Saturs

• Lai soli
• 1. daļa no 3: Veiktspējas pārskata sagatavošana
• 2. daļa no 3: jēgpilna satura veidošana
• 3. daļa no 3: Efektīvas valodas lietošana
• Padomi

Vai jums ir jāraksta darbības pārskats? Daudzas pozīcijas to prasa, un bieži vien tie ir pašnovērtējumi, kuros tiek lūgts ziņot par visu gadu paveikto. Iespējams, jums ir uzdots tā vietā uzrakstīt ziņojumu par sapulci. Zināšanas par to, kā pareizi uzrakstīt šādu ziņojumu, var būtiski mainīt to, vai jūs uztver kā veiksmīgu vai nē.

Lai soli

1. daļa no 3: Veiktspējas pārskata sagatavošana

1. Sāciet ar kopsavilkuma rindkopu. Apkopojiet pārskatu vērtējuma augšdaļā. Informējiet lasītājus par kopējo sniegumu.
   • Iespējams, jūs rakstāt bezpeļņas organizācijas darbības pārskatu. Varat apkopot panākumus, piemēram, organizēt veiksmīgus pasākumus ieinteresētajām personām, iegūt nozares atzinību un paplašināt klientu loku.
   • Jums nav jāpārblīvē kopsavilkums ar detaļām. Šeit jūs apkopojat vissvarīgākos jautājumus. Jūs sniedzat pārskatu. Centieties neveikt ziņojumu pārāk garu. Divas lapas ir labs īkšķis, ja vien darba devējam nav konkrētas vēlmes. Palūdziet darba devējam noskaidrot, vai ir kāds ieteicamais formāts.
2. Sniedziet informāciju, lai atbalstītu katru kopsavilkuma punktu. Tagad jums ir jāpamato kopsavilkuma sākumā esošie galvenie punkti, sīkāka informācija vēlāk ziņojumā.
   • Izmantojiet teksta kontūru. Organizējiet dažādas zonas savās rindkopās un katrā apakšpozīcijā izmantojiet apakšvirsrakstus. Piemēram, vienu no jūsu rindkopām var saukt par “Organizētiem pasākumiem”.
   • Zem šādas galvenes varat ievietot (ar aizzīmēm vai burtiem) īsu katra notikuma kopsavilkumu, tā mērķi un to, kā tas palīdzēja grupas misijai. Šeit esiet konkrēts.
3. Izmantojiet profesionālu formātu. Nevāciet ziņojumu. Jūs vēlaties, lai ziņojums izskatās labi sakārtots, profesionālā šriftā un uz jauka papīra.
   • Izveidojiet virsrakstu un centrējiet to lapas augšdaļā. Informācijas sakārtošanai izmantojiet treknrakstā minētos apakšvirsrakstus.
   • Sniedziet pamatinformāciju pārskata augšdaļā. Uzrādiet novērtējumā norādītos datumus, kā arī tā izveidotāja vārdu un uzvārdu.
4. Veiciet žurnālu par visu attiecīgo periodu. Tas kļūst daudz vieglāk, ja sekojat līdzi progresam, kā tas notiek.
   • Saglabājiet dienasgrāmatu vai mapi, kurā sekojat līdzi sniegumam novērtēšanas periodā. Tas padarīs jūsu dzīvi daudz vieglāku, kad pienāks laiks uzrakstīt ziņojumu.
   • Ja tas netiks izdarīts, var aizmirst svarīgus sasniegumus, kas notika perioda sākumā.

2. daļa no 3: jēgpilna satura veidošana

1. Atgādiniet cilvēkiem par jūsu darbības mērķiem un cerībām. Jums cilvēkiem jāatgādina, kādi bija mērķi vērtēšanas perioda sākumā. Kādi bija mērķi? Kādas ir uzdevuma gaidas? Ja nezināt, lūdziet to nodrošināt darba devējam.
   • Tad paskaidrojiet, kā tie tika sasniegti, parādot faktiskos skaitļus. Lieta ir salīdzināt, kādas bija jūsu aktivitātes vai rezultāti salīdzinājumā ar sākotnējiem projektiem.
   • Piemēram: ja esat savācis vairāk naudas, nekā paredzēts, tas pozitīvi ietekmēs investorus vai priekšniekus. Tomēr, ja jūs nesniedzat etalonu, ir grūtāk novērtēt, vai un cik lielā mērā tas ir bijis veiksmīgs.
2. Nodrošiniet kadrus. Iekļaujiet dažas diagrammas vai diagrammas, ja domājat, ka tās palīdz lasītājam novērtēt jūsu iesniegtos datus.
   • Atcerieties, ka daži lasītāji pārskata ziņojumu tikai tāpēc, ka, iespējams, ir aizņemti. Vizuālie palīglīdzekļi tāpēc jūsu viedokli bieži var nodot mazliet efektīvāk.
   • Tomēr ne bombardējiet lasītāju ar pārāk daudz grafiku. Atlasiet vienu vai divas diagrammas, kas uzsver galvenos punktus.
3. Koncentrējieties uz CAR. Šis paņēmiens palīdz dokumentēt jūsu sniegumu. Tas nozīmē izaicinājums, darbība un rezultāti. Tas palīdzēs jums organizēt savu sniegumu.
   • Skatiet uzdevuma izaicinājumu. Pēc tam aprakstiet darbību, kuru veicāt, lai novērstu problēmu, pēc tam dokumentējiet savus rezultātus. Piemēram, pieņemsim, ka esat restorāna vadītājs. Jūs varētu rakstīt: Izaicinājums - rindas bija pārāk garas ap vakariņu laiku, palielinot klientu sūdzības par 10 procentiem. Darbība - viesmīle, kas izvietota stundu agrāk, lai palielinātu darbinieku skaitu aizņemtās stundās. Rezultāts - klientu sūdzības par ilgu gaidīšanas laiku samazinājās līdz diviem, samazinoties par 80 procentiem.
   • Galvenais ir šeit precizēt. Vispārējiem sasniegumiem, piemēram, "Es esmu komandas spēlētājs", nav lielas jēgas, jo ikviens var pateikt tādas lietas. Galvenais ir sasaistīt rezultātus ar galvenajiem jautājumiem un parādīt panākumus, izmantojot datus un specifikācijas.
4. Norādiet savu metodiku. Ja jūsu programma ietvēra kādu datu vākšanas veidu, ieteicams īsi izskaidrot izmantoto metodiku.
   • Informējiet lasītājus par izvēlētās izpētes metodes iemeslu. Paskaidrojiet aptaujas priekšrocības un rezultātus. Kāpēc šī bija ticama metode? Piemēram, izmantojiet restorāna scenāriju, lai izskaidrotu, kāpēc ir jēga izmantot sūdzības kā metodiku.
   • Paskaidrojiet, ko nozīmē pētījuma dati un ko jūs mēģinājāt sasniegt ar pētījumu.
5. Koncentrējieties uz jums sniegumu. Lai precīzi noregulētu sasniegumus, kurus vēlaties prezentēt, padomājiet par to, ar ko šajā periodā jūs visvairāk lepojaties. Varbūt tas bija jūsu nomierinošais efekts uz satrauktajiem apmeklētājiem. Varbūt tā bija citu trenēšana. Nemetiet pārāk daudz detaļu lasītāju priekšā.
   • Vēl viena metode, ko varat izmantot, lai to izdarītu, ir STAR metode. Šī metode sastāv no situācijas un uzdevuma īsas aprakstīšanas, darbības, ko veicāt, lai to sasniegtu, un sasniegtajiem rezultātiem. Tāpat kā ar CAR metodi, arī šeit mērķis ir saistīt problēmas ar rezultātiem un paskaidrot, kā jūs tos sasniedzāt.
   • Koncentrējieties uz tādām lietām kā grūtības, unikalitāte, pirmā reize, augsta redzamība, termiņu ievērošana, jauninājumi un sava darba apjoms un ietekme.
   • Piemērs tam ir izskaidrot, ka, sākot darbu kā filiāles vadītāju, darbinieku gada mainība bija 35 procenti. Jūs īstenojāt darbinieku apmierinātības aptauju, izveidojāt darbinieku mentoringu un sākāt iknedēļas darbinieku sapulci. Tā rezultātā kadru mainība ir samazinājusies līdz 15 procentiem. Kā redzams šajā piemērā, izpildījumam nav jābūt pārāk burtiski, kamēr tas nodrošina pareizās saites.
6. Paskaidrojiet savu vērtību. Ne tikai sakiet, kādi ir jūsu rezultāti, bet arī izskaidrojiet, kāpēc šīs izrādes ir organizācijas vērtīgas.
   • Piemēram, pieņemsim, ka jūs sākāt rīkot darbinieku sapulces. Un tad? Kādu vērtību tā ir radījusi organizācijai? Padomājiet par to uzmanīgi. Ja nav konkrētas vērtības, jums var nākties uzsvērt kaut ko citu.
   • Ja darbinieku sapulces palīdzēja uzlabot darbinieku morāli, par ko liecina slimības dienu samazināšanās (kas ietaupīja darba devēja naudu), tad jūs apliecinājāt savu vērtību.
7. Pirms tā iesniegšanas, koriģējiet ziņojumu. Jūs pārspējat pabeigšanas ziņojuma mērķi, ja ieslēdzat kaut ko nesaistītu, kas ir neprofesionāli.
   • Korektūra pārskatā par gramatiku, pieturzīmēm un pareizrakstības kļūdām. Atstājiet ziņojumu uz nakti un nākamajā rītā lasiet to vēlreiz. Nerakstiet ziņojumu pēdējā brīdī.
   • Izdrukājiet drukātu kopiju un pārbaudiet, vai korektūras laikā tajā nav kļūdu. Dažreiz cilvēka acis tik ļoti piestiprinās datora ekrānam, ka acīmredzamas kļūdas vairs netiek pamanītas.

3. daļa no 3: Efektīvas valodas lietošana

1. Pozitīvi izsakiet negatīvās lietas. Ja ir kaut kas tāds, kur jūs neesat piepildījis cerības, labāk no tā neizvairīties. Neveiciet to par atskaites galveno uzmanību, bet koncentrējieties uz to.
   • Ar pozitīvu valodu izturieties pret apgabaliem, kur jums nav gājis tik labi. Piemēram, koncentrējieties uz konkrētiem soļiem, ko veicat, lai risinātu problēmu, nevis koncentrējieties uz vainošanu vai atvainošanos.
   • Nevainojiet citus darbības pārskatā. Palieciet koncentrējies uz savu darbību. Paliec pozitīvs. Koncentrējieties uz lietām, kuras jūs vai jūsu grupa izdarījāt labi. Nosakiet apgabalus, kurus varat uzsvērt.
2. Izmantojiet skaitļus un statistiku. Ja jūs varat būt ļoti konkrēts, jūsu atbildes šķitīs ticamākas. Kur iespējams, pamatojiet savu teikto ar kaut ko izmērāmu.
   • Tādiem vispārīgiem virsrakstiem kā "izcils" vai "uzticams" nav lielas jēgas. Stāstīt kādam, ka jums bija "lielisks gads", ikviens var pateikt.
   • Atcerieties šo frāzi: nestāstiet, parādiet to. Tā vietā, lai stāstītu cilvēkiem, ka jums ir bijis lielisks gads, parādiet viņiem savus sasniegumus, izmantojot detaļas un datus. Tā vietā, lai teiktu, ka jums padodas attiecības ar klientiem, citējiet klientu apmierinātības aptauju rezultātus, saņemtās vēstules un klientu sūdzību samazināšanos.
   • Lietošanas skaitļi. Teikšana, ka jūs vadījāt lielu darbinieku skaitu, nenozīmē daudz, ja nav skaidrs, cik liels bija šis skaitlis. Izmantojiet ciparus, lai izteiktu budžeta lielumu un iezīmētu uzdevumu lielumu.
3. Vienmēr saki patiesību. Nepārspīlē. Nemelo. Ja jūs uztverat meli, jūs varat nonākt lielās nepatikšanās.
   • Otra melošanas problēma, pat acīmredzamas izlaišanas dēļ, ir tā, ka jūs galu galā zaudēsiet pārliecību un nespēsiet sevi uzlabot.
   • Drīzāk parādiet vērtēšanas perioda godīgu novērtējumu, kurā ir gan vājās puses, gan pozitīvie punkti. Novērst trūkumus. Vienkārši atrodiet pozitīvu veidu, kā to izdarīt.
4. Dodiet citiem atzinību, ko viņi ir pelnījuši. Daudzi biznesa un tehniskās rakstīšanas kursi iesaka nelietot vietniekvārdu "I". Dažos gadījumos to var izdarīt veiktspējas pārskatā.
   • Piemēram, jūs varat teikt: "Es algoju 100 cilvēkus." Tomēr neaizmirstiet citus cilvēkus, kuri sekmēja panākumus. Konsultējieties ar komandu (ja piemērojams).
   • Jūs saņemat papildu punktus, ja neizskatās augstprātīgs. Mainiet teikumu struktūru tā, lai katrs teikums nesāktos ar vārdu "I".

Padomi

• Nekad neveiciet dusmīgu piezīmi darbības pārskatā. Gandrīz vienmēr ir vērts palikt pozitīvam.
• Izmantojiet profesionālu, oficiālu valodu.