Saturs

• Soļi
• 1. daļa no 3: Sagatavošanās datu importēšanai no Excel programmā Access
• 2. daļa no 3: Importējiet datus no Excel programmā Access
• 3. daļa no 3: Datu importēšanas vedņa izmantošana
• Brīdinājumi

Access ir relāciju datu bāzes pārvaldības sistēma, kurā varat importēt vienu vai vairākas Excel izklājlapas un saskaņot to viendabīgos elementus. Turklāt, izmantojot Access, varat savākt un analizēt lielu datu apjomu, jo vienā Access failā ir vairākas Excel tabulas. Bet vispirms jums ir jāimportē dati no Excel programmā Access; to var izdarīt, veicot dažas pamata darbības.

Soļi

1. daļa no 3: Sagatavošanās datu importēšanai no Excel programmā Access

1. 1 Palaidiet programmu Excel un Access savā datorā. Jums ir jāiegādājas un jālejupielādē Microsoft Office pakotne, kurā ir gan Excel, gan Access. To var izdarīt oficiālajā Microsoft vietnē.
   • Pēc Microsoft Office instalēšanas sistēmā Windows noklikšķiniet uz "Sākt" - "Visas programmas".
   • Noklikšķiniet uz "Microsoft Office" un atvērtajā izvēlnē atlasiet "Piekļuve" (vai "Excel"). Visticamāk, jums jau ir Excel izklājlapa, kuru lejupielādējāt vai saņēmāt pa e -pastu. Ar Excel palīdzību jūs varat atvērt šādu tabulu.
2. 2 Pirms datu importēšanas programmā Access apstrādājiet Excel tabulu. Tas ievērojami atvieglos datu pārsūtīšanu no Excel uz Access.Būtība ir tāda, ka dažādās tabulās noteiktiem datiem jābūt vienāda formāta.
   • Vispirms pārliecinieties, vai katras importētās tabulas pirmajā rindā ir kolonnu nosaukumi (galvenes) - nosaukumos skaidri jāapraksta slejās ievadītie dati. Piemēram, ja kolonnā ir cilvēku uzvārdi, nosauciet to uzvārdus. Nosauciet to precīzi, lai būtu vieglāk saskaņot kolonnu virsrakstus dažādās tabulās.
   • Programmā Access varat saskaņot līdzīgus vienumus divās vai vairākās Excel tabulās. Piemēram, jums ir Excel izklājlapa ar algas datiem, kurā ir jūsu pilns vārds (uzvārds, vārds, uzvārds), adreses un algas summas. Pieņemsim, ka vēlaties salīdzināt šo tabulu ar citu tabulu, kurā ir dati par ziedojumiem noteiktam projektam (nosaukums, adreses un ziedojumu summas). Programmā Access jūs varat padarīt sleju virsrakstus konsekventus visās tabulās. Mūsu piemērā saskaņojiet kolonnu nosaukumus ar uzvārdiem, lai uzzinātu, kuri cilvēki ir abās tabulās.
   • Pārskatiet katru Excel izklājlapu un pārliecinieties, vai dati ir vienā formātā; pretējā gadījumā apstrādājiet tabulu, lai dati tiktu ievadīti tādā pašā formātā. Šī pieeja datu formātam atspoguļo vārdu "relāciju" (no relācijas) Access aprakstā. Piemēram, ja algu tabulas slejā "Pilns vārds" tiek ievadīti uzvārdi, vārdi un uzvārdi, bet ziedojumu tabulas slejā "Pilns vārds" tiek ievadīti tikai uzvārdi un vārdi, tad Access neuzskata šīs slejas par viendabīgām (tas ir, tās nevarēs saskaņot). Tāpēc gan kolonnu nosaukumiem, gan šajās slejās esošo datu formātam ir jābūt vienādam.
3. 3 Sadaliet datus Excel izklājlapas kolonnās. Lai Excel izklājlapas elementus padarītu viendabīgus (importēšanai programmā Access), atdaliet informāciju attiecīgajās slejās.
   • Piemēram, uzvārdu varat ievietot vienā kolonnā, vārdu otrajā un vidējo vārdu trešajā. Dariet to pašu ar atbilstošo kolonnu otrajā tabulā. Tagad programmā Access jūs varat saskaņot, piemēram, uzvārdus no vienas tabulas ar uzvārdiem no citas un atrast cilvēkus, kas parādās abās tabulās.
   • Lai sadalītu datus Excel kolonnā, atlasiet vajadzīgo kolonnu. Rīkjoslā noklikšķiniet uz Dati. Pēc tam noklikšķiniet uz Teksts pēc kolonnām. Ieteicams izvēlēties opciju Atdalīts. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
4. 4 Lai atdalītu vienā kolonnā esošos datus, izpildiet teksta vedņa norādījumus. Izpildiet šīs darbības:
   • Starp datiem atlasiet atdalītāja rakstzīmi. Atcerieties, ka šūnā ievadītā informācija ir atdalīta ar kādu simbolu. Parasti šī atdalītāja rakstzīme ir atstarpe, komats vai semikols. Lielākajā daļā gadījumu informāciju atdala ar atstarpi. Piemēram, šūnā tiek ievadīta šāda informācija: Ivanovs Ivans Ivanovičs. Šeit uzvārdu no vārda atdala atstarpe, un vārdu arī no patronīma atdala atstarpe. Šajā gadījumā teksta vedņa logā atlasiet opciju "Space".
   • Noklikšķiniet uz Tālāk. Pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt. Kolonna ar šūnu "Ivanovs Ivans Ivanovičs" tiks sadalīta trīs kolonnās. Tagad jūs varat piešķirt nosaukumu katrai no trim jaunajām kolonnām, tas ir, nosaukt tās kā "Uzvārds", "Vārds", "Tēvvārds". Pirms sadalīt informāciju pa labi no sadalītās kolonnas, ievietojiet dažas tukšas kolonnas, lai Excel tajos ievadītu sadalītos datus (nevis slejās ar citiem jau aizpildītiem datiem).

2. daļa no 3: Importējiet datus no Excel programmā Access

1. 1 Sāciet piekļuvi. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz "Sākt" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Lai importētu datus no Excel, izveidojiet jaunu Access datu bāzi.
   • Lai izveidotu datu bāzi, piekļuves logā noklikšķiniet uz Jauna datu bāze.
   • Ja vēlaties, piešķiriet izveidotajai datu bāzei nosaukumu. Pēc tam noklikšķiniet uz "Izveidot".
2. 2 Importējiet Excel izklājlapu programmā Access. Tagad programmā Access varat importēt datus no vienas vai vairākām Excel izklājlapām.
   • Rīkjoslā (piekļuves logā) noklikšķiniet uz Ārējie dati.Dažās Access versijās rīkjoslā noklikšķiniet uz Fails - Ārējie dati.
   • Sadaļā Faila nosaukums noklikšķiniet uz Pārlūkot, lai atrastu vajadzīgo Excel tabulu.
   • Atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus "Importēt neapstrādātus datus jaunā tabulā pašreizējā datu bāzē" (šī opcija ir iespējota pēc noklusējuma).
   • Kad esat atradis vajadzīgo tabulu, noklikšķiniet uz tā. Pēc tam noklikšķiniet uz "Labi". Atveras datu importēšanas no Excel uz piekļuves vedni.

3. daļa no 3: Datu importēšanas vedņa izmantošana

1. 1 Izpildiet Datu importēšanas vedņa norādījumus. Tas jādara, lai pabeigtu Excel izklājlapas importēšanas procesu programmā Access.
   • Excel izklājlapā atlasiet lapu, kuras datus vēlaties importēt programmā Access. Dažreiz tas ir ļoti vienkārši, jo tabulā ir tikai viena lapa. Bet dažreiz vienā Excel izklājlapā ir daudz lapu, kuru cilnes parādās Excel loga apakšā; šajā gadījumā jums jānorāda konkrēta lapa. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
   • Parādās logs ar jautājumu, vai tabulas pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti. Tas attiecas uz nosaukumiem, kas raksturo datus katrā slejā (piemēram, uzvārds, adrese, alga utt.). Ir lieliski, ja iepriekš esat apstrādājis Excel izklājlapu tā, lai pirmajā rindā būtu stingri noteikti kolonnu nosaukumi; šādā gadījumā pārbaudiet opciju, ka pirmajā rindā ir kolonnu virsraksti. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
   • Ja pirmajā rindā nav kolonnu virsrakstu, tiks atvērts logs ar jautājumu, vai vēlaties nosaukt "laukus" (programmā Access "lauki" ir kolonnu virsraksti). Ja iepriekš neesat ievadījis kolonnu nosaukumus, dariet to tagad.
2. 2 Pabeigt datu importēšanu. Atlikuši tikai daži soļi. Atvērtajā logā definējiet primāro atslēgu (ja vēlaties).
   • Jūs varat, bet jums tas nav jādara. Primārā atslēga ir unikāls numurs, kas piešķirts katrai datu rindai; tas var būt noderīgi, kārtojot datus. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
   • Pēdējā logā tiek parādīts noklusējuma nosaukums. Varat pārdēvēt Excel tabulu (kad importēšana ir pabeigta, tā ekrāna kreisajā pusē tiek parādīta kā Access tabula).
   • Noklikšķiniet uz Importēt un pēc tam noklikšķiniet uz Aizvērt. Tabula tiks parādīta ekrāna kreisajā pusē; tas nozīmē, ka tas ir pilnībā importēts programmā Access.
   • Ja vēlaties saskaņot vairākas datu bāzes, veiciet iepriekš norādītās darbības, lai importētu vienu vai vairākas papildu Excel tabulas. Tagad varat sākt saskaņot savus datus programmā Access.

Brīdinājumi

• Ņemiet vērā: ja Excel versija, kurā tika izveidota tabula, atšķiras no Access versijas, var rasties problēmas ar datu importēšanu.
• Lai atkārtotu, pirms datu importēšanas apstrādājiet Excel izklājlapu. Tas ir, pievērsiet uzmanību to datu formātam, ar kuriem jūs gatavojaties strādāt.
• Izveidojiet oriģinālās tabulas kopiju, lai kā pēdējo līdzekli jūs varētu atkal importēt datus.
• Access var importēt ne vairāk kā 255 kolonnas.