc tas ir skaidri jānorāda.
   • Katrai lapai jābūt ar īsu nosaukumu vai ID numuru, datumu un lapas numuru. Jums var būt nepieciešamas zemsvītras piezīmes; tas ir atkarīgs no jūsu organizācijas politikas šajā jautājumā.

3. daļa no 3: panākumu un precizitātes nodrošināšana

1. Pārbaudiet procedūru. Ja nevēlaties pārbaudīt savu procedūru, iespējams, neesat to uzrakstījis pietiekami labi. Palūdziet kādam ar ierobežotu izpratni par procesu (vai kādam parastā lasītāja pārstāvim) izmantot jūsu SOP un vadīties pēc tā. Ar kādām problēmām viņi saskaras? Ja tādi ir, jums tie jārisina un jāveic nepieciešamie pielāgojumi.
   • Vislabāk ir, lai jūsu SOP pārbauda daži cilvēki. Dažādi cilvēki saskarsies ar dažādām lietām, kas jums sniegs daudzas (cerams, noderīgas) atbildes.
   • Pārliecinieties, ka procedūru pārbauda kāds, kurš to nekad nav izdarījis. Kāds, kuram ir priekšzināšanas, paļausies uz to, lai tiktu uz priekšu, nevis pirmajā vietā uz jūsu darbu, lai tas nepamanītu atzīmi.
2. Ļaujiet SOP novērtēt tiem, kas faktiski veic procedūru. Galu galā tas nav svarīgi patiešām ko jūsu priekšnieki domā par SOP. Tas ir par tiem, kas tur ir faktiski jāsadarbojas. Tāpēc, pirms to nosūtāt priekšniekiem augšstāvā, parādiet savas pildspalvas augļus tiem, kas darīs vai jau darīs darbu. Atrodi ko viņa no tā?
   • Iesaistot viņus un padarot viņus par procesa dalībniekiem, viņi, visticamāk, pieņems šo SOP. Un viņiem neapšaubāmi ir dažas lieliskas idejas!
3. Ļaujiet SOP pārbaudīt padomdevējiem un kvalitātes kontroles nodaļai. Kad komanda ir kārtībā, varat to nosūtīt saviem padomniekiem. Viņiem, iespējams, ir mazāk sakāmā par pašu darbu, taču viņi jums paziņos, vai iestatīšana ir kārtībā, ja kaut ko esat aizmirsis, un viņi jums paziņos, kā padarīt visu oficiālu un daļu no sistēmas.
   • Izmantojiet oficiālās maršrutēšanas sistēmas, lai iegūtu dokumentu apstiprinājumu, lai pārliecinātos, ka apstiprinājuma piešķiršanas process ir pareizi parakstīts. Tas dažādās organizācijās atšķiras. Jūs vienkārši vēlaties pārliecināties, vai visi ir izteikuši savu viedokli un vai ir ievēroti visi noteikumi.
   • Zem tā jābūt parakstiem. Lielākajai daļai uzņēmumu vairs nav problēmu ar elektronisko parakstu.
4. Sāciet lietot SOP, tiklīdz tas ir apstiprināts. Jums vispirms var būt jāorganizē apmācība iesaistītajiem darbiniekiem, bet tas var arī nozīmēt, ka jūsu papīrs ir pakārts tualetē. Lai kā arī būtu, pārliecinieties, ka jūsu darbs tiek izmantots! Tu to izdarīji. Laiks mazliet atpazīt!
   • Pārliecinieties, ka jūsu SOP ir atjaunināts. Ja tas tā vairs nav, nekavējoties organizējiet atjaunināšanu, pārliecinieties, ka atjauninājumi ir apstiprināti un dokumentēti, un nosūtiet SOP vēlreiz. No tā ir atkarīga jūsu komandas drošība, produktivitāte un panākumi.

Padomi

• Vienkārši izmantojiet holandiešu valodu, lai izskaidrotu soļus.
• Neaizmirstiet, ja iespējams, iesaistīt ieinteresētās puses, lai rakstiskais process atbilstu faktiskajam procesam.
• Pārbaudiet, vai pastāv vecāka SOP versija. Varbūt jūs varat aprobežoties ar dažiem ātriem pielāgojumiem. Pārliecinieties, ka arī tos pareizi dokumentējat!
• Ir dokumentu vēsture ar katru jauno versiju.
• Izmantojiet plūsmas diagrammas un attēlus, lai lasītājs varētu pareizi sekot procesam.
• Pievērsiet uzmanību skaidrībai. Pārliecinieties, ka vairākas interpretācijas nav iespējamas. Parādiet procedūru kādam, kas to nepazīst, un pajautājiet, ko viņi domā: jūs joprojām varētu saskarties ar pārsteigumiem.
• Pirms dokumenta apstiprināšanas pārbaudiet savu dokumentu.