Saturs

• Lai soli
• 1. daļa no 3: Darba ziņojuma plānošana
• 2. daļa no 3: Darba ziņojuma sagatavošana
• 3. daļa no 3: Pārskata efektivizēšana
• Padomi
• Brīdinājumi

Darba pārskata rakstīšana var būt iespaidīga, lai gan tas var būt vieglāk, nekā jūs domājat. Darba ziņojumus parasti izmanto, lai izskaidrotu darba projekta gaitu vai sniegtu secinājumus un ieteikumus par darba vietas jautājumiem. Lai viegli uzrakstītu efektīvu darba pārskatu, vispirms apsveriet savu mērķi, auditoriju, pētījumu un vēstījumu. Pēc tam sagatavojiet pārskatu, izmantojot standarta biznesa pārskata formātu. Visbeidzot, jūs varat modificēt pārskatu, lai tas būtu efektīvs.

Lai soli

1. daļa no 3: Darba ziņojuma plānošana

1. Nosakiet ziņojuma mērķi un priekšmetu. Varbūt kāds jums lūdza ziņojumu. Mērķis vai tēma, visticamāk, tiks iekļauta pieprasījumā. Ja neesat pārliecināts par mērķi vai tēmu, apsveriet, ko jūs nododat savai auditorijai. Jūs varat arī lūgt paskaidrojumus savam priekšniekam vai vadītājam.
   • Piemēram, mērķis varētu būt biznesa problēmas analizēšana, projekta, kurā esat strādājusi, rezultātu izskaidrošana vai pārrauga sniegšana pārraugam par jūsu darba gaitu.
2. Nosakiet mērķauditorijai piemērotu toni un valodu. Apsveriet to, ko mērķauditorija jau zina, kā arī žargonu, ko viņi sapratīs. Rakstot darba pārskatu, jūs bieži varat izmantot profesionālāku valodu un žargonu nekā rakstot plašākai sabiedrībai.
   • Kurš lasīs ziņojumu? Iekļaujiet savā auditorijā ikvienu, kurš saprātīgi varētu izmantot pārskatu.
   • Ja rakstāt dažāda veida lasītājiem, iekļaujiet visu nepieciešamo informāciju, lai to varētu viegli saprast pat vismazāk informētais lasītājs. Tomēr katrai sadaļai izmantojiet virsrakstus, lai informēti lasītāji varētu izlaist viņiem nevajadzīgu informāciju. Varat arī iekļaut sadaļas katrai auditorijai, lai apmierinātu viņu individuālās vajadzības.
3. Apkopojiet savus pētījumus un atbalsta materiālus, ja piemērojams. Iekļaujiet materiālus, kurus izmantojāt, lai izdarītu secinājumus vai izstrādātu ieteikumus. Gatavojoties ziņojumam, jūs uz to atsauksieties, un, iespējams, jums tas būs jāiekļauj ziņojuma pielikumos. Sagatavojot ziņojumu, ir jāiekļauj šādas lietas:
   • Finanšu informācija
   • Galdi
   • Grafiki
   • Statistika
   • Aptaujas
   • Anketas
   • Sarunas ar ekspertiem, kolēģiem, klientiem utt.
4. Skatiet progresu, rakstot progresa ziņojumu. Labs progresa ziņojums sniedz ātru pārskatu par paveikto darbu, to, ko jūs darīsit, un to, vai projekts norit pareizi. Vislabāk ir domāt par to kā atbildi uz jautājumiem, kas cilvēkiem rodas par jūsu projektu. Lūk, kas jāiekļauj pārskatā:
   • Vai projekta termiņš ir mainījies?
   • Kādus uzdevumus jūs veicāt kopš pēdējā progresa ziņojuma?
   • Kādus uzdevumus jūs darīsit tālāk?
   • Vai esat ceļā, lai pabeigtu projektu laikā? Ja nē, kāpēc?
   • Ar kādām sastrēgumiem esat saskāries un kā tos risināsiet?
   • Vai jūs šomēnes kaut ko iemācījāties?
5. Izveidojiet kontūru ar informāciju, kas jāiekļauj jūsu pārskatā. Pierakstiet savas idejas kontūrā un izmantojiet to kā rakstīšanas palīglīdzekli. To darot, izstrādājiet sava ziņojuma virsrakstus, lai palīdzētu jums sakārtot sakāmo. Pārskatam nav jābūt kārtīgam vai labi attīstītam, jo ​​tas ir paredzēts tikai jūsu pašu lietošanai.
   • Vairumā gadījumu pārskats jāsāk, izskaidrojot rezultātus un secinājumus vai ieteikumus. Pēc tam paskaidrojiet, kā jūs nonācāt līdz šim punktam, un pamatojiet, ja piemērojams.
   • Ja jūs gatavojaties izdarīt pretrunīgu secinājumu vai ieteikumu, vispirms izskaidrojiet procesu un pamatojumu, lai jūsu mērķauditorija spētu saprast, kāpēc jūs nācāt klajā ar šo ideju.

2. daļa no 3: Darba ziņojuma sagatavošana

1. Izmantojiet titullapu vai titullapu. Titullapā jāiekļauj pārskata nosaukums, kam seko datums - uz atsevišķas rindas - kad to iesniedzāt. Trešajā rindā jūs norādāt visu autoru vārdus. Pēc tam ceturtajā rindiņā ierakstiet savas organizācijas nosaukumu.
   • Dažos gadījumos varat iekļaut arī motivācijas vēstuli, kurā paskaidrots, kāpēc jūs rakstījāt ziņojumu, ko tas nozīmē un ko, jūsuprāt, jums vajadzētu darīt tālāk. Tas ir biežāk ar ziņojumiem, kuru sagatavošana prasa daudz laika vai kuriem ir vajadzīgi papildu paskaidrojumi, pirms lasītājs aplūko pašu ziņojumu.
   • Izmantojot progresa ziņojumu, jūs titullapā norādāt savu vārdu, projekta nosaukumu, datumu un pārskata periodu. Katru priekšmetu ievietojiet atsevišķā rindā. Katru rindu varat apzīmēt ar “nosaukums”, “projekta nosaukums”, “datums” un “pārskata periods”, vai arī varat vienkārši uzskaitīt informāciju.
   • Pajautājiet priekšniekam, vai ir kādi konkrēti ieteikumi darba pārskata noformēšanai. Viņš vai viņa ir labākais avots, lai sagatavotu jūsu ziņojumu.
2. Sniedziet svarīgākās informācijas kopsavilkumu. Iekļaujiet savus secinājumus, pamatojumus un ieteikumus. Tas ļauj saprast galvenos ziņojuma aspektus, nelasot ziņojumu kopumā. Jums nav jāraksta detalizēti paskaidrojumi, taču lasītājam jāspēj saprast, par ko ir ziņojums. Kopsavilkumam jābūt no vienas līdz piecām lappusēm.
   • Jums nav jāapkopo viss pārskats. Koncentrējieties tikai uz galvenajām ziņojuma idejām, piemēram, uz galvenajiem jūsu iesniegtajiem ieteikumiem vai secinājumiem.
   • Ja rakstāt progresa ziņojumu, varat izlaist šo sadaļu.
3. Iekļaujiet satura rādītāju kopā ar pārskata saturu. Satura rādītājā norādiet sadaļu virsrakstus un lapu numurus, kur šī sadaļa sākas. Tas ļauj lasītājiem ērti pārlūkot ziņojumu, lai atrastu nepieciešamo informāciju.
   • Katrai sadaļai izmantojiet nosaukumus un virsrakstus, lai pārskats būtu viegli lasāms.
   • Rakstot progresa ziņojumu, parasti nav jāiekļauj satura rādītājs, ja vien priekšnieks to nedod. Tomēr katrai sadaļai pievienojiet virsrakstus un galvenes, lai būtu vieglāk orientēties pārskatā.
4. Uzrakstiet ievadu sniegt pārskata pārskatu. Pastāstiet lasītājam, kāpēc rakstījāt šo darba ziņojumu. Apkopojiet pārskata kontekstu un paskaidrojiet savu mērķi. Norādiet jautājumus, uz kuriem jūs atbildēsiet, vai problēmu, kuru jūs atrisināsit. Norādiet ziņojuma termiņu un rīcības plānu ar tā saturu.
   • Ievadam nav jābūt garam. Esiet tiešs un konkrēts, lai lasītājs bez ilga paskaidrojuma saprastu kontekstu un mērķi.
   • Uzrakstiet divas līdz četras rindkopas ievadam.
   • Progresa ziņojumā ievadā var būt ne vairāk kā viens vai divi punkti. Tam vajadzētu apkopot projektu un to, ko jūs cerat sasniegt. Varat arī norādīt, ko jau esat pabeidzis un ko darīsit tālāk.
5. Paskaidrojiet jūsu iesniegtos rezultātus vai secinājumus. Sniedziet pamata pārskatu par pētījumiem vai novērtējumiem, ko esat pabeidzis saistībā ar šo projektu. Pēc tam apspriediet un interpretējiet savus novērojumus un to, kā tie ir saistīti ar ziņojuma tēmu.
   • Vairumā gadījumu šajā sadaļā ir ievadraksts un secinājumu saraksts, pie kuriem esat nonācis.
   • Šādi izskatās viens secinājums: "1. Mūsu iedzīvotāji noveco, kas mūsu klientiem rada lielāku risku veselībai. "
   • Rakstot progresa ziņojumu, jums nav rezultātu vai secinājumu, ko iesniegt. Tā vietā uzskaitiet savus sasniegumus vai izpildītos uzdevumus sadaļā, kas seko ievadam. Šajā sadaļā varat arī uzrakstīt īsu 2–4 teikumu rindkopu. Tomēr parasti pietiek ar sarakstu. Jūs varat uzskaitīt: "200 eiro, kas savākti, lai samaksātu par festivāla telti", "Noslēdza līgumu ar ballītes plānu, lai pārvaldītu festivāla plānošanu" un "aptaujāja 1500 iedzīvotājus, lai apkopotu sabiedrības ieguldījumu".
6. Sniedziet ieteikumus nākotnei. Jūsu ieteikumos vajadzētu izskaidrot, kas notiks nākotnē. Paskaidrojiet, kādus risinājumus radīs un kā tie ir saistīti ar jūsu secinājumiem. Pēc paskaidrojuma uzrakstīšanas sniedziet ieteikumus numurētu darbību punktu veidā. Uzskaitiet savus ieteikumus no vissvarīgākajiem līdz mazsvarīgākajiem.
   • Piemēram, jūs varat rakstīt: "1. Apmāciet visus darbiniekus veikt CPR. "
   • Ja rakstāt progresa ziņojumu, tā vietā norādiet uzdevumus vai mērķus, kurus vēlaties paveikt nākamajā darba periodā. Piemēram, jūs varat uzskaitīt “Atrast festivāla piegādātājus”, “Apstiprināt festivāla noformējumus” un “Pasūtīt reklāmas plakātus”.
7. Apspriediet procesu un pamatojumu, kas noveda pie jūsu secinājumiem. Paskaidrojiet, kā jūs pievērsāties tēmai, problēmai vai problēmai. Pārskatiet savus novērojumus un pēc tam paskaidrojiet, kā tie ved pie jūsu ieteikumiem. Atdaliet diskusiju dažādās sadaļās ar virsrakstiem, kas lasītājam norāda, kas atrodas šajā sadaļā.
   • Tas ietver ilgāku pētījumu un novērtējumu apspriešanu.
   • Šai sadaļai jābūt garākajai ierakstā.
   • Ja rakstāt progresa ziņojumu, varat izlaist šo sadaļu. Tā vietā iekļaujiet sadaļu par šķēršļiem, ar kuriem esat saskāries, strādājot pie projekta, un par to, kā jūs tos novērsiet. Jūs varētu rakstīt: "Daudzi iedzīvotāji neatdeva aptauju, jo tā nebija pasta izdevumi. Turpmāk savās aptaujās iekļausim priekšapmaksas pastu vai ļausim iedzīvotājiem aizpildīt aptauju digitāli. "
8. Uzskaitiet visas atsauces, kuras izmantojāt, sagatavojot ziņojumu. Atsauces var ietvert žurnālu rakstus, ziņu rakstus, intervijas, aptaujas, anketas, statistiku un citu saistītu informāciju. Atskaites beigās miniet šīs atsauces un iezīmējiet lapu kā "Atsauces".
   • Ja vien nav norādīts citādi, biznesa pārskatiem izmantojiet APA formātu.
   • Šo sadaļu varat izlaist, ja gatavojat progresa ziņojumu.
9. Sniedziet tādu materiālu pielikumus kā aptaujas, anketas vai e-pastus. Ne katram darba ziņojumam ir vajadzīgi pielikumi. Tomēr jūs varat tos iekļaut, ja vēlaties lasītājiem sniegt materiālu, uz kuru esat atsaucies, vai ja vēlaties sniegt papildu informāciju, kas viņiem varētu labāk izprast tēmu vai jūsu novērojumus. Apzīmējiet katru pielikumu ar atsevišķu burtu.
   • Piemēram: "A papildinājums", "B papildinājums" un "C papildinājums".
   • Ja rakstāt progresa ziņojumu, šī sadaļa nav jāiekļauj.
10. Noslēdziet īsu secinājumu kopā ar savu novērojumu vai progresa kopsavilkumu. Jums var nebūt nepieciešams izdarīt secinājumu, taču tā rakstīšana var būt jauks jūsu pūļu kopsavilkums. Saglabājiet secinājumu trīs līdz četros teikumos, apkopojot ziņojumā sniegto informāciju.
    • Jūs varētu rakstīt: "Mākslas festivāla plānošanas projekts ir uz pareizā ceļa un tiks pabeigts pēc grafika. Mēs esam pabeiguši 90% no iepriekš plānotajām darbībām un tagad galveno uzmanību pievēršam nepieciešamā aprīkojuma iegādei. Projektam nav izcilu šķēršļu, taču mēs pakāpeniski novērsīsim visus iespējamos šķēršļus. "

3. daļa no 3: Pārskata efektivizēšana

1. Izmantojiet skaidrus virsrakstus, lai palīdzētu auditorijai orientēties pārskatā. Izveidojiet tiešus virsrakstus un nonākiet tieši pie lietas. Lasītājam precīzi jāzina, kas satur ziņojumu.
   • Virsraksti varētu ietvert ievadu, izpildītos uzdevumus, nākamā ceturkšņa mērķus, šķēršļus un risinājumus, kā arī noslēgumu.
   • Saskaņojiet virsrakstus ar informāciju pārskatā.
   • Progresa ziņojumā lasītāji, visticamāk, būs jūsu vadītājs, komanda vai klienti.
2. Izmantojiet vienkāršu un tiešu valodu, lai paziņotu savas idejas. Darba pārskatā nav jābūt sarežģītiem vārdiem un radošiem teikumiem. Jums vienkārši jānodod savs viedoklis lasītājam. Izsakiet savas idejas iespējami vienkāršākos vārdos un pēc būtības.
   • Jūs varētu rakstīt: "Ieņēmumi ir pieauguši par 50% ceturtajā ceturksnī", nevis "Ieņēmumi ir pieauguši par 50%, lai radītu lieliskus ieņēmumus ceturtajā ceturksnī".
3. Uzrakstiet īsi, lai ziņojums būtu pēc iespējas īsāks. Liekā rakstīšana tērē gan jūsu, gan lasītāju laiku. Neesiet virspusējs un ķerieties pie lietas.
   • Paturiet prātā, ka daži darba pārskati var būt diezgan gari, jo tajos var būt daudz informācijas. Tomēr jūsu rakstam vienmēr jābūt īsam.
   • Ir labi rakstīt: "Pārdošanas apjoms pieauga pēdējā ceturksnī pēc tam, kad tirdzniecības spēki izmantoja aukstās zvanīšanas", nevis: "Pēdējā ceturkšņa laikā mēs redzējām eksponenciālu ieņēmumu pieaugumu, jo mūsu talantīgie un uzticīgie pārdevēji bija potenciālie klienti aicinot viņus nopirkt vairāk produktu. "
4. Izsaki savas idejas objektīvā un bezemocionālā valodā. Turieties pie faktiem un ļaujiet lasītājam izdarīt savus secinājumus, pamatojoties uz objektīvu objekta skatījumu. Lai gan jūs varat sniegt ieteikumus problēmai, nemēģiniet izraisīt lasītāju emocijas, lai viņus pārliecinātu. Ļaujiet lasītājam veidot savas idejas un spriedumu, balstoties uz objektīvu faktu skatījumu.
   • Tā vietā, lai rakstītu: "Atvienotajiem darbiniekiem ir zema morāle, padarot biroju par bezjēdzīgu mašīnu", jūs varētu rakstīt: "Darbinieki, kuru produktivitātes vērtējumi bija zemāki par citiem, ziņoja, ka jūtas neiesaistīti."
5. Lielākajā daļā ziņojumu neizmantojiet slengu, kā arī vārdu "I". Var būt lietderīgi progresa ziņojumā izmantot “es”, kad rakstāt par projektu, pie kura strādājat viens pats. Ja nē, darba ziņojumā nelietojiet vārdu "es" vai citu slengu. Tomēr ir pareizi izmantot "jūs", novirzot teikumu uz paredzēto lasītāju.
   • Saglabājiet savu valodas profesionāli visā pārskatā.
6. Pārskatiet savu ziņojumu, lai pārliecinātos, ka tajā nav kļūdu. Gramatikas un pareizrakstības kļūdas grauj jūsu darba pārskata profesionalitāti. Ir svarīgi pārskatīt ziņojumu, lai pārliecinātos, vai neesat lietojis drukas kļūdas, nepareizu formulējumu vai nepareizi lietotus vārdus. Vislabāk ir pārbaudīt ziņojumu vismaz divas reizes.
   • Ja iespējams, palūdziet kādam citam pārbaudīt ziņojumu, jo ir grūti pamanīt savas kļūdas.
   • Ja ir atļauts laiks, pārskats pirms pārbaudes jāpārliecina vismaz uz 24 stundām.

Padomi

• Kad esat uzrakstījis savu pirmo darba pārskatu, varat to izmantot kā veidni turpmākajiem pārskatiem.
• Visticamāk, jūsu darba vietā jums jau ir darba pārskatu veidne. Sazinieties ar pārraugu, lai uzzinātu, vai ziņojumam varat izmantot veidni.
• Ja iespējams, atskaites formātu pamatojiet ar jau esošu sava uzņēmuma vai organizācijas darba pārskatu. Pārbaudiet failus savā birojā vai lūdziet kolēģim vai vadītājam esoša ziņojuma kopiju.

Brīdinājumi

• Ja kā piemēru izmantojat esošu pārskatu, nekopējiet tajā esošo tekstu. Tas ir plaģiāts un, iespējams, radīs profesionālas sekas.