Saturs

• Soļi
• Padoms

Vai jums ir problēmas ar banku, apdrošināšanas sabiedrību, valsts aģentūru, darba devēju vai skolu? Vai jums ir jānosūta viņiem vēstule, pārliecinot viņus kaut ko darīt, vai pārliecināt viņus palīdzēt jums problēmas risināšanā, bet jūs nezināt, kur sākt to darīt? Šis raksts palīdzēs uzzināt, kā uzrakstīt efektīvu pārliecinošu vēstuli.

Soļi

1. daļa no 4: Sagatavot

1. 

   Idejas. Pirms sākat rakstīt vēstuli, padomājiet par to, ko vēlaties nosūtīt pa vēstuli, kāpēc jūs rakstāt šo vēstuli, kā arī par visiem iebildumiem, ko saņēmējs varētu piedāvāt pēc jums. lasīt vēstuli. Vispirms domājot par ideju, varat skaidri definēt vēstules galveno saturu, kā arī izprast tēmu, uz kuru vēstule ir vērsta.
   • Atverot vēstuli ar teikuma modeli: es gribu pārliecināt "lasītāju" par "mērķi". Frāzi "lasītājs" aizstāj ar personu, kurai sūtāt vēstuli, un "mērķi" ar to, ko mēģināt pārliecināt.
   • Kad esat pabeidzis iepriekš minēto darbību, pajautājiet sev: kāpēc? Pasvītrojiet iemeslus, kāpēc vēlaties, lai lasītājs piekristu jūsu vēlmēm.
   • Kad esat uzskaitījis iemeslus, sakārtojiet tos pēc svarīguma. Visus svarīgos iemeslus ievietojiet vienā kolonnā un iemeslus, kas ir mazāk svarīgi nekā citā slejā. Šis solis palīdz apkopot informāciju, lai izceltu svarīgu un būtisku informāciju.

2. 

   
   
   Zināt savu mērķi. Pārliecinieties, ka precīzi zināt, kādi ir jūsu mērķi. Kādas ir lietas, kas jums jāpaveic, un ko vēlaties, lai jūsu lasītāji darītu.
   • Tajā pašā laikā pats domājiet par risinājumiem, lai atrisinātu domātās problēmas.

3. 

   
   
   Saprotiet mērķa burtu. Tēmas analizēšana un izpratne palīdzēs jums veidot jūsu vēstules sastāvu. Ja iespējams, nosakiet, vai jūsu lasītāji, visticamāk, piekritīs vai nepiekritīs jums, vai arī viņi nostāsies neitrālajā pusē, šis solis palīdzēs jums saprast, kur vairāk domāt.
   • Mēģiniet identificēt tās personas patieso identitāti, kurai sūtāt vēstuli. Kas viņi ir un kas liek domāt, ka viņiem patiešām vajadzētu jums palīdzēt? Vai jūsu vēstule tiks vienkārši ignorēta, vai arī tā tiks apstrādāta? Vai saņēmējs ir augstā pozīcijā vai tas, kuram ir funkcija šīs problēmas risināšanai? Atkarībā no saņēmēja pozīcijas būs atšķirīgs formulējums.
   • Mēģiniet uzzināt, kādi ir lasītāja viedokļi un domāšanas veidi par apspriežamo tēmu. Vai starp jums un jūsu lasītājiem varētu rasties pretrunīgi viedokļi? Kā jūs varat oficiāli izklāstīt šādus uzskatus?
   • Uzziniet, kas jūsu lasītājam varētu interesēt jūsu tēmu. Vai viņiem ir iespējas tikt galā? Vai viņus tieši ietekmē šī tēma? Cik daudz laika viņiem jāpavada, lai tos pārskatītu?
   • Padomājiet par pierādījumu veidiem, kas jums jāuzrāda esejā, lai pārliecinātu lasītāju.

4. 

   
   
   Izpētiet tēmu. Ļoti pārliecinošā valodā jāiekļauj faktiskie pierādījumi un saistītā informācija. Pārliecinieties, ka redzat no citas perspektīvas. Neizpētiet tikai problēmu no sava viedokļa, bet miniet pretējos viedokļus un to faktus.
   • Lai pamatotu savu apgalvojumu, izmantojiet faktus, loģiskus argumentus, statistiku un atbilstošus pierādījumus.
   • Tā vietā, lai tikai uzstātu, ka pretējās puses nostāja ir nepareiza, paskaidrojiet, kāpēc jūsu nostāja ir pareiza un ir pelnījusi, lai to ņemtu vērā.
   reklāma

2. daļa no 4: Burta formatēšana

1. 

   Izmantojiet bloka formātu. Biznesa vēstulēm ir unikāls formāts. Lasot pareizā formātā rakstītu vēstuli, lasītājs vienā vai otrā veidā netiks novērsts. Un otrādi, ja jūs nesakārtojat pareizi, vēstule atstās sliktu iespaidu par jums lasītāja acīs, un viņi var izmest jūsu vēstuli malā.
   • Sāciet, izmantojot rindu pārtraukumus un atsevišķas rindkopas.
   • Pielāgojiet katru rindkopu. Citiem vārdiem sakot, neatlieciet rindkopu tāpat kā rakstot prozu vai eseju.
   • Viena rindiņa starp rindkopām.
   • Izmantojiet standarta fontu, parasti Times New Roman vai Arial ar fonta lielumu 12.

2. 

   Adrese tiek ievietota atsevišķi burta sākumā. Sāciet, ierakstot adresi burta augšējā kreisajā stūrī. Neiekļaujiet savu vārdu, bet iekļaujiet tikai ielas, pilsētas, provinces adresi (lietojiet “štats” valstīm ar štatiem, piemēram, ASV ...) un rajona kodu. Tālāk esošajās atsevišķajās rindiņās varat arī ievadīt savu tālruņa numuru un e-pasta adresi. Ja jūs dzīvojat Lielbritānijā, adresei jābūt labajā pusē. Tad viena līnija prom.
   • Ievadiet datumu. Mēneši tiek rakstīti burtu formā, kam seko attiecīgi datums un gads. Piezīme: Šo metodi izmanto angliski runājošās valstīs. Vjetnamā, izmantojot pasūtījumu "Diena ... mēnesis ... gads ..."). Viena līnija.
   • 2013. gada 4. jūnijs
   • Ierakstiet saņēmēja vārdu un adresi. Mēģiniet norādīt saņēmēja identitāti. Viena līnija.

3. 

   Atveriet vēstuli ar apsveikumu. "Dārgais" ar saņēmēja vārdu ir pieņemts pazīstams iepazīšanās veids. Pārliecinieties, ka saņēmēja vārds ir ierakstīts pareizi, lai sveicienā iekļautais vārds sakristu ar adresāta vārdu ziņojuma galvenē.
   • Atsaucoties uz uzvārdu, lietojiet tādus nosaukumus kā kungs (kungs), kundze (kundze), profesors (doktors) kopā ar saņēmēja vārdu. Ja neesat pārliecināts, kā nosaukt sievieti, izmantojiet "Ms. (Ms.)"
   • Pēc nosaukuma vienmēr lietojiet kolu.
   • Atstājiet rindu starp sveicienu un pirmo rindkopu
   • Cienījamais profesors Brauns:

4. 

   
   
   Aizveriet vēstuli ar secinājumu. Pirms rakstāt savu noslēguma teikumu, padomājiet par vēstules toni. "Paldies" ir viens no galvenajiem beigu teikumu veidiem, savukārt teikumi, piemēram, "Ar laba vēlējumiem", ir draudzīgāki. Padomājiet, vai jūsu vēstule atbilst cieņpilnai vai draudzīgai beigām. Neatkarīgi no tā, kādu secinājumu izvēlaties, jums jāievēro noteikums, ka pirmais vārds ir jāraksta ar lielo burtu, bet nākamais - ar mazajiem burtiem. Pēc teikuma beigām ir komats.
   • Oficiālajam pasta formātam izvēlieties “Ar cieņu (ar cieņu)”. “Ar cieņu”, “Ar cieņu”, “Paldies, (Paldies,)” vai “Ar cieņu, (Ar cieņu!)” Noslēdz veidlapas. biznesa e-pasta standarts. "Labākā cieņa, (Labākais,)", "Labākā cieņa" vai "Lai jauka diena" ir intīmas izteiksmes. un mazāk attāla sajūta.
   • Pirms ierakstāt savu vārdu, atvēliet vietu četrām rindām parakstam.
   • Paldies,
   reklāma

3. daļa no 4: Burtu rakstīšana

1. 

   
   
   Īss un kodolīgs. Pārliecinošām vēstulēm jābūt īsām un pieklājīgām. Uzņēmēji reti lasa vēstuli, kas ir garāka par lapu vai burtu ar kaitinošu toni. Nenodarbojieties, neizplatieties. Mēģiniet izmantot skaidrus, sakarīgus teikumus. Izvairieties no tēmas un sniedziet nevajadzīgu, novecojušu vai pārmērīgu informāciju.
   • Izvairieties no pārāk izteiksmīgu teikumu izmantošanas. Nepieciešams izmantot ļoti pārliecinošus paskaidrojošus teikumus. Teikumiem jābūt īsiem, viegli saprotamiem un viegli lasāmiem.
   • Nerakstiet pārāk garas rindkopas. Katrā rindkopā neiekļaujiet pārāk daudz informācijas, jo tas lasītājam liks justies nomāktam, lasot vēstuli, neatkāpieties no tēmas vai mēģiniet padarīt šo lietu neskaidrāku. Turieties pie informācijas, kas ir cieši saistīta katrā rindkopā, un pārejiet pie citas, kad sākat izstrādāt jaunu ideju.

2. 

   
   
   Pirmajos divos teikumos izklāstiet galveno ideju. Sāciet ar vieglu un tiešu sākuma teikumu. Pirmajos divos teikumos izklāstiet savas vēlmes (tas ir, galveno ideju).
   • Pirmajā rindkopā jābūt tikai diviem līdz četriem teikumiem.

3. 

   Otrajā daļā jāuzsver vēstules mērķis. Šajā rindkopā izklāstiet savas domas, prasības vai mērķus. Tā vietā, lai norādītu konkrētus iemeslus, informāciju vai saturu, pilnībā izskaidrojiet savu nostāju, savas domas, intereses vai pieprasījumus un izskaidrojiet jautājuma nozīmīgumu. cik ietekmīga ir tevi, kas liek rīkoties.
   • Atcerieties sakārtot saturu saprātīgā, pieklājīgā veidā ar reālistiskiem teikumiem. Izvairieties no pārāk emocionālas valodas lietošanas, nelietojiet piespiedu vārdus, nelietojiet nepieklājīgus teikumus ar lasītājiem (šeit lasītāji var būt personas vai organizācijas), kā arī neizrāda rupjību pret pretējo pusi.

4. 

   Ievērojiet atbalsta punktus nākamajās rindkopās. Dažas nākamās rindkopas pamatos jūsu viedokli, sniedzot pavadošu informāciju un papildu informāciju. Noteikti sniedziet loģiskas, faktiskas, pamatotas, praktiskas un juridiskas detaļas. Nepiedāvājiet tikai emocionālu viedokli, pārliecību vai vienkārši personiskas vēlmes. Nelieciet lasītājam lasīt garu stāstu; punkti ir jāizdara ātri un precīzi. Šeit ir dažas mazas taktikas, kas jums palīdzēs to sasniegt:
   • Atsaucoties uz faktisko statistiku un notikumiem, lai piesaistītu lasītājus. Pārliecinieties, ka sniegtā statistika un fakti ir no uzticamiem, likumīgiem avotiem un ka statistiku un faktus jūs godīgi izmantojat to sākotnējā kontekstā. .
   • Citējiet pētījumu ekspertus, lai parādītu, ka viņiem ir līdzīgs viedoklis par jums šajā jautājumā, un iebilst pretējās puses uzskatiem. Šiem ekspertiem ir jābūt uzticamai pozīcijai tajā jomā, kuru viņi pēta, un jāspēj dot punktu attiecīgajā jautājumā.
   • Norādiet iemeslus, kāpēc jūsu pieprasījums jāapstiprina. Metode, kā pārliecināt, izskaidrojot kādam, kāpēc jūs uzskatāt, ka kaut kas jādara, lai viņš varētu efektīvāk mainīt savas domas nekā vienkārši lūgt kaut ko darīt. . Paskaidrojiet pašreizējo situāciju un kāpēc tā jāmaina.
   • Sniedziet detalizētu informāciju, specifikācijas un izpratni par problēmu, kas runā par prasību. Pieminiet pagātnes centienus atrisināt problēmas vai nekādas darbības trūkumu.
   • Pierādījumiem, kas saistīti ar attiecīgo jautājumu, jāpievieno piemērs. Uzrādiet pierādījumus, kas liktu lasītājam redzēt problēmas lielumu.
   • Atcerieties ierobežot to, kas jums jāpiemin savā rindkopā. Lūdzu, norādiet savu lietu un situāciju vienkāršā veidā. Ne pārāk dziļi detaļās, bet ir nepieciešams sniegt pietiekami daudz galvenā satura. Izvēlieties tikai visatbilstošāko statistiku, ekspertus un atsauksmes.

5. 

   Apgāž pretējās puses viedokli. Galvenais, lai spētu kādu efektīvi pārliecināt, ir apstrīdēt pretējos viedokļus. Ja vēlaties paredzēt lasītāju nevēlamus argumentus vai jautājumus, tos varat minēt vēstulē. Atrodiet kopīgu valodu ar pretējo pusi vai nāciet klajā ar pārliecinošiem uzskatiem, lai atbalstītu savu viedokli.
   • Pārliecinieties, ka atklāti atzīstat atšķirību starp savu viedokli un otru pusi. Mēģinot tos slēpt, jūsu arguments tikai vājināsies. Tā vietā uzsveriet vērtības, pieredzi un jautājumus, kas jums ir kopīgi ar pretējo pusi.
   • Izvairieties no sprieduma valodas lietošanas. Pārāk daudz emociju izteikšana vārdos samazina jūsu argumentu taisnīgumu. Vēstule ar pārāk lielu negatīvismu un vērtējumu var kavēt jūsu lasītāju piekrišanu jūsu viedoklim.

6. 

   Aizveriet vēstuli, atkārtojot pieprasījumu. Atkārtojiet pieprasījumu vai viedokli ziņojuma beigās. Šajā rindkopā jūs varat ieteikt risinājumu vai rīkoties, lai problēmu atrisinātu. Vēstulē miniet, ka jūs sekosiet šai vēstulei pa tālruni, e-pastu vai pašpārbaudes veidā.
   • Pabeigšana ar labi izveidotu teikumu palīdzēs pārliecināt lasītāju nosliecies pret jums vai vismaz palīdzēs viņiem skaidrāk redzēt problēmu no jūsu viedokļa.
   • Piedāvājiet savus risinājumus vai metodes. Piekrītiet kompromisam vai abas puses sper soli atpakaļ. Parādiet lasītājam, ko esat paveicis un ko gatavojaties situācijas risināšanai.
   reklāma

4. daļa no 4: Pēdējie soļi

1. 

   Pārbaudiet, vai nav kļūdu. Pareizrakstības kļūdas un sliktas gramatiskās struktūras ir pirmā lieta, kas lasītājiem rada sliktu priekšstatu par jums. Tikai tad, ja rakstā nav kļūdu, lasītājs var koncentrēties uz saturu un ideju, kuru raksts vēlas nodot. Pirms nosūtīt pogas nosūtīt, vairākas reizes izlasiet vēstuli. Izlasiet vēstuli skaļi, lai dzirdētu, vai tā ir veiksmīga.
   • Nepieciešamības gadījumā lūdziet kādam pārbaudīt pareizrakstības kļūdas jūsu vēstulē (vai arī varat izmantot pareizrakstības pārbaudes programmatūru).

2. 

   Parakstieties ar savu īsto parakstu. Parakstiet vēstuli tieši, ja to nosūtāt e-pasta vietā. Tas palīdz personalizēt vēstuli un pārbaudīt, vai vēstuli esat uzrakstījis jūs.

3. 

   Kopējiet citus svarīgus cilvēkus. Ja citiem uzņēmuma vai citas organizācijas cilvēkiem ir jālasa jūsu vēstule, nosūtiet viņiem kopiju. Tas nozīmē, ka tiek izdrukāts līdzvērtīgs nosūtāmo cilvēku skaits, reāli parakstot kopijas un nosūtot.

4. 

   Sūtītājiem jāglabā kopija. Vienmēr saglabājiet piezīmi par savu ierakstu ar informāciju par to, kad tas tika nosūtīts, un saņēmēja informāciju. Pierakstiet, kas jums jādara tālāk, lai atrisinātu problēmu, līdz problēma ir atrisināta. reklāma

Padoms

• Vajadzētu rakstīt formālā formā. Vēstules saņēmējs jums neuzticēsies, ja izmantosiet ikdienas vai neformālu sarunu valodu.Formālās valodas lietošana palīdz arī padarīt vēstuli pieklājīgāku nekā bezjēdzīga slenga lietošanu!
• Izmantojiet maigu valodu. Cilvēki mēdz palīdzēt tiem, kas pret viņiem ir laipni.
• Nav ārpus tēmas. Nepievienojiet papildu informāciju, kas nav saistīta ar tēmu, par kuru runājat. Tā vietā pieturieties pie attiecīgā satura un nesarežģiet situāciju. Izmantojiet reālus faktus, lai tie izceltos.
• Vidējā rindkopā izmantojiet tikai aizzīmes, ja dažas darbības, darbības vai ieteikumi ir skaidri jāparāda.
• Lai rakstītu vēstules, izmantojiet standarta angļu valodu (valstīm, kuras runā angliski). Tas nav teksts vai sociālie mediji; Šī ir oficiāla vēstule. Saīsinājumi, slengs un emocijzīmes var pārraidīt jūsu ziņojumu.
• Pielāgojiet fokusa punktus atbilstoši uzņēmumu vai aģentu uztverei. Bezpeļņas organizācija un liela korporācija var domāt citādi.
• Neizturieties ar lasītājiem tā, ka viņi jums kaut ko parādā un kaut ko prasa no jums. Tā vietā pārlieciniet viņus draudzīgā un profesionālā valodā.