Saturs

• Lai soli
• 1. metode no 3: pareiza formāta izvēle
• 2. metode no 3: uzrakstiet ziņojumu
• 3. metode no 3: sagatavojiet e-pastu nosūtīšanai

Daudzi cilvēki diezgan nevēlas rakstīt oficiālu e-pastu. Parasti personisko un neoficiālo ziņojumu sūtīšanai izmantojat e-pastu. Ja jums ir jānosūta e-pasts skolotājam, darba devējam, klientam, valsts aģentūrai vai citam oficiālam galamērķim, varat ievērot dažas vienkāršas vadlīnijas. Uzturiet ziņojumu skaidru un kodolīgu un ievērojiet vispārpieņemtos stila, toņa un formatējuma standartus. Neaizmirstiet pirms nosūtīšanas izlasīt un pārbaudīt savu e-pastu.

Lai soli

1. metode no 3: pareiza formāta izvēle

1. Izmantojiet neitrālu e-pasta adresi. Vislabāk ir izmantot e-pasta adresi, kas ir jūsu īstā vārda variācija, nevis lietotājvārds, segvārds vai segvārds. Lai izveidotu e-pasta adresi, kas sastāv tikai no jūsu vārda, bez papildu cipariem vai burtiem, varat izmantot punktus un / vai defises vai defises.
   • Piemēram, tāda e-pasta adrese kā [email protected] neizskatās pārāk profesionāla. Savukārt adrese [email protected] atstāj daudz nopietnāku iespaidu.
2. Pieturieties pie profesionāla fonta. Lielākā daļa e-pasta pakalpojumu sniedzēju neļauj jums izvēlēties no liela skaita dažādu fontu un izkārtojuma stilu. Jebkurā gadījumā oficiālajā e-pastā vislabāk ir pieturēties pie tradicionālā stila ar tādu fontu kā Times New Roman vai Arial. Nelietojiet dekoratīvus fontus, piemēram, Comic Sans vai Old English. Paturiet prātā arī sekojošo:
   • Ierakstiet e-pastu salasāmā fonta lielumā, piemēram, 12. fonta lielumā.
   • Izvairieties no tādiem īpašiem stiliem kā kursīvs, izcelti vai daudzkrāsaini fonti, ja vien to lietošana nav pamatota saistībā ar jūsu e-pasta saturu un mērķi.
   • Nerakstiet visu tekstu lielajiem burtiem. Ja visu ierakstāt ar lielajiem burtiem, izskatās, ka jūs kliegat uz adresātu.
3. Izvēlieties īsu un precīzu priekšmetu. Mācību priekšmetā izmantojiet atslēgvārdus, kas precīzi raksturo e-pasta ziņojumu, ne vairāk kā ar dažiem vārdiem. Tādā veidā jūs palīdzat neļaut lasītājam aizmirst jūsu ziņojumu, jo e-pastam nav temata, pārāk neskaidra tēma vai tēma, kas rada iespaidu, ka e-pasts nav svarīgs.
   • Tādas tēmas kā: "Jautājums", "Ziņojums no manis" vai "E-pasts par svarīgu tēmu" ir pārāk neskaidras vai liekas un tāpēc pilnīgi bezjēdzīgas.
   • No otras puses, tēma, piemēram, "Grafiks, viesu saraksts, pusdienu preferences un sapulču pārskats 12. marts", ir pārāk ilga, lai to izskatītu. Turklāt šis nosaukums aptver vairākas tēmas.
   • Tāds nosaukums kā "Eskalatora 12. marta sanāksmes bojājumi" ir īss un skaidrs. Viņš norāda saņēmējam vienu galveno priekšmetu un atbilstošo datumu.

2. metode no 3: uzrakstiet ziņojumu

1. Izvēlieties piemērotu sveicienu. Vienmēr sāciet oficiālu e-pastu ar atbilstošu sveicienu. Vislabāk ir piezvanīt adresātam viņa vārdā (ja jūs tos zināt). Principā oficiāla e-pasta sveiciens vienmēr sākas ar “Dārgais ...”, kam seko nosaukums (kungs / kundze), personas uzvārds un komats. Ja jūs jau zināt personu, kurai adresēts e-pasts, jūs varat sākt sveicienu ar "Dārgais ...", kam seko vārds.
   • Ja jūs nezināt tās personas vārdu, kurai adresēts jūsu e-pasts, izmantojiet sveicienu, piemēram, "Cienījamais kungs / kundze", "Cienījamais priekšsēdētājs / cienītā padome" vai, ja nepieciešams, "Kam tas attiecas".
   • Nesāciet savu e-pastu ar “Sveiki”, “Sveiki”, “Ardievu” vai citiem gadījuma rakstura apsveikumiem.
2. Ja nepieciešams, iepazīstiniet ar sevi pirmajā rindkopā. Ja jūsu ziņojums ir adresēts kādam, ar kuru jums pašlaik nav attiecību, piemēram, jauns klients, uzņēmuma, kurā vēlaties pieteikties, Personāla atlases un atlases nodaļas vadītājs vai pašvaldības amatpersona, vispirms sakiet kas jūs esat un kāds ir jūsu ziņojuma iemesls. Dariet to teikumā vai divos e-pasta sākumā.
   • Piemēram, ja vēlaties nosūtīt e-pastu potenciālajam darba devējam, jūs varētu teikt: "Mani sauc Ēriks van Raams. Šī e-pasta iemesls ir tāds, ka es vēlētos pieteikties administratīvā asistenta amatam, kas minēts vietnē CarrièreXYZ.nl. "
3. Sāciet ar vissvarīgāko informāciju. Pēc iepazīstināšanas ar sevi un ziņojuma iemesla apkopošanas varat pāriet uz sava e-pasta galveno pamattekstu. Ievietojiet vissvarīgāko informāciju gandrīz augšpusē. Tādā veidā jūs izrādāt cieņu pret saņēmēja dārgo laiku un ātri noskaidrojat sava e-pasta mērķi.
   • Piemēram, ja jūs rakstāt valsts aģentūras ierēdnim, vispirms jūs varētu teikt: "Mani sauc Aletta van Raam. Es atradu jūsu e-pasta adresi Valsts prokuratūras vietnē. Rakstu jums, lai apšaubītu 2009. gada 31. decembrī saņemto tiesas pavēsti saistībā ar ceļu satiksmes noteikumu pārkāpumu. "
4. Sakiet, kā tas ir tieši. Oficiālā e-pastā nav nekādu problēmu būt tiešam, ja vien tu esi pieklājīgs. Apejot krūmu, jūs tikai panākat, ka lasītāja uzmanība mazinās, tādējādi viņam vai viņai ir grūtāk precīzi noteikt, ko vēlaties vai kas jums nepieciešams.
   • Piemēram, ja jūs sūtāt e-pastu skolotājam, netērējiet vietu ar nevajadzīgiem papildinājumiem, piemēram: "Es esmu Diāna Fransena. Vai tu mani pazīsti? Ķīmija 221 šobrīd ir mans mīļākais priekšmets. Man patīk, kā tiek organizētas lekcijas. Es vienmēr varu visam sekot perfekti un vienmēr precīzi zinu, ko sagaidīt no eksāmena. Runājot par eksāmeniem, es gribēju jautāt par nākamo eksāmenu nedēļu. "
   • Tā vietā ir daudz skaidrāk uzrakstīt kaut ko līdzīgu: "Mani sauc Diāna Fransena, un es kopā ar jums apmeklēju ķīmijas 221. Es jums rakstu ar jautājumu par iespējamu konfliktu nākamajos eksāmenu laikos."
5. Īsi sakiet. Noteiktam e-pasta garumam nav standarta noteikuma. Tomēr e-pastam vislabāk ir saglabāt maksimālo viena ekrāna (klēpjdatora vai datora) virsmas garumu.
   • Ja jūsu e-pasts ir salīdzinoši garš, sadaliet to vairākos īsos punktos. Starp divām rindkopām ievietojiet tukšu rindu, nevis katras rindkopas atkāpi.
6. Saglabājiet savu valodu oficiālu. Jūs rakstāt oficiālu e-pastu profesionālā kontekstā, tāpēc jūs, protams, vēlaties atstāt labu iespaidu. Izmantojiet pilnus teikumus un pieklājīgas frāzes. Izvairieties no šādām lietām:
   • Slengs
   • Nevajadzīgi saīsinājumi vai kontrakcijas
   • Emocijas un smaidiņi
   • Vulgāra valoda
   • Joki
7. Pareizi aizveriet savu e-pastu. Kas attiecas uz sveicienu, attiecas arī uz slēgšanu. Oficiālu e-pastu varat aizvērt vairākos pieņemamos veidos. Zem aizvēršanas vienmēr norādiet savu vārdu un uzvārdu. Atkarībā no e-pasta satura varat izmantot vienu vai vairākas no šīm aizvēršanām:
   • "Gaidot jūsu atbildi, es palieku,"
   • 'Ar cieņu,'
   • "Ar cieņu"
   • 'Jau iepriekš pasakos,'
   • "Draudzīgs paldies"

3. metode no 3: sagatavojiet e-pastu nosūtīšanai

1. Pievienojiet visus pielikumus, kurus vēlaties iekļaut. Ja savā e-pastā ir jāiekļauj noteikti pielikumi, lūdzu, uzskaitiet tos sava e-pasta pamattekstā, lai saņēmējs zinātu, ka ar e-pastu ir pielikumi. Esiet patīkami, lai pielikumu skaits un izmērs būtu mazs, un izvēlieties tradicionālos un plaši saderīgos failu tipus.
   • Piemēram, pievienojiet šādu komentāru: "Pielikumā es jums nosūtīšu sava CV un portfeļa kopiju PDF formātā."
2. Rūpīgi pārbaudiet, vai e-pastā nav pareizrakstības un gramatikas kļūdu. Nepaļaujieties akli uz sava e-pasta pakalpojumu sniedzēja vai tekstu apstrādes programmas pareizrakstības pārbaudītāju. Skaļi nolasot savu e-pastu vai lūdzot kādam citam to pārbaudīt, tas ir lielisks veids, kā izvēlēties kļūdas, pareizrakstības kļūdas vai neskaidros teikumus.
3. Pārliecinieties, ka jūsu e-pastā nav konfidenciālas informācijas. Vienmēr paturiet prātā, ka e-pasts nav simtprocentīgi droša sakaru sistēma. Paturiet prātā, ka e-pasta serverus var uzlauzt vai ka saņēmējs ar nolūku vai nē var koplietot informāciju, kuru nevēlaties publiskot citiem.
   • Izvairieties no paroļu, kontu numuru vai citas konfidenciālas informācijas iekļaušanas e-pastā.