Kā izveidot rutīnu, lai pārtrauktu tērēt laiku

Saturs

Soļi
1. metode no 3: izmantojiet sarakstu
2. metode no 3: izmantojiet grafiku
3. metode no 3: novērš uzmanību
Līdzīgi raksti

Jūs varat būt pilna laika students, kurš cenšas labāk pārvaldīt savu laiku, vai arī jūs varat būt darba devējs, kurš cenšas atrast izeju, lai viņu darbinieki pārstātu tērēt laiku. Lai kāda būtu jūsu loma, jūs, iespējams, esat koncentrējies uz to, kā izveidot ikdienas rutīnu, kas ļauj pārtraukt laika tērēšanu un maksimāli izmantot savu dienu. Var noderēt tādas organizatoriskas stratēģijas kā saraksti un grafiki, kā arī pasākumi, lai samazinātu uzmanību, kas patērē dārgo laiku.

Soļi

1. metode no 3: izmantojiet sarakstu

1 Uzskaitiet dienas ēkas. Paņemiet papīra lapu un pildspalvu. Padomājiet par uzdevumiem, kurus plānojat veikt šajā dienā, vai par pienākumiem dienā un pierakstiet tos visus uz papīra. Saraksts var būt līdzīgs kādam no šiem: “Iepirkšanās, veļas mazgāšana, tīrīšana, mājasdarbi” vai “Pārskati klientiem, pasta pārbaude un vēstuļu sūtīšana, tikšanās, darbs ar dokumentiem”.
- Pievienojiet sarakstam pēc iespējas vairāk uzdevumu - no maziem līdz lieliem. Jums ir jāatceras visas dienas saistības un uzdevumi, lai tos noteikti iekļautu prioritāšu sarakstā.
2 Piešķiriet prioritāti uzdevumiem. Viens veids, kā efektīvi strādāt, ir vispirms koncentrēties uz augstākās prioritātes uzdevumiem un pēc tam pāriet uz leju līdz zemākās prioritātes uzdevumiem. To sauc par likumu 80/20, kur darbībām, kas sniedz vislielāko labumu, vajadzētu aizņemt 80% no jūsu laika, un darbībām, kas sniedz vismazāko labumu, vajadzētu aizņemt 20%.
- Pārlūkojiet sarakstu un piešķiriet katram uzdevumam numuru, kas atbilst tā nozīmei. Pēc tam sakārtojiet tos tā, lai saraksts sāktos ar augstākās prioritātes un visnoderīgākajiem uzdevumiem un beidzas ar vismazākās prioritātes un ienesīgākajiem.
3 Grupējiet saistītos uzdevumus kopā. Kad esat izveidojis un piešķīris prioritāti uzdevumu sarakstam, nelieli uzdevumi jāgrupē grupās, lai tie veidotu vienu procesu. Piemēram, varat grupēt tādus uzdevumus kā atbildēšana uz e -pastiem un zvanīt klientiem vienā grupā, atvēlēt viņiem vienu stundu un saukt viņus par “sarunām ar klientiem”. Tad jūs varat viegli un mierīgi strādāt pie katra uzdevuma noteiktajā laika posmā.
- Mēģiniet visus uzdevumus sagrupēt šādā veidā, lai nebūtu jāpārslēdzas uz dažādiem procesiem un jātērē laiks, lai izdomātu, pie kura uzdevuma strādāt tālāk. Saistīto uzdevumu grupēšana var palīdzēt efektīvāk organizēt savu laiku un samazināt stresa līmeni, strādājot pie uzdevumiem no saraksta.
4 Katram uzdevumam veltiet mazāk laika. Saskaņā ar Parkinsona likumu, ja dodat mazāk laika uzdevuma izpildei, tiek samazināts laiks, kas nepieciešams uzdevuma izpildei. Tā vietā, lai atlicinātu rezerves laiku, ierobežojiet katram uzdevumam atvēlēto laiku, lai tas tiktu paveikts ātrāk. To var izdarīt lēnām, pakāpeniski samazinot laiku, ko veltāt katram uzdevumam, līdz sasniedzat to zelta vidusceļu, kurā nejūtat lielu spiedienu un steigu, bet jums nav laika vilcināties vai tērēt laiku.
- Kādā brīdī jūs attīstīsit labu laika pārvaldības sajūtu, it īpaši, ja katram uzdevumam ir jāpavada tikai ierobežots laiks. Tas var būt ļoti noderīgi, ja jums katru dienu ir tāda pati kārtība vai līdzīgs uzdevumu saraksts.
5 Apbalvojiet sevi pēc visu sarakstā iekļauto uzdevumu izpildes. Pēc tam, kad esat šķērsojis visus uzdevumus no saraksta, parasti dienas beigās, jums vajadzētu izteikt sev nelielu komplimentu un palutināt. Tās var būt gardas vakariņas, glāze vīna vai brīvā laika pavadīšana, kad varat darīt kaut ko jautru un patīkamu. Neliela atlīdzība kalpos par pamudinājumu izpildīt visus dienas uzdevumus.
- Jūs varat noteikt, kāda būs jūsu atlīdzība, pat pirms dienas sākuma, lai jūs varētu izmantot atlīdzību kā motivāciju uzdevumu izpildei. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir jāsagatavojas eksāmenam un jāplāno vakariņas ar draugiem. Izmantojiet savus vakara plānus kā attaisnojumu, lai visu dienu turpinātu mācīties un izpildīt uzdevumus, lai vēlāk nebūtu jāpalaiž garām vakariņas.

2. metode no 3: izmantojiet grafiku

1 Izveidojiet grafiku katrai dienas stundai. Paņemiet papīra lapu vai izmantojiet datora kalendāru, lai izveidotu šūnas katrai darba dienas stundai vai katrai nomoda stundai. Tas var būt no deviņiem līdz pieciem vai desmit līdz septiņiem. Lai gan jums nav jāaizpilda katrs laika posms līdz minūtei, būtu lietderīgi pārliecināties, ka katra dienas stunda ir iekļauta jūsu grafikā.
- Sāciet aizpildīt katru stundu ar uzdevumiem, kas jums jāpabeidz. Jūs varat sākt ar vissvarīgākajiem uzdevumiem un pāriet uz mazāk svarīgiem. Turklāt, ja uzskatāt sevi par rīta cilvēku, tad mēģiniet dienas pirmo pusi veltīt sarežģītākiem uzdevumiem. Bet, ja jūs zināt, ka pēc pusdienām jums ir otrs vējš, jūs varat atlikt svarīgus uzdevumus šim diennakts laikam. Mēģiniet izveidot savu grafiku atbilstoši savām vajadzībām un darba paradumiem. Tas ļaus jums gūt panākumus un padarīs jūsu grafiku efektīvāku.
- Uz tāfeles vai kalendāra varat izveidot sava grafika veidni, lai to varētu atjaunināt katru dienu atbilstoši konkrētās dienas uzdevumiem.
2 Katru stundu vai divas reizes paņemiet desmit minūšu pārtraukumu. Var būt grūti koncentrēties uz uzdevumu vai uzdevumu grupu ilgāk par divām stundām. Noteikti ieplānojiet desmit minūšu pārtraukumu ik pēc divām stundām, lai nejustos stresa vai darba pārņemts. Šajā mini pārtraukumā jūs varat izkļūt no darba vietas un staigāt pa biroju vai tērzēt ar kolēģi biroja virtuvē. Jūs varat pagatavot sev kafijas tasi vai doties nelielā pastaigā svaigā gaisā. Mēģiniet ievērot 10 minūtes, lai sekotu līdzi savam grafikam.
- Varat arī katru stundu veikt 10 garas, lēnas, dziļas elpas, lai atsvaidzinātu prātu un veiktu nelielu pārtraukumu. Tas var palīdzēt iegūt jaunu skatījumu uz uzdevumu, ko veicat vai gatavojaties pabeigt, un nodrošina, ka, neskatoties uz aizņemto dienu, neaizmirstiet par sevi.
3 Mēģiniet pirmo reizi pareizi izpildīt uzdevumu. Tā vietā, lai steigtos un mēģinātu pēc iespējas ātrāk izpildīt visus uzdevumus, veltiet laiku, kas nepieciešams, lai pirmo reizi pareizi izpildītu katru uzdevumu. Steidzoties pa pastu, jūs varat vilkt savu e -pasta apmaiņu, it īpaši, ja klientam sūtāt nesaprotamus vai neskaidrus ziņojumus. Palēniniet ātrumu un veltiet pietiekami daudz laika, lai rakstītu skaidrus e-pastus vai rūpīgi vēlreiz izlasītu pētījuma piezīmes. Ja to izdarīsit pirmo reizi, ilgtermiņā ietaupīsiet daudz izšķērdēta laika.
4 Palūdziet draugam vai kolēģim laiku pa laikam pārbaudīt jūsu progresu, lai jūs paliktu uz pareizā ceļa. Dažreiz mums ir vajadzīgs citu atbalsts, lai koncentrētos uz uzdevumu. Lūdziet tuvam draugam, vecākiem, kolēģim, brālim vai māsai pārbaudīt jūs ik pēc pāris stundām, lai pārliecinātos, ka esat saskaņā ar grafiku.
- Jūsu pavadonis var atnest jums kafijas tasi vai uzmundrināt ar jaukiem vārdiem, lai jūs varētu nedaudz izklaidēties, pasmieties vai pasmaidīt un atgriezties pie ikdienas uzdevumiem. Lai gan jūs varat būt aizņemts, pāris minūtes kopā ar draugu jūs uzmundrinās un palīdzēs efektīvāk pārvaldīt savu laiku.

3. metode no 3: novērš uzmanību

1 Jums nav pastāvīgi jāpārbauda jūsu pasts. Tas var radīt sākuma-apstāšanās-sākuma modeli jūsu darba dienā un novest pie velti tērēta laika. Centieties neatvērt savu pastu dienas laikā, it īpaši, ja jums ir jākoncentrējas uz citu uzdevumu. Atvēliet trīs laika intervālus pasta pārbaudei savā grafikā: agri no rīta, tūlīt pēc pusdienām un dienas beigās. Tas novērsīs jūsu uzmanību no nepārtrauktas e -pasta plūsmas visas dienas garumā un garantēs jums veltītu laiku darbam ar e -pastiem.
- Tos pašus principus var attiecināt arī uz citiem saziņas līdzekļiem, piemēram, balss pastu, īsziņām un tālruņa zvaniem. Nemēģiniet visu laiku pakārt tālruni, ja vien, protams, negaidāt svarīgu īsziņu vai tālruņa zvanu. Tas palīdzēs ierobežot pārtraukumus darbplūsmā un palīdzēs saglabāt grafiku.
2 Izslēdziet tālruni un izslēdziet internetu. Ja iespējams, darba dienā izvēlieties vismaz stundu, kad varat izslēgt tālruņa skaņu un izslēgt interneta savienojumu. Tas ļaus jums koncentrēties uz darbu, kas prasa pilnīgu koncentrēšanos un traucējošu faktoru trūkumu, piemēram, tālruni vai internetu.
- Šo faktoru novēršana, kas var viegli novērst jūsu uzmanību, būs īpaši noderīga, strādājot pie skolas projekta vai liela ziņojuma. Atvienojiet tālruni, lai nebūtu iemesla to pārbaudīt ik pēc piecām minūtēm vai aizrauties ar ziņu skatīšanos sociālajos tīklos.
3 Brīdiniet citus, lai tie jūs nenovirzītu. Mēģiniet nemudināt citus novērst uzmanību no jums un nenovērst uzmanību citiem. Vienkārši dariet viņiem zināmu, ka strādājat. Jūs varat aizvērt durvis vai uzlikt aizņemtības zīmi.Varat arī nosūtīt e -pastu uz savu biroju, lai atgādinātu, ka noteikts laiks birojā ir kluss darba laiks.
4 Centieties neatkāpties no ierastās rutīnas. Kad esat izveidojis darba sarakstu vai grafiku un pasargājis sevi no traucējošiem faktoriem, izmantojiet savu gribasspēku un koncentrēšanos, lai pieturētos pie rutīnas. Lielākā daļa cilvēku saprot atšķirību starp labi pavadītu laiku un izšķērdētu laiku, tāpēc mēģiniet neiekrist laika izšķiešanas slazdā. Veidojiet savu grafiku, un dienas beigās varat izbaudīt sasniegumu sajūtu un labi pavadītu laiku.