Saturs

• Lai soli
• 1. daļa no 2: Darba kārtības sastādīšana
• Izveidojiet darba kārtību no nulles
• Kalendāra veidnes izmantošana
• 2. daļa no 2: kalendāra izmantošanas paraugprakse
• Padomi

Kārtīgai sanāksmei ir nepieciešama labi sastādīta darba kārtība. Neļaujiet savai sapulcei kļūt tikpat garlaicīgai un efektīvai, kā šķiet daudzas sapulces. Ievērojot detalizētu, tomēr elastīgu darba kārtību, jūs varat uzturēt sapulci racionalizētu un mērķtiecīgu, lai sasniegtu visus sapulces mērķus pēc iespējas īsākā laikā. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties rakstīt pats savu kalendāru, izmantot veidni vai izmantot visu, kas jums jau ir, skatiet 1. darbību, lai sāktu darbu!

Lai soli

1. daļa no 2: Darba kārtības sastādīšana

Izveidojiet darba kārtību no nulles

1. Sāciet, piešķirot kalendāram nosaukumu. Sākot no vislabākās literatūras līdz visīsākajai izklājlapai, gandrīz katram svarīgam dokumentam ir nepieciešams nosaukums, un sapulču darba kārtības nav izņēmums. Jūsu nosaukumam lasītājam jāsaka divas lietas: pirmkārt, ka viņš vai viņa lasa darba kārtību, un, otrkārt, tēma, par kuru ir sapulce. Kad esat nolēmis, ievietojiet savu nosaukumu tukšā dokumenta augšdaļā. Nosaukumam nav jābūt puķainam vai sarežģītam - biznesa kontekstā parasti labākie ir vienkārši un tiešie nosaukumi.
   • Pretojieties vēlmei izmantot atsevišķus vai lielus fontus savam nosaukumam. Vairumā gadījumu jūs vēlaties izmantot vienkāršu, cienīgu fontu, piemēram, Times New Roman vai Calibri, un padarīt nosaukumu tikpat lielu kā pārējie dokumenta burti (vai tikai nedaudz lielāki). Atcerieties, ka jūsu nosaukuma mērķis ir informēt lasītājus par viņu skatīšanos, ne vienmēr viņu izklaidējot vai novēršot uzmanību.
2. Pievienot "PVO?’, ’taisnība?" un "kad?"dati uz galveni. Pēc nosaukuma sapulces darba kārtībā parasti ir galvene, kas var detalizēti mainīties atkarībā no tā, cik formāla ir jūsu darba vieta. Šī galvene parasti ir aptuveni rindā zem nosaukuma. Parasti galvenē jūs īsi norādāt faktisko informāciju par sapulci, kurai nav nekāda sakara ar apspriežamo tēmu. Tas ir tāpēc, lai cilvēki, kas nav klāt, zinātu, kad un kur tas notika, un kurš bija klāt. Tālāk ir norādītas dažas lietas, kuras varat pievienot; neatkarīgi no izvēlētajiem datiem, pārliecinieties, ka esat skaidri identificējis katru informāciju (lai etiķetes teksts treknrakstā darbotos šeit labi):
   • Datums un laiks. Tos var sagrupēt kopā vai atsevišķās sadaļās.
   • Atrašanās vieta Ja jūsu uzņēmumam ir vairākas atrašanās vietas, varat pierakstīt adresi, bet, ja ir tikai viena atrašanās vieta, varat nosaukt telpu, kurā satiekaties (piemēram, Sapulču telpa Nr. 3).
   • Dalībnieki. Amata nosaukumi parasti nav obligāti, bet nav obligāti.
   • Īpašas personas, kas apmeklē. Tie var būt īpaši viesi, runātāji vai konferenču vadītāji.
3. Uzrakstiet īsu paziņojumu ar mērķiem. Sanāksmēm, kurām nav skaidri noteikts mērķis, pastāv risks zaudēt vērtīgu laiku, kad dalībnieki izlemj, par ko runāt. Izlaidiet rindiņu pēc galvenes un izmantojiet treknu vai pasvītrotu tekstu, lai apzīmētu savu mērķu sadaļu ar nosaukumu, piemēram, "Mērķis" vai "Mērķis", kam seko kols vai jauna līnija. Tad dažos kodolīgos un asos teikumos aprakstāt sanāksmes apspriežamos jautājumus. Izvirziet savu mērķi šeit uzrakstīt apmēram 1–4 teikumus.
   • Piemēram, ja mēs vēlamies uzrakstīt budžeta sanāksmes mērķu pārskatu, mēs varam tos izmantot: "Mērķis: Uzskaitiet galvenos budžeta mērķus 2014. – 2015. Finanšu gadam un apspriediet ilgtermiņa izmaksu ietaupīšanas pasākumus. Turklāt pētniecības un attīstības direktors Markuss Feldmans iepazīstinās ar nesen veiktās konkurences aptaujas rezultātiem. "
   • Ja kādreiz esat rakstījis zinātniskā kontekstā, domājiet par mērķu izklāstu kā sanāksmes kopsavilkumu. Jūs būtībā kopumā sakāt, kas jāapspriež sanāksmē, neiedziļinoties.
4. Uzrakstiet sapulces galveno punktu grafiku. Grafiki palīdz pārvarēt tendenci, ka biznesa tikšanās turpinās pārāk ilgi. Izlaidiet rindu pēc mērķu paziņojuma, piešķiriet grafikam treknu vai pasvītrotu virsrakstu un sāciet veidot laikus (lai tie atbilstu galvenajiem diskusijas punktiem) savā grafikā. Lai to būtu viegli lasīt, katram laika periodam piešķiriet savu rindu.
   • Katru laika periodu norādiet ar arī plānotais sākuma un beigu laiks, vai laiku, kādu vēlaties, lai katra detaļa aizņemtu. Izvēlieties vienu vai otru sistēmu un rīkojieties konsekventi - lietu sajaukšana izskatās neprofesionāla.
   • Citiem vārdiem sakot, jūs vēlaties atzīmēt katru laika periodu vai nu ar šīs sarunas tēmas sākuma un beigu laiku, vai arī vienkārši pierakstīt, cik ilgi jūs vēlaties, lai tas ilgst. Piemēram, rindas piemērs varētu būt "14:00 - 14:05: Ievads un prezentācija " vai ’5 min: Ievads un klātbūtne. ”Tomēr jums vajadzētu izvairīties pārslēgties starp abām sistēmām.
5. Grafikā atvēliet laiku visiem īpašajiem viesiem. Ja viesi ierodas jūsu sapulcē, lai apspriestu svarīgas tēmas, jūs vēlēsieties sapulcē atvēlēt laiku šiem cilvēkiem. Dodiet katram viesim savu laika intervālu, pat ja viņiem ir vairāk nekā viena sarunu tēma. Tādā veidā katrs var organizēt savas tēmas pēc vēlēšanās.
   • Lai izvairītos no apkaunojošām plānošanas problēmām, iepriekš sazinieties ar viesiem, lai uzzinātu, cik daudz laika katram no viņiem būs nepieciešams viņu sarunu tēmai.
6. Atstājiet papildu laiku sapulces beigās jebkuram citam biznesam. Šajā laikā cilvēki var lūgt paskaidrojumus par mulsinošām sarunu tēmām, izteikt savu viedokli, ieteikt tēmas turpmākajām sanāksmēm un izteikt citus komentārus. Jūs varat padarīt šo aptauju nepārprotamu, iekļaujot to kā pēdējo punktu savā grafikā, vai arī pats to varat izvirzīt pēc sapulces pēdējā punkta.
   • Ja jūs sasniedzat sapulces beigas un nevienam nav papildu jautājumu vai komentāru, jūs vienmēr varat pārtraukt sapulci agri. Daudzi no jūsu apmeklētājiem, iespējams, pateiksies jums par to!
7. Varat arī sniegt pārskatu par sarunu tēmām. Parasti sapulces darba kārtība ir lauvas tiesu daļa - tā ir daļa, kuru cilvēki meklē, lai vadītu diskusiju. Lai gan nav nepieciešams pielikt šīs papildu pūles, papildu pārskata sniegšana par galvenajiem jautājumiem var būt ļoti noderīga izklaidīgiem apmeklētājiem. Pārskats klātesošajiem atgādina par sanāksmē prezentēto ideju izkārtojumu un palīdz tiem, kuriem ir grūti sekot līdzi katram pieminētajam tematam. Zemāk ir apkopojuma veida piemērs, kuru, iespējams, vēlaties izmantot:

   • I. Augstas prioritātes budžeta pozīcijas

     • A. Darbinieku ceļojuma budžets

       B. Izplatītāju likmes

       • i. Sarunas par labāku darījumu?

       C. Lobēšanas izmaksas

     II. Pasākumi apgrozījuma uzlabošanai

     • A. Alternatīvā pakalpojuma līgumi

       • i. Iepazīstiniet klientus ar iespējām

         ii. Saņemiet atsauksmes

       B. Reinvestīcijas mobilajās tehnoloģijās

     ...un tā tālāk.

8. Pirms to izsniegšanas pārbaudiet, vai kalendārā nav kļūdu. Tā kā daži dalībnieki var ļoti paļauties uz sapulces darba kārtību, ir ļoti ieteicams pirms tās izsniegšanas pārbaudīt, vai tajā nav kļūdu. Tas nav tikai labvēlība apmeklētājiem - tas pozitīvi atspoguļo arī jūsu uzmanību detaļām un vērtību, kāda jums ir jūsu nostājai.
   • Turklāt jums var palīdzēt pārbaudīt, vai jūsu dienasgrāmatā nav kļūdu laiks un tevi glābt seja Laika pavadīšana, izskaidrojot kļūdu pilnu darba kārtību, var sajaukt jūsu sapulci un būt jums apkaunojoša, it īpaši, ja klāt ir svarīgi cilvēki.

Kalendāra veidnes izmantošana

1. Izmantojiet veidni, kas iekļauta jūsu vārdu procesorā. Daudzās teksta apstrādes programmās, piemēram, Microsoft Office, Pages for Mac un tā tālāk, ir standarta veidnes visu veidu personiskajiem un profesionālajiem dokumentiem, tostarp sanāksmju darba kārtībām. Izmantojot šīs veidnes, pārsteidzoši ātri un viegli varat izveidot profesionāla izskata dokumentu. Parasti šāda veida veidnes tiek sakārtotas loģiskās sadaļās ar estētiski pievilcīgu izkārtojumu - vienkārši ierakstiet attiecīgos datus attiecīgajās atstarpēs, un viss ir kārtībā!
   • Lai gan katrs vārdu procesors ir nedaudz atšķirīgs, lielākā daļa opcijas veidne ļaus jums pāriet uz veidnēm no izvēlnes joslas programmas loga augšdaļā.
   • Ja jūsu vārdu procesors var izmantot veidnes, bet nav atbilstošu sapulces darba kārtības veidņu, varat to lejupielādēt no programmas veidotāja vietnes. Piemēram, Microsoft Word veidnes ir pieejamas vietnē office.microsoft.com, savukārt Pages for Mac veidnes var atrast Apple App veikalā.
2. Veidni var lejupielādēt arī no ārēja avota. Ja pēc noklusējuma jūsu vārdu procesoram nav kalendāra veidņu un jūs tos nevarat iegūt oficiālajā vietnē, neuztraucieties - tiešsaistē ir pieejams daudz bezmaksas veidņu. Veicot vienkāršu meklēšanu vēlamajā meklētājprogrammā, piemēram, “sapulces darba kārtības veidne”, tiks iegūti desmitiem atbilstošu rezultātu. Tomēr, tā kā ne visi šie rezultāti nāk no oficiāliem, uzticamiem avotiem, izvēloties izmantojamās veidnes, ir svarīgi nošķirt. Tālāk ir norādītas dažas ārējās vietnes, kuras, iespējams, vēlēsities apmeklēt:
   • Saglabāt Word veidnes - šī profesionālā vietne piedāvā daudz kvalitatīvu Microsoft Word veidņu.
   • Veidņu veidnes tiešsaistē - vēl viens lielisks resurss Word veidnēm. Tomēr šī lapa piedāvā tikai dažas izvēles iespējas.
   • iWorkCommunity - laba kalendāra veidne Pages. Tomēr šī veidne ir paredzēta vecākām Pages versijām (pirms 2009. gada).
   • App Store ir arī daudz lapu veidņu. Diemžēl ne visi no tiem ir pieejami bez maksas.
3. Aizpildiet veidnes laukus. Kad vārdu redaktorā esat atradis piemērotu veidni vai lejupielādējis sev tīkamu, jums atliek tikai aizpildīt veidni ar nepieciešamo informāciju. Lielākajai daļai veidņu būs skaidri marķēti apgabali, lai jūs varētu ierakstīt nosaukumus, laikus, sarunu tēmas, sadaļu nosaukumus utt. Aizpildiet visus attiecīgos laukus, lai pabeigtu darba kārtību, un pēc tam pārbaudiet, vai darbā nav kļūdu. Lai cik noderīgas būtu kalendāra veidnes, tās neaizsargā jūs no pareizrakstības, gramatikas un faktu kļūdām.
   • Neatstājiet nevienu lauku tukšu. Nekas neizskatās tik amatierisks kā, piemēram, grafika rindiņa, kurā teikts tikai “Ierakstiet šeit”. Ja kāda iemesla dēļ ir veidnes daļas, kuras nevēlaties aizpildīt, izdzēsiet tās, nevis atstājiet tukšas.
4. Veiciet nelielas izmaiņas, lai pielāgotu kalendāru savām vajadzībām. Sanāksmju darba kārtības veidnes var būt ļoti noderīgas, taču nav iemesla, kāpēc jums vajadzētu precīzi ievērot noklusējuma kalendāra stilu un izkārtojumu. Jūtieties brīvi veikt izmaiņas veidnes saturā un stilā pēc saviem ieskatiem, lai pārliecinātos, ka jūsu kalendārs atbilst standartiem, kurus jūsu uzņēmums ir noteicis jums un kurus esat iestatījis sapulcei.
   • Piemēram, ja jūs domājat, ka kāda konkrēta veidne izskatās ļoti labi, bet tās galvene ir tik gara, ka tā novērš uzmanību, nekautrējieties dzēst visas nevajadzīgās galvenes sadaļas pēc saviem ieskatiem, ja vien jūs to darāt tā, lai dokumenta izkārtojums nav sabojāts vai darba kārtība izskatās neglīta.

2. daļa no 2: kalendāra izmantošanas paraugprakse

1. Vispirms atlasiet vissvarīgākās tēmas. Plānojot sapulces, parasti ir pareiza svarīgāko tēmu ievietot grafika sākumā. Ar to jūs sasniedzat divas lietas. Pirmkārt, tas ļauj ikvienam apspriest šīs svarīgās tēmas, kad viņi ir uz robežas un vēl nav noguruši sapulces sākumā. Otrkārt, ja sapulce beidzas priekšlaicīgi vai dažiem dalībniekiem ir jāpamet pirms beigām, tas nodrošina, ka svarīgās tēmas jau ir apspriestas.
   • Sanāksmes ne vienmēr notiek kā plānots. Ja sapulces beigās tiek pamestas mazas, nesvarīgas tēmas, iespējams, varēsiet tās pats atrisināt vai vēlāk ieplānot citu sanāksmi. Tomēr, ja jūs nevarat atspoguļot galvenās sarunu tēmas, jūsu sanāksmē neizdevās sasniegt daļu no mērķa, kas jums var būt gan nomākta, gan neērta. Svarīgāko tēmu ievietošana grafika augšdaļā novērš pārsvarā šī problēma.
2. Turieties pie kalendāra grafika, taču esiet elastīgs. Plānojot un vadot sapulci, viena no lielākajām briesmām ir tā, ka tas prasa ilgāku laiku nekā plānots. Darbiniekiem parasti tāds ir nepatika pārāk garas sapulces un tas ir pareizi, jo tās var būt neticami garlaicīgas un traucēt cilvēkiem tā vietā veikt reālu darbu. Lai jūsu sapulce būtu paredzēta pēc grafika, sekojiet pulksteni un, ja jums ir iespēja, pieklājīgi turpiniet, sakot kaut ko līdzīgu: "Mums patiešām ir jāpāriet pie nākamās tēmas, ja mēs vēlamies izkļūt no šejienes laikā. "
   • Tomēr sapulces bieži nenotiek saskaņā ar plānu, tāpēc jums vajadzētu būt gatavam kompensēt, ja kāda sanāksmes daļa aizņem vairāk laika nekā vēlaties. Esiet elastīgs, apspriežot pēc iespējas vairāk ierobežotā laika, kāds jums ir jūsu sapulcei. Piemēram, ja daļa sapulces ir nokavēta, varat sagriezt diskusiju citām sapulces daļām vai vispār izlaist samērā nesvarīgas sanāksmes daļas, lai pārliecinātos, ka tā beidzas laikā.
3. Sāciet rakstīt savu darba kārtību krietni pirms sanāksmes. Kaut arī kalendāri ne vienmēr ir tik svarīgi kā cita veida uzņēmējdarbības dokumenti (piemēram, pārskati, datu izklājlapas, prezentācijas slaidi utt.), Tomēr vēlaties, lai kalendārs izskatās profesionāls un gluds, it īpaši, ja kalendāra laikā to kopīgojat ar kolēģiem. sapulce. Lai pārliecinātos, ka jums ir pietiekami daudz laika kvalitatīva dokumenta sagatavošanai, sāciet rakstīt dienasgrāmatu pēc iespējas agrāk.
   • Agrīna sākšana dod jums arī priekšrocības, ja saņemat atsauksmes par sapulces darba kārtību. Koplietojot kalendāra provizorisko versiju ar kolēģiem vai uzraugiem un lūdzot viņu ievadi, varat novērst trūkumus un pievienot trūkstošo informāciju, kuras iepriekš nebija. Ja jūs gaidāt līdz pēdējai sekundei, lai rakstītu kalendāru, iespējams, jums nav laika lūgt šīs atsauksmes.
   • Lai gan jūs varat atbrīvoties no dienas kārtējās sapulces ikdienas sanāksmju dienas kārtības rakstīšanas, svarīgas sanāksmes sagatavošana var ilgt vairākas nedēļas.
4. Dalieties darba kārtībā ar sapulces apmeklētājiem. Lai nodrošinātu, ka visi ierodas uz sapulci ar visām zināšanām par apspriežamo tēmu, jūs vēlēsities iepriekš ar visiem dalīties darba kārtībā. Atkarībā no korporatīvās kultūras, kurā strādājat, tas varētu nozīmēt vairāku eksemplāru izdrukāšanu un personīgu izsniegšanu vai vienkārši kalendāra nosūtīšanu pa e-pastu kā pielikumu. Lai arī kā jūs izplatāt savu kalendāru, pirms tā nosūtīšanas pārliecinieties, ka tajā nav tehnisku kļūdu.
   • Atkarībā no sapulces nozīmīguma jūs, iespējams, vēlaties apmeklētājiem noteikt darba kārtību vismaz stundu vai divas pirms sanāksmes. Lielām, svarīgām sanāksmēm var būt nepieciešams nosūtīt darba kārtību dienu vai vairāk iepriekš.
   • Tā kā cilvēki bieži ir aizņemti vai aizmāršīgi, ir saprātīga ideja uz sanāksmi paņemt dažas papildu darba kārtības kopijas, ja kāds aizmirst viņu.

Padomi

• Ja kāds nevar apmeklēt sanāksmi, apsveriet iespēju izveidot sadaļu "Paziņots prombūtnes laikā" darba kārtības augšdaļā vai atstājiet vietu tam un vienkārši paziņojiet par to sapulces laikā.
• Lielisks resurss vienam produktīvs sapulcē tiek izmantots "DARV": mērķi, darba kārtība, lomas un atbildība. Pirmkārt, jūsu sapulcei vajadzētu būt tādai objektīvs piederēt. Ja jūs vienkārši rīkojat sapulci, lai sniegtu informāciju, netērējiet cilvēku laiku sanāksmei. Nosūtiet viņiem biļetenu. Mērķim jābūt aktīvam komponentam un, ja iespējams, produktam, kuru parādīt: "Nosakiet komandas ceturkšņa mērķus". Darba kārtība ir to tēmu saraksts, ar kurām jūs pievērsīsities, lai sasniegtu šo mērķi, ar laika ierobežojumu, lai jūs noturētu uz pareizā ceļa. Piemēram, "1. Pārbaudiet pagājušā ceturkšņa mērķu statusu (15 minūtes), 2. Visi citi biznesa ieteikumi mērķiem (20 minūtes), 3. Atlasiet piecus labākos mērķus (10 minūtes) utt." Lomās un pienākumos jūs nosakāt, kurš vada sapulci, kurš veic piezīmes un kurš piešķir darbības vienumus, kas izriet no sapulces.
• Ja jūsu uzņēmumam ir īpaša kalendāru veidlapa, izmantojiet šo veidni kā veidni. Dažās vietās ir svarīgi ievērot formulu.
• Atkarībā no tā, ko jūsu kolēģi dod priekšroku, var būt noderīgi noteikt termiņu, kurā cilvēki var ierosināt darba kārtības idejas. Norādiet beigu datumu un laiku un ievērojiet to. Atbrīvojiet vietu papildinājumiem, kur tie uzlabo kalendāru vai kad notikumi aizstāj jūsu sākotnējo kalendāru.