Saturs

• Soļi
• Padoms
• Brīdinājums

Nepieciešams uzrakstīt profesionālu un pieklājīgu darba vēstuli? Lielākā daļa darba ziņojumu ir iepriekš formatēti un viegli kopējami, jums vienkārši jāmaina ziņojuma saturs. Biznesa pastā vienmēr jāiekļauj datums, informācija par sūtītāju, saņēmēju un dažas rindkopas ziņojuma pamattekstā. Jūs vēlaties uzrakstīt attēlu, lūdzu, veiciet tālāk norādītās darbības un izlabojiet nepieciešamos punktus, lai tie atbilstu jūsu uzņēmuma standartiem.

Soļi

1. daļa no 4: Atvēršanas ziņojums

1. 

   Izprotiet formātu. Neatkarīgi no tā, kāda ir jūsu vēstule, jums jāievēro daži vēstules izskata standarti. Biznesa vēstules drukā un rakstām ar populāru fontu, piemēram, Arial vai Times New Roman. Rindkopas ziņojumos jāizceļ manuāli. Tas nozīmē, ka jūs sākat jaunu rindkopu, divreiz ierakstot taustiņu "atgriezties". Neizmantojiet komandu atkāpe, lai izceltu rindkopas.
   • Atstājiet apmali apmēram 2 cm uz visām malām.
   • E-pasts ir jāraksta arī populāros fontos. Nelietojiet fontus, kas atdarina rokrakstu vai ir krāsaini, izņemot melnbaltos darba pastos.

2. 

   
   
   Izvēlieties pareizo papīra veidu. Darba burts ir jādrukā uz 22 cm x 28 cm papīra izmēra (“burta izmērs”). Ja neesat ASV, varat izmantot A4 formāta papīru. Dažus garus līgumus var izdrukāt uz 22cm x 36cm ("legal size") papīra.
   • Ja izdrukājat pasta sūtīšanai, jums tas jādrukā uz uzņēmuma veidlapām. Tas piešķir vēstulei profesionālāku izskatu, kā arī nodrošina jūsu uzņēmuma logotipu un kontaktinformāciju.

3. 

   
   
   Sniedziet informāciju par savu uzņēmumu. Norādiet uzņēmuma nosaukumu un adresi, kurā katra adreses daļa ir ierakstīta citā rindā. Ja esat īpašnieks vai pašnodarbināts, nomainiet uzņēmuma nosaukumu ar savu vārdu vai uzrakstiet savu vārdu virs tā.
   • Ja jūsu uzņēmumam ir iepriekš izveidots veidlapas, varat to izmantot, nevis ierakstīt uzņēmuma nosaukumu un adresi.
   • Ja pats rakstāt adresi, lapas augšpusē jums jāsaskaņo pa labi vai pa kreisi, atkarībā no jums un jūsu uzņēmuma vēlmēm.
   • Ja sūtāt vēstules starptautiskā mērogā, ierakstiet valsts nosaukumu ar lielajiem burtiem.

4. 

   
   
   Pievienojiet datumu. Pilna datuma rakstīšana ir profesionālākā izvēle. Piemēram, jūs varat rakstīt "2012. gada 1. aprīlis" vai "2012. gada 1. aprīlis". Datums jāatstāj pamatots, dažas rindiņas zem sūtītāja adreses.
   • Ja jūsu vēstule ir uzrakstīta dažu dienu laikā, norādiet datumu, kad esat pabeidzis vēstuli.

5. 

   Sniedziet saņēmēja informāciju. Uzrakstiet saņēmēja pilnu vārdu, nosaukumu (ja tāds ir), uzņēmuma nosaukumu un pasta adresi un sadaliet šo informāciju atsevišķās rindās. Ja nepieciešams, pievienojiet atsauces numuru. Informācija par saņēmēju jāatstāj ar dažām rindiņām zem datuma.
   • Vislabāk ir nosūtīt vēstuli identificētai personai. Tādējādi persona, kurai sūtāt ziņojumu, var atbildēt uz jūsu ziņojumu. Ja nezināt tās personas vārdu, kurai jānosūta pa pastu, veiciet nelielu pārbaudi. Jūs varat piezvanīt viņu uzņēmumam, lai pieprasītu precīzu personas vārdu un amatu.

6. 

   Izvēlieties sveicienu. Apsveikums ir cieņas punkts ziņojuma saņēmējam un tas, kurš sveiciens tiek izmantots, ir atkarīgs no tā, vai pazīstat personu, kurai sūtāt ziņojumu, cik labi jūs viņu pazīstat un cik svinīga ir vēstule. . Jūs varat apsvērt šādas iespējas:
   • "Kam tas var radīt bažas" (visiem iesaistītajiem) tikai kad Jūs nezināt, kam, it īpaši, kam vēlaties nosūtīt ziņojumu.
   • Ja jūs nezināt sava pasta adresātu, droša iespēja ir sākt ar vārdu “Dear Sir / Madam” (Dear Sir / Madam).
   • Varat arī izmantot saņēmēja nosaukumu un vārdu, piemēram, "Cienījamais Dr. Smits" (Cienījamais profesors Smits).
   • Ja labi pazīstat saņēmēju un jums ir ciešas attiecības, varat viņu saukt vārdā, piemēram, "Dārgā Sjūzena" (Dārgā Sjūzena).
   • Ja neesat pārliecināts par saņēmēja dzimumu, ir viegli vienkārši ierakstīt pilnu vārdu, piemēram, "Dārgais Kriss Smits" (Sveiki Kriss Smits).
   • Neaizmirstiet ierakstīt komatu pēc apsveikuma vai kolu pēc vārda “Kam tas var radīt bažas”.
   reklāma

2. daļa no 4: Ziņojuma satura sastādīšana

1. 

   Taisni uz problēmu. Laiks ir nauda, ​​kā saka maksimums, lielākā daļa uzņēmēju ienīst laika tērēšanu. Tāpēc vēstules saturs ir jāsniedz īsi un profesionāli. Uzrakstiet vēstuli, kur saņēmējs to var ātri izlasīt, nonākot tieši pie lietas un apkopojot savu viedokli pirmajā rindkopā. Piemēram, jūs vienmēr varat sākt ar “Es jums rakstu saistībā ar ...” (es jums rakstu par ...) un sākt no turienes.
   • Neizmantojiet teksturētu valodu, lielus burtus vai garus un apļveida teikumus - pēc iespējas kodolīgāk un skaidrāk paziņojiet sakāmo.
   • Izsaki to pārliecinoši. Šķiet, ka lielākoties vēstules rakstīšanas mērķis ir pārliecināt lasītāju kaut ko darīt: pārdomāt, izlabot kļūdu, nosūtīt naudu vai veikt kādas darbības. Mēģiniet pārliecināt ziņojuma saņēmēju darīt to, ko vēlaties.

2. 

   Izmantojiet personas vietniekvārdu. Ideālā gadījumā vēstulē jāizmanto personas vietniekvārdi "I" (I), "mēs" (mēs) un "jūs" (jūs). Aprakstiet to kā "es" (es) un aiciniet lasītāju "jūs" (draugs / vectēvs / vecmāmiņa / brālis / māsa).
   • Ņemiet vērā, ja rakstāt organizācijas vārdā. Ja sniedzat sava uzņēmuma izaugsmes perspektīvu, jums jāizmanto “mēs” (mums), lai lasītāji zinātu, ka jūs runājat uzņēmuma labā. Ja rakstāt par savu personīgo viedokli, izmantojiet “es” (es).

3. 

   
   
   Rakstiet skaidri, kodolīgi un kodolīgi. Ļaujiet lasītājiem precīzi zināt, ko vēlaties pateikt. Lasītāji ātri atbildēs uz jūsu ziņojumu tikai tad, ja ziņojuma saturs ir skaidrs. Jo īpaši, ja vēlaties, lai lasītāji secinātu vai rīkotos, atbildot uz jūsu vēstuli, pastāstiet viņiem. Paskaidrojiet savu darbu viskontrolētāk.

4. 

   
   
   Izmantojiet aktīvos teikumus. Aprakstot situāciju vai iesniedzot pieprasījumu, izmantojiet aktīvo, nevis pasīvo. Pasīvie teikumi var padarīt jūsu vēstuli neskaidru vai nenorādīt iesaistīto personu. Turklāt aktīvais teikums ir racionalizēts un vienkāršāks. Piemēram:
   • Pasīvais teikums: Saulesbrilles nav izstrādātas vai ražotas, ņemot vērā to izturību.
   • Proaktīvs paziņojums: Jūsu uzņēmums izstrādā un ražo saulesbrilles, neņemot vērā to izturību.

5. 

   
   
   Esiet atbilstoši atvērts. Vēstules raksta cilvēki un adresētas cilvēkiem, tāpēc, ja iespējams, izvairieties no stingrām burtiem. Jūs nevarat izveidot jaunas attiecības ar personisku vēstuli un atklātības trūkumu. Tomēr izvairieties no sarunvalodas vai tādu slengu lietošanas kā frāzes, piemēram, "jūs zināt" (jūs zināt), "es domāju" (es domāju) vai "vēlaties" (vēlaties darīt - saīsiniet vārdu "vēlaties"). liels '). Saglabājiet savu toni nopietnu, bet draudzīgu un entuziasmu.
   • Ja labi pazīstat saņēmēju, jums neformāli vajadzētu būt ar jauku novēlējumu rindu.
   • Izmantojiet savu spriedumu, izlemjot, cik lielā mērā izteikties. Dažreiz neliels humors var padarīt jūs par veiksmīgu biznesu, taču esiet piesardzīgs, ja tā ķircināšana var būt kļūda.

6. 

   Pieklājīgi un pieklājīgi. Pat ja jūs rakstāt vēstuli, lai sūdzētos vai paustu bažas, jūs joprojām varat būt pieklājīgs. Ielieciet sevi uztvērēja apavos un nāciet klajā ar idejām, kas jums rodas, saprātīgā veidā, lai lasītāji redzētu, ka jūs vienmēr esat entuziastiski un gatavi palīdzēt.
   • Piemēram, jūs varētu iesniegt šādu skarbu sūdzību: "Es domāju, ka jūsu saulesbrilles ir sliktas, un es tās nekad vairs nepirkšu." Tomēr jūs varat rakstīt pieklājīgāk: Esmu vīlusies par jūsu uzņēmuma saulesbrilles izstrādājumu un nākotnē plānoju iegādāties brilles citur.

7. 

   Papildlapām izmantojiet galvenes veidni “otrā lapa”. Lielākajai daļai biznesa burtu vienā lapā jābūt īsām. Bet, ja jautājums, par kuru runājat, ir garāks, piemēram, līgums vai juridisks jautājums, jums var būt nepieciešamas vēl dažas lapas. Izmantojiet veidlapu veidni "otrā lapa", kurai parasti ir saīsināta adrese un tāds pats papīra tips kā pirmās lapas galvenei.
   • Lappušu numerācija lapas augšdaļā ar otro un nākamajām lappusēm. Varat arī pievienot saņēmēju vārdus un datumus.

8. 

   Satura kopsavilkums. Pēdējā rindkopā apkopojiet galvenos jautājumus un skaidri norādiet soļus savā rīcības plānā vai to, ko gaidīt no ziņojuma saņēmēja. Ņemiet vērā, ka saņēmējs var sazināties ar jums, lai jautātu vai runātu, pateikties par viņu interesi par vēstuli un jūsu jautājumu. reklāma

3. daļa no 4: Burtu beigas

1. 

   Izvēlieties beigu teikumu. Noslēgums, tāpat kā apsveikums, parāda saņēmēja cieņu un vēstules svinīguma pakāpi. "Ar cieņu" vai "Ar cieņu" parasti ir droša izvēle; Jūs varētu apsvērt citas iespējas, piemēram, "Sirsnīgi", "Ar cieņu" (Ar laba vēlējumiem), "Ar cieņu" un "Patiesi ar cieņu". Jūs varat arī izvēlēties nedaudz mazāk formālu, tomēr profesionālu nobeigumu, piemēram, "Visu labu", "Vislabākos novēlējumus" (Vislabākie novēlējumi) , "Sirsnīgi sveicieni" un "Paldies" un "Paldies". Aiz teikuma izmantojiet komatus.

2. 

   Parakstieties. Atstājiet apmēram četras rindas tukšas, tad parakstiet to. Parakstiet parakstu pēc burta izdrukāšanas vai, ja to nosūtiet pa e-pastu, skenējiet paraksta attēlu un ielīmējiet to šajā ziņojuma daļā. Parakstam jāizvēlas zila vai melna tinte.
   • Ja jūs parakstāt vēstuli kāda cita vārdā, pirms sava paraksta uzrakstiet “pp:”. "Pp" nozīmē "per procurationem" (piemēram, "pēc aģentūras" vai "vārdā").

3. 

   Ierakstiet savu vārdu un kontaktinformāciju. Zem sava paraksta ierakstiet savu vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru, e-pasta adresi un visas iespējamās saziņas metodes. Katra informācija tiek rakstīta uz atsevišķas rindas.

4. 

   Pievienojiet mašīnrakstītāja saīsinājumu. Ja vēstuli ierakstījis kāds cits, nevis jūs, jums jāparaksta šīs personas iniciāļi. Dažreiz tika iekļauti vēstules rakstītāja iniciāļi. Tāpēc ir svarīgi nošķirt personu, kas rakstīja vēstuli, un to, kas rakstīja vēstuli.
   • Piemēram, ja jūs vienkārši pievienojat mašīnraksta iniciāļus, rakstiet tos ar mazajiem burtiem: mj
   • Ja pievienojat rakstnieka saīsinājumus, rakstiet tos ar lielajiem burtiem un mašīnrakstītāja saīsinājumus ar mazajiem burtiem: RW: mj. Varat arī izmantot slīpsvītru starp abiem saīsinājumiem: RW / mj.

5. 

   Piezīme pievienotos dokumentus. Ja pievienojat dokumentu saņēmējam, lai to redzētu, piezīmējiet to dažas rindiņas zem kontaktinformācijas, atzīmējot dokumenta numuru un veidu. Piemēram, jūs varētu uzrakstīt: "Pielikumi (2): atsākt, brošūra" ("Pielikums (2): atsākt, brošūra").
   • Varat arī saīsināt “Enclosures” kā “Enclosures”. vai “Enc.”.

6. 

   Pievienojiet adresātus. Ja nosūtāt vēstules kopiju citai personai, vēstulei jāpievieno šīs personas vārds. Jūs varat anotēt, ierakstot "cc:" zem rindas "Enclosures", "cc" apzīmē "pieklājības kopiju" ar personas vārdu un nosaukumu ("cc" "Kopijas kopija" (kopijas kopija), ja burts tiek ierakstīts uz kopējamā papīra).
   • Piemēram, rakstiet: "cc: Mary Smith, Mārketinga viceprezidente" ("Cienījamā: Mary Smith, mārketinga vadītājas vietniece").
   • Ja vēlaties pievienot citu adresātu, ierakstiet otras personas vārdu tieši zem pirmās personas vārda un jums nav nepieciešams “cc:”.
   reklāma

4. daļa no 4: Gatavs

1. 

   Rediģējiet ziņojumu. Izskats ir profesionālā vēstuļu autora galvenais elements. Protams, lasītājs viegli redzēs, ka jūs esat kompetents un atbildīgs, labojot vismazākos vēstules trūkumus. Varat palaist pareizrakstības komandu, lai pārbaudītu vārdu pareizrakstību, taču varat arī pārbaudīt, pirms nosūtīšanas uzmanīgi izlasiet vēstuli.
   • Interesanti, vai vēstule bija skaidra un kodolīga. Vai ir rindkopa, kuras garums pārsniedz trīs vai četrus teikumus? Ja tā, vai varat izdzēst nevajadzīgas rindkopas.
   • Ja vēstule ir patiešām svarīga, varat lūgt draugu vai kolēģi to ātri pārbaudīt. Dažreiz tikai dažu sekunžu lasīšana var palīdzēt pamanīt kļūdas vai neveiklu vārdu lietojumu, kuru jūs, iespējams, neredzējāt.

2. 

   Neskopojiet pastu. Ja ziņojumam ir daudz lapu, izvairieties no ziņojumu skavošanas. Ja vēlaties pārliecināties, vai lapas ir pareizi sakārtotas, izmantojiet saspraudes augšējā kreisajā stūrī.

3. 

   Pasta sūtīšana. Ja sūtāt pastu, izmantojiet biznesa aploksni. Ja ir pieejama aploksne ar uzņēmuma logotipu, izmantojiet to. Skaidri izdrukājiet atgriešanās un saņēmēja adresi. Salociet burtu trīs daļās, lai, saņēmējam atverot ziņojumu, tā pirmā daļa salocītos augšpusē un pēc tam atvērtos apakšējā locījumā. Pārliecinieties, vai jums ir pietiekami daudz zīmogu, un pēc tam tos iesūtiet.
   • Ja jums šķiet, ka ar roku rakstītā adrese ir izsmērējusies un neatbilst jūsu profesionālajam stilam, ierakstiet adresi vārdos, ielieciet aploksni printerī un izdrukājiet adresi uz aploksnes.
   • Ja vēstule ir ārkārtīgi svarīga un / vai steidzama, jums tā jānosūta ar kurjera starpniecību.
   • Ja vēlaties nosūtīt ziņojumu pa e-pastu, pārveidojiet to HTML formātā vai saglabājiet ziņojumu kā PDF, lai saglabātu formātu. Papīra sūtīšana tomēr ir labāka.
   reklāma

Padoms

• Lai parakstītu burtus, izmantojiet labu pildspalvu.
• Ātri. Ja nedēļas laikā nevarat atbildēt uz sūtītāja pieprasījumu, pastāstiet viņam par to un paziņojiet, kad viņi var saņemt no jums atbildi.
• Koncentrējieties uz pozitīvajiem. Runājiet par lietām, ko varat darīt, nevis par lietām, kuras nevarat. Piemēram, ja jums nav preces noliktavā, nestāstiet klientam, ka nevarat izpildīt viņa pasūtījumu, tā vietā sakiet, ka produkts ir populārs, tāpēc jūsu pusē nav noliktavā. . Tad pastāstiet viņiem, kad jūs varat viņiem piedāvāt produktu.
• Ja jūs rakstāt vēstuli ar lielu saturu, vispirms jums vajadzētu uzskaitīt šīs lietas.
  • Uzskaitiet visas lietas, kuras vēlaties aplūkot. Neuztraucieties par pasūtījumu.
  • Katram saturam uzskaitiet atslēgas vārdus, piemērus, argumentus un faktus.
  • Pārskatiet kontūras saturu tā, lai tas būtu piemērots jūsu mērķim un auditorijai.
  • Izgrieziet visas nesaistītās problēmas.
  • Sakārtojiet informāciju lasītājam vislabākajā secībā.

Brīdinājums

• Nerakstiet burtus ar glaimojošiem teikumiem. Īsts kompliments ir pieņemams, taču, ja jūs to darāt pārmērīgi, lasītājs jutīs, ka jūs strādājat glaimojot, nevis ar spējām.
• Nelietojiet pārāk skarbu un impozantu toni. Atcerieties, ka jūs mēģināt nostiprināt vai uzsākt profesionālas attiecības ar biznesa vēstuli.