Autors:
Monica Porter
Radīšanas Datums:
13 Martā 2021
Atjaunināšanas Datums:
1 Jūlijs 2024
Saturs
Uzņēmējdarbības pārskati ir viens no efektīvākajiem uzņēmējdarbības komunikācijas veidiem mūsdienās. Neskatoties uz plašajiem mērķiem, tos parasti izmanto, ja uzņēmumam vai personai ir jāpieņem svarīgi lēmumi. Lai rakstītu efektīvus biznesa pārskatus, vispirms ir jāsaprot, kādi tie ir un kā tos var izmantot.
Soļi
1. daļa no 2: Nosakiet rakstāmā atskaites veidu
Klāt idejas. Šis ir veids paskaidrojošie ziņojumi / priekšlikumi. Šos ziņojumus var izmantot, lai sniegtu ieteikumus uzņēmuma vadībai vai lēmumu pieņēmējiem, kas parasti sastāv no divām daļām: kopsavilkums un saturs. Kopsavilkums izceļ jūsu ieteikumu. Satura (ķermeņa) sadaļā sīkāk analizēti ieguvumi, izmaksas, riski utt. nāc ar to.
- Pieņemsim, ka vēlaties piedāvāt 3D printeri savai nodaļai. Lai pārliecinātu savu vadītāju apstiprināt šīs ierīces iegādi, jums ir jāuzraksta paskaidrojuma / ieteikuma ziņojums, lai oficiāli iesniegtu petīciju vadībai.
Aprakstiet riskus, kas saistīti ar konkrētu iespēju.Izmeklēšanas ziņojums palīdzot noteikt riska pakāpi, kas saistīta ar noteiktu rīcību. Šāda veida ziņojumi ir ļoti noderīgi, lai palīdzētu uzņēmumam paredzēt iespējamās sekas. Tas ietver ievadu, izmeklēšanas saturu un secinājumus. Ievads izceļ izskatāmo jautājumu. Aptaujas saturs tiek izmantots, lai apspriestu izmeklēšanas faktus un rezultātus. Secinājums tiek izmantots, lai apkopotu problēmu.- Pieņemsim, ka farmācijas uzņēmums X vēlas sadarboties ar farmācijas uzņēmumu Y, taču pastāv zināmas bažas. Uzņēmums X nevēlas sadarboties ar uzņēmumu ar pašreizējām vai bijušām finanšu problēmām. Šis uzņēmums veiks izmeklēšanu un izmantos izmeklēšanas ziņojumu, lai padziļināti apspriestu uzņēmuma Y un tā direktoru finanšu informāciju.
Sniedz informāciju par atbilstību noteiktai regulatīvajai aģentūrai. Tas ir atbilstības ziņojums, tiek izmantots, lai palīdzētu uzņēmumam parādīt savu atbildību. Tas parāda likumu / noteikumu ievērošanu un saprātīgus uzņēmuma izdevumus pārvaldes institūciju (pilsētas, provinces, valdības utt.) Priekšā. Šajā ziņojumā ir ievads, ziņojuma saturs un secinājums. Ievadā parasti ir pārskata galvenā satura pārskats. Satura sadaļa atspoguļo datus, notikumus utt. Izpildaģentūrām ir jāzina. Apkopojot tiek izmantoti secinājumi.- Piemēram, Nestle ir jāpierāda savai valdei, ka viņi gadu gaitā ievēro uzņēmējvalsts politikas un tiesību aktu vadlīnijas. Rezultātā viņi ir izmantojuši savus gada atbilstības ziņojumus, lai būtu pārredzami par savu darbību šajā gadā.
Piedāvātās idejas vai projekta iespējamības prezentācija. Izpētes ziņojumi, ko izmanto, lai noteiktu, vai ideja ir praktiska, vai netiek saukta iespējams ziņojums. Šim ziņojumam jābūt strukturētam divās daļās: kopsavilkums un ziņojuma saturs. Saturs parāda ieguvumus, iespējamās problēmas, ar to saistītās izmaksas utt. piedāvāto ideju. Uzņēmums var izmantot priekšizpēti, lai izpētītu šādus jautājumus:- Vai šo projektu var pabeigt budžeta ietvaros?
- Vai šis projekts būs izdevīgs?
- Vai šo projektu var pabeigt paredzētajā termiņā?
Izmeklēšanas pētījumu rezultātu prezentācija.Izmeklēšanas pētījumu ziņojums iepazīstinot ar problēmu vai problēmu. Parasti tas ir padziļināts ieskats konkrētā priekšmetā, un tajā jāiekļauj sadaļas: kopsavilkums, ievads, pētījumu metodika, iegūtie rezultāti, secinājumi un ieteikumi. Šajā ziņojumā jāiekļauj arī attiecīgie pētījumi.- Piemēram, uzņēmums var veikt uzņēmuma mēroga pētījumu par to, vai aizliegt smēķēšanu darbinieku vestibilā. Operators sagatavos izmeklēšanas pētījumu ziņojumu.
Palīdziet savam uzņēmumam uzlabot savu politiku, produktu vai biznesa procesu, izmantojot pastāvīgu uzraudzību. Izstrādāts fiksētos intervālos, piemēram, nedēļās, mēnešos, ceturkšņos utt., Periodiski ziņojumi sniegumu, peļņu un zaudējumus vai citus kritērijus var detalizēti pārskatīt noteiktā laika periodā.- Piemēram, katru mēnesi zāļu tirdzniecības pārstāvis, iespējams, izveidos tabulu, kurā apkopots viņu pārdošanas zvanu skaits.
Ziņojums par konkrētu situāciju. Pretstatā fiksētiem laika periodiem ir nepieciešamas īpašas situācijas ziņot par situāciju. Situācija šeit var būt tikpat vienkārša kā informācija, kas iegūta seminārā, vai tikpat sarežģīta kā ziņošana par reaģēšanu uz dabas katastrofu. Šajā ziņojumā ir sadaļas: ievads, saturs un secinājumi. Izmantojiet ievadu, lai identificētu notikumu un izietu to, kas tiks apskatīts pārskata saturā. Secinājums tiek izmantots, lai norādītu apņemšanos vai rīcību, kas nepieciešama šajā situācijā.- Piemēram, pēc lielas vētras pārvaldes struktūrai būs nepieciešams ziņojums par situāciju.
Iepazīstiniet ar problēmas vai situācijas risinājumu.Salīdzināšanas ziņojums Apsveriet vairākus iespējamos risinājumus konkrētajai situācijai. Balstoties uz rezultātiem, rakstnieks piedāvās konkrētu rīcību. Parasti to veido trīs daļas: ievads, saturs un secinājums. Ievadā ir izklāstīts ziņojuma mērķis. Vidējā sadaļā aprakstīta situācija vai problēma, kā arī iespējamie risinājumi / iespējas. Secinājums atklāj labāko risinājumu vai alternatīvu.
- Apsveriet automašīnu ražotāju ABC vēlas atvērt rūpnīcu Āzijā. Pamatojoties uz to, kas nepieciešams uzņēmumam, ziņojumā atlasi varētu saīsināt līdz trim valstīm. Tad tā secinās, kura ir labākā rūpnīcas vieta no trim valstīm.
2. daļa no 2: biznesa pārskata rakstīšana
Definējiet pārskata mērķus un formātu. Pajautājiet sev, ko vēlaties sasniegt, izmantojot ziņojumu. Pamatojoties uz vēlamo mērķi, iepriekš norādītajā sarakstā atlasiet atbilstošo pārskata veidu.
- Neatkarīgi no atbildes, jums jānodrošina sava mērķa īsums. Ja mērķis nav skaidrs, ziņojums tikai mulsinās lasītājus un, iespējams, apdraudēs tā ticamību.
- Piemēram, ja vēlaties iegūt lielāku reklāmas budžetu savai nodaļai. Tad pārskatā galvenā uzmanība jāpievērš jūsu pašreizējam budžetam un tam, kā jūs varat efektīvi izmantot savu lielāko budžetu.
Identificējiet auditoriju. Lasītāju vidū var būt nepiederīgi cilvēki (cilvēki, kuri nestrādā jūsu uzņēmumā) vai iekšējie. Apsveriet viņu esošās zināšanas vai zināšanas par mērķa tēmu un padomājiet, kā viņi izmantos ziņojumā sniegto informāciju.
- Atcerieties, ka neatkarīgi no tā, kāda ir jūsu auditorija, nav pārliecinošāka secinājuma kā naudas summa, ko varat dot savam uzņēmumam vai klientiem.
- Pieņemsim, ka vēlaties vadīt darba dalīšanas programmu savā departamentā un definēt, ka auditorija šeit ir galvenais cilvēkresursu vadītājs, izpilddirektors un ģenerāldirektors. Apsveriet viņu pašreizējo interesi par šo programmu. Atbilde noteiks ziņojuma toni. Ja uzņēmums nekad nav apsvēris šādu programmu, šis ziņojums būs gan stratēģisks, gan informatīvs. Pretējā gadījumā ziņojumam jābūt mazāk informatīvam un pārliecinošākam.
Nosakiet, ko mācīties. Grūtākais ir nevis rakstīšanas daļā, bet gan secinājuma izdarīšanā un tā atbalstam nepieciešamo datu apkopošanā. Tas prasa daudz prasmju, tostarp datu vākšanu un tirgus analīzi. Kas jums un pēc tam vadībai jāzina, lai pieņemtu apzinātu lēmumu par doto tēmu?
Iegūstiet pareizos pārskata datus. Ir svarīgi, lai jūsu dati būtu labi izpētīti. Pretējā gadījumā ziņojumam var nebūt ticamības. Pati datu vākšana ir atkarīga no tā, kāda veida ziņojumu jūs rakstāt. Pārliecinieties, vai atlasītie datu parametri ir kodolīgi un atbilst pārskata punktam.
- Dati var būt iekšēja informācija - tas nozīmē, ka jūs varat tos ātri savākt. Piemēram, jūs varat saņemt pārdošanas datus no pārdošanas nodaļas, veicot tikai vienu zvanu. Citiem vārdiem sakot, jūs varat iegūt datus un ātri tos ievietot pārskatā.
- Ārējos datus var saglabāt arī iekšēji. Ja daži departamenti ir apkopojuši klientu analītiskos datus, lūdzu, jautājiet no viņiem. Jums pašam nav jāveic šī izmeklēšana. Lai gan tas dažāda veida uzņēmējdarbībā ir pretrunīgs, biznesa reportierim bieži nav jāveic tieša izmeklēšana.
- Pieņemsim, ka jūs rakstāt paskaidrojumu / priekšlikuma ziņojumu. Pēc tam jums ir jāizpēta visi ieguvumi, ko sniedz jūsu ieteikumi, un šie pētījumi jāiekļauj savā ziņojumā.
Organizēt un rakstīt atskaites. Tas, kā izvēlēties izkārtojumu un uzrakstīt ziņojumu, ir atkarīgs no jūsu mērķiem. Piemēram, atbilstības ziņojuma izkārtojums atšķirsies no priekšizpētes izkārtojuma. Kad jums ir ideja par pārskata organizēšanu, varat sākt ar savu saturu.
- Sadaliet saistītos datus atsevišķās daļās. Biznesa pārskatus nevar sajaukt ar lielu datu un informācijas daudzumu. Datu sakārtošana atsevišķos gabalos ir veiksmīga biznesa pārskata atslēga. Piemēram, jūs varat atdalīt pārdošanas datus no klientu analīzes datiem un iestatīt tiem atsevišķus virsrakstus.
- Sakārtojiet ziņojumu ar atbilstošām virsrakstiem, kurus var ātri uzrādīt kā neatkarīgu pētījumu, bet tajā pašā laikā atbalstīt ziņojuma pamatmērķi.
- Tā kā dažas sadaļas var būt atkarīgas no analīzes vai citu ieguldījumu, bieži vien ir iespējams strādāt ar katru daļu atsevišķi, gaidot analīzes rezultātus.
Izdariet secinājumus ar konkrētiem priekšlikumiem. Veiktajam secinājumam jābūt skaidram, un tam jābūt saprātīgam rezultātam, rūpīgi pārbaudot ziņojumā sniegtos datus. Vajadzības gadījumā, pamatojoties uz šiem secinājumiem, skaidri ierosiniet labāko rīcību.
- Katrā mērķī jābūt konkrētām un izmērāmām darbībām. Pierakstiet visas izmaiņas amata aprakstā, grafikā vai izdevumos, kas nepieciešamas jaunā plāna izpildei. Katrā pretenzijā jāparāda tiešas jaunas pieejas - tās, kas palīdzēs sasniegt ziņojumā izklāstīto mērķi / risinājumu.
Uzrakstiet projekta kopsavilkumu. Projekta kopsavilkumam ir jābūt jūsu pārskata pirmajai lappusei, bet tam jābūt arī pēdējam, ko rakstāt. Šajā kopsavilkumā ir izklāstīti pētījumu rezultāti un secinājumi, kā arī ļoti īss pārskats par to, kas tiks prezentēts, ja lasītājs izvēlēsies turpināt lasīt pilnu ziņojumu. Tas ir kā filmas treileris vai zinātniska raksta abstrakcija.
- Kopsavilkums ir nosaukts iepriekš, jo tas ir gandrīz vienīgais, ko lasīs aizņemts valdes loceklis. Šeit pasniedziet visu, kas jūsu priekšniekam svarīgs, maksimums 200–300 vārdus. Pārējo var pārbaudīt rūpīgāk, ja viņi vēlas uzzināt vairāk.
Ja nepieciešams, izmantojiet infografiku. Dažos gadījumos var būt noderīgi kvantitatīvos datus uzrādīt, izmantojot diagrammu vai diagrammu. Prezentācijā izmantojiet krāsas, jo tās piesaistīs lielāku uzmanību un palīdzēs atšķirt informāciju. Kad vien iespējams, izmantojiet aizzīmes, skaitļus vai rāmja datus, lai tos būtu vieglāk lasīt. Tādā veidā jūs nošķirsiet datus no pārējā pārskata un parādīsit, ko tas nozīmē.
- Kopumā vizuālie efekti ir lielisks faktors, kas biznesa pārskatus padara interesantākus, jo pats teksts un attēli var būt samērā sausi. Bet neaiziet pārāk tālu, izmantojiet tikai tad, kad tas ir piemērots un nepieciešams.
- Lapa, kas ir pilna ar tekstu un kurā nav tabulu vai attēlu, var būt nogurdinoša. Lūdzu, ierāmējiet tur saturu. Informācijas lodziņā var arī efektīvi apkopot jūsu prezentāciju.
Pēc nepieciešamības miniet avotus. Atkarībā no veicamā pētījuma veida jums, iespējams, būs jāpaskaidro savs informācijas avots. Biznesa ziņojuma dokumenta lapas vai atsauces avota mērķis ir sniegt informācijas avotu, lai citi varētu uzzināt vairāk vai atrast datus, ja vēlas.
- Izmantojiet pareizo formātu, lai ziņotu par citātiem, atkarībā no nozares.
Izlasiet to vēlreiz divreiz. Pareizrakstības vai gramatikas kļūdas var likt lasītājiem sajust, ka jūs nepieliekat pietiekami daudz pūļu pārskatā, un apšauba pētījumu rezultātu ticamību. Turklāt pārliecinieties, ka informācija ir sniegta skaidrā un kodolīgā veidā.
- Piemēram, nepārspīlējiet izdomātus vārdus vai lietojiet ļoti garus teikumus.
- Izvairieties no slenga lietošanas.
- Ja gan ziņojums, gan lasītājs ir cieši saistīti ar konkrētu nozari, varat izmantot tehnisko žargonu vai terminoloģiju. Bet esiet uzmanīgs, nepārlieciet tos.
- Kopumā biznesa pārskati tiek rakstīti pasīvā formā un ir viens no retajiem gadījumiem, kad pasīvāks ir labāks.
- Pārlasot darbu, bieži vien var palaist garām kļūdas, jūtoties pazīstams jau no brīža, kad rakstāt. Apsveriet iespēju, ka telpā ir kāds cits, kurš arī vēlas ziņot par panākumiem, izlasīt to. Esiet atvērts saņemtajām atsauksmēm. Labāk, ja kļūdu norāda kolēģi, nevis priekšnieki. Pārskatiet katru komentāru un pārrakstiet ziņojumu.
Izveidojiet satura rādītāju. Formatējiet biznesa pārskatus pēc iespējas formālāk, izveidojot satura rādītāju, lai to varētu viegli kontrolēt un ātri lasīt. Iekļaujiet visas svarīgās sadaļas, jo īpaši pārvaldības kopsavilkumu un secinājumus.
Izveidojiet sava biznesa pārskata vāku. Labākais veids, kā sagatavot labu, labi izpētītu ziņojumu, ir to pienācīgi aptvert. Jūs varat izmantot saistvielu, aproces vai labu papīru. Apakšējā līnija ir tāda, ka biznesa pārskatam jābūt pievilcīgam, viegli pamanāmam, pietiekami, lai izraisītu lasītāju interesi.
- Tas attiecas arī uz visām pārskatā iekļautajām tabulām un grafikiem.
