Saturs

• Soļi
• 1. daļa no 3: Notikumu pārskata struktūra
• 2. daļa no 3: Atrodiet savam ziņojumam piemērotu materiālu
• 3. daļa no 3: Pēdējie pieskārieni ziņojuma par notikumu rakstīšanai
• Padomi
• Ko tev vajag

Varbūt jums ir jāraksta ziņojums par notikumu un jānosaka, cik tas bija veiksmīgs, un jāsalīdzina rezultāti ar mērķiem. Tas ir svarīgi, lai cilvēki vai uzņēmumi, kas rīko pasākumu, varētu saprast, vai viņiem vajadzētu kaut ko mainīt. Ir vairāki veidi, kā padarīt notikumu pārskatu veiksmīgāku. Tas ir svarīgi, ja plānojat rīkot kādu citu pasākumu!

Soļi

1. daļa no 3: Notikumu pārskata struktūra

1. 1 Nosakiet prezentācijas stilu un formātu konkrētai auditorijai. Notikumu pārskatus var sašūt, saspraust, nosūtīt pa e -pastu PDF formātā, izpildīt, izmantojot PowerPoint prezentāciju, un daudz ko citu.
   • Noteikti strukturējiet notikumu pārskatu pēc sadaļām. Jums jāsalīdzina pasākuma rezultāti ar izvirzītajiem mērķiem. Apkopojiet galvenos pasākuma rezultātus.
   • Pielāgojiet notikuma ziņojumu katra sponsora un auditorijas vajadzībām un interesēm. Apsveriet sponsoru mērķus. Zināmā mērā sponsori ir galvenā notikuma pārskata auditorija. Viņi vēlas uzzināt, vai ir vērts sponsorēt jūsu pasākumu. Tāpēc neaizmirstiet apsvērt, ko viņi vēlas zināt un kādi aspekti viņiem patiešām ir svarīgi.
   • Sagatavojiet arī notikuma pārskatu, lai tas atbilstu pasākuma īpašajām prasībām un sponsora unikalitātei. Jums nevajadzētu rakstīt standarta, tipisku ziņojumu.Ir vērts padomāt, ka jūsu ziņojumam tiks pievērsta arī uzņēmuma vadības un finanšu vadītāju uzmanība.
2. 2 Organizējiet procesu tā, lai visa pasākuma laikā ierakstītu nepieciešamo informāciju. Nepaļaujieties tikai uz savu atmiņu.
   • Informācijas pierakstīšana pirms pasākuma, tā laikā un pēc tā ļaus jums izveidot detalizētāku un līdz ar to efektīvāku ziņojumu. Tas arī palīdzēs jums sniegt informāciju hronoloģiskā secībā.
   • Nodrošiniet nepārtrauktu datu vākšanu, vajadzības gadījumā pieņemiet darbā vairāk cilvēku (ieskaitot potenciālos internus). Vissvarīgākais, lai izveidotu pārskatu, nav jāgaida līdz pasākuma beigām.
3. 3 Samaziniet pārskatu līdz galvenajiem punktiem. Dažu notikumu pārskatu problēma ir tā, ka tajos vienkārši tiek uzskaitīta notikuma secība vai tiek koncentrēts uz reklāmas piedāvājumiem. Nedari tā. Tā vietā skaidri un analītiski uzsveriet galvenos punktus.
   • Lai iegūtu detalizētu sadalījumu, atlasiet dažus notikuma notikumus. Padomājiet, kuri trīs notikumi gāja vislabāk un kādi trīs bija negaidītākie.
   • Nepārslogojiet ziņojumu ar nevajadzīgām detaļām, piemēram, pusdienu ēdienkarti vai detalizētu galvenā runātāja prezentāciju. Jums vajadzētu izcelt to, kas patiešām ir svarīgs.

2. daļa no 3: Atrodiet savam ziņojumam piemērotu materiālu

1. 1 Uzrakstiet projekta kopsavilkumu. Darbības pārskatā jāiekļauj projekta kopsavilkums, kas ir detalizētāka pilna ziņojuma saīsināta versija. Uztveriet šo CV kā ievadu.
   • Jūs varat izveidot divus pārskatus - projekta kopsavilkumu, kas paredzēts cilvēkiem, kurus interesē pasākuma rezultāti, un detalizētāku pilnu pārskatu tiem, kas vēlas sponsorēt vai organizēt pasākumu.
   • Projekta kopsavilkumā jums jākoncentrējas uz galvenajiem punktiem un rezultātiem. Projekta kopsavilkumam jābūt īsam - vienai vai divām lapām. Tajā jāapkopo notikuma galvenās detaļas un jāietver īsa datu interpretācija.
2. 2 Iekļaujiet ilustratīvus materiālus savā notikumu pārskatā. Daudz efektīvāk ir iepazīstināt auditoriju ar diagrammu, kas atspoguļo statistisko informāciju, nevis nogurdināt auditoriju ar neskaitāmiem skaitļiem un datumiem.
   • Ja pasākumā tika iesaistīts jauns produkts, varat pievienot tā fotoattēlu. Notikuma fotoattēli palīdzēs ilustrēt notikuma pārskatu. Mēģiniet savā vietnē ievietot sponsoru reklāmas, lai atbalstītu jūsu ziņojumu. Atkal, nekas no tā nevar gaidīt līdz pasākuma beigām.
   • Būs labi iekļaut vietnes paraugus, reprodukcijas un citus piemērus. Ziņojiet par to cilvēku skaitu, kuri saņēma kuponus no sponsoriem utt. Piedāvājiet notikuma atspoguļojumu gan uz vietas, gan ārpus tās presē, auditorijai, sponsoriem.
3. 3 Dokumentējiet jebkādu preses vai reklāmas atspoguļojumu. Jums vajadzētu izvērtēt presē atspoguļoto, salīdzinot ar jūsu izvirzītajiem mērķiem.
   • Papildus skaitļu un reklāmu rangu apkopošanai koncentrējieties uz drukātajām reklāmām un rakstiem, kuros ir sponsoru vārdi un reklāmas.
   • Dokumentējiet TV reklāmas, publiskus paziņojumus, vērtējumus un ziņas.
   • Neaizmirstiet pievērst uzmanību informācijai radio, cenu sarakstu paziņošanai, reklāmas un veicināšanas vērtībai, revīzijas ziņojumiem un citam.
4. 4 Noteikti savā ziņojumā iekļaujiet notikuma mērķi. Ir ļoti svarīgi saistīt pasākuma mērķus ar rezultātu, tāpēc neaizmirstiet pieminēt, kāda bija projekta misija un mērķi.
   • Varat arī iekļaut pasākuma programmu. Jums vajadzētu arī pieminēt galvenos pasākuma dalībniekus. Neaizmirstiet par īsumu.
   • Pavadiet lielāko daļu sava laika, uzskaitot un apspriežot galvenos pasākuma rezultātus un salīdzinot tos ar uzskaitītajiem mērķiem.Esiet reālists un izvairieties no neskaidrībām par aspektiem, kas nav bijuši ļoti veiksmīgi.
5. 5 Iekļaujiet finansējuma informāciju pasākuma pārskatā. Ir svarīgi detalizēti apspriest pasākuma budžetu un to, cik daudz faktiski tika iztērēts (vai potenciāli ieguldīts). Noteikti salīdziniet iespējamās izmaksas ar reālajām un parādiet, kas ir izdevies un kas ir jāturpina.
   • Jums jāsedz visas izmaksas, ieskaitot mārketinga un reklāmas pasākumus, darbinieku kompensācijas un sponsorēšanas izmaksas. Ir svarīgi izstrādāt detalizētu budžetu. Finanšu vadītāji un augstākā vadība vēlēsies redzēt faktus, kas apstiprina rezultātus.
   • Iekļaujiet neto ienākumu aprēķinus, piemēram, komisijas naudu, sponsorēšanu un paraugus. Bet neaizmirstiet, ka jūs salīdzināt ieņēmumus ar plānotajiem ieņēmumiem. Salīdzinot ar ko? Labs jautājums.
6. 6 Iekļaujiet lasītājam nozīmīgu statistiku. Neveidojiet pārskatu, kurā uzskaitīta tikai informācija, kas liek jums justies labi. Jānorāda arī apmeklētāju skaits. Ir laba ideja sniegt izmērāmus datus.
   • Cita atbilstoša statistika ir kopējais pārdošanas apjoms un apmeklētāji. Šāda veida dati jūsu notikumu pārskatam piešķir ticamību. Ievadiet apmeklētāja informāciju. Iekļaujiet demogrāfiskos datus, apmeklējumu skaitu un publiskos pētījumus (piemēram, iepirkšanās paradumus).
   • Ziņojiet par to cilvēku skaitu, kuri ir reaģējuši uz sponsoru kampaņām un ziedojumiem labdarībai. Dokumentējiet ekonomisko ietekmi un darbinieku līdzdalību.
7. 7 Atbalstiet datus ar kvalitātes elementu. Jūsu pārskatā jāiekļauj statistiskā informācija, taču jums ir nepieciešama arī cilvēku ieguldījums, lai sniegtu kvalitatīvas atsauksmes.
   • Apkopojiet apmeklētāju un komandas locekļu atsauksmes, lai notikumu veiksmes un neveiksmes dati netiktu iegūti tikai no ziņojuma autora. Tādā veidā jūsu ziņojums izskatīsies ticamāks.
   • Apsveriet iespēju iekļaut neatkarīgu pētījumu. Preses atspoguļojuma novērtējums ir viens no piemēriem, kur var veikt neatkarīgus pētījumus.
   • Novērtējiet vietu un vietu. Jums vajadzētu veltīt laiku, lai novērtētu vietu un vidi no citu viedokļa. Apspriediet, cik labi telpa tika izmantota konferencē, pasākumā utt.

3. daļa no 3: Pēdējie pieskārieni ziņojuma par notikumu rakstīšanai

1. 1 Savlaicīgi sagatavojiet ziņojumu. Mēģiniet izveidot un publicēt ziņojumu tūlīt pēc notikuma. Neaizmirstiet atzīmēt šo notikumu savā kalendārā. Daži cilvēki domā, ka ziņojums jāpublicē mēneša laikā pēc notikuma, bet citi apgalvo, ka labāk to izdarīt pēc dažām dienām.
   • Ikreiz, kad ir noteikts termiņš, ziņojums jāsniedz savlaicīgi. Varbūt jūs rakstāt ziņojumu kādai aģentūrai, kuru klients ir pasūtījis. Pievērsiet uzmanību visām prasībām.
   • Svarīgi ir tas, ka jūsu auditorija sagaida dziļu un savlaicīgu ziņojumu. Tāpēc veltiet laiku, lai to izdarītu pareizi, bet neaizkavējiet procesu.
2. 2 Labojiet savu ziņojumu. Pārliecinieties, ka notikuma pārskats ir labi uzrakstīts un tajā nav pareizrakstības vai pieturzīmju kļūdu.
   • Pārliecinieties, vai jūsu ziņojums ir pietiekami dziļš. Ņemiet vērā labu īkšķa noteikumu - "rādi, nevis runā". Tas nozīmē, ka ir lieliska ideja sniegt konkrētus piemērus, lai atbalstītu ziņojumā izklāstītos vispārīgākos jautājumus.
   • Neaizmirstiet savu auditoriju un pārliecinieties, ka jūsu rakstītais izklausās formāli un profesionāli. Ziņojums par notikumu nav parasts dokuments; tas ir svarīgs dokuments, lai noteiktu, vai darbība bija tai veltīto resursu vērta, tāpēc ziņojumam vajadzētu izklausīties pārliecinoši.

Padomi

• Uzņemiet vairāk fotoattēlu, nekā uzskatāt par nepieciešamu.Rakstot ziņojumu, jūs novērtēsit šī padoma lietderību.
• Apkopojot atsauksmes no saimniekiem un cilvēkiem, kuri plānoja pasākumu, jums nevajadzētu to darīt uzreiz. Tie paliks vietā pat pēc pasākuma beigām, vispirms jums vajadzētu lūgt cilvēkus no pūļa; viņi būs pirmie, kas pamet pasākumu. Tāpat netraucējiet vadītāju, ja viņš ir aizņemts ar kaut ko citu, jūs viņu atradīsit vēlāk un varēsit jautāt par visu.
• Vācot atsauksmes, vadiet sarunu un uzdodiet jautājumus dabiski, tad jūsu sarunu biedrs patiesi pateiks, ko viņš domā par notikumu.
• Apkopojiet vairāk atsauksmju, nekā jums šķiet nepieciešams. Jūs par to priecāsities vēlāk.
• Labas fotogrāfijas parāda pasākumā notiekošo, kā arī cilvēku reakcijas.
• Mēģiniet nofotografēt visu attēlu, ieskaitot cilvēkus un vadītāju vienā fotoattēlā, lai lasītājam nodotu, cik liels bija pasākums.

Ko tev vajag

• Digitālā kamera
• Piezīmju grāmatiņa