Autors:
Lewis Jackson
Radīšanas Datums:
5 Maijs 2021
Atjaunināšanas Datums:
1 Jūlijs 2024
Saturs
Pasākumu organizēšana šķiet ļoti grūts uzdevums, un viss kļūst vēl sarežģītāk, ja jums nav plāna un plāna uz priekšu. Tāpēc mēģiniet no tā izvairīties - sagatavojoties mēnešus iepriekš un saglabājot mieru pasākuma laikā.
Soļi
1. metode no 4: plānojiet mēnešus pirms pasākuma
Nosakiet pasākuma mērķi. Organizācijas mērķa noteikšana palīdzēs noturēt jūsu pasākumu pareizā ceļā. Vai plānojat pasākumu, lai izglītotu sabiedrību? Pārliecināt potenciālos sponsorus? Uzslavēt noteiktu personu vai grupu? Cik vien iespējams, sīki aprakstiet šo mērķi. Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt (izglītot, pārliecināt, slavēt utt.), kāpēc vai tu to dari vēlreiz
- Uzskatiet to par savu misijas paziņojumu vai savu panākumu priekšnoteikumu. Tiklīdz jūs noteikti zināt, ko vēlaties, jums tas būs daudz vieglāk!
Nosakiet mērķus.Tieši tā Ko jūs vēlaties sasniegt? Ne pasākumā parādīto cilvēku skaits, ne fakts, ka tas notika - kā jūs vēlaties, lai notikums būtu? 5 jauni dalībnieki jūsu organizācijā? Pieaudzis 20 miljonus dongu? Mainīt citu cilvēku domāšanu? Vai visus satraukt?- Padomājiet par trim rezultātiem, ko vēlaties visvairāk no pasākuma, un koncentrējieties uz to īstenošanu. Jūs varat nosvērt vienu finanšu mērķi, vienu sociālo mērķi un vienu personīgo mērķi - tas ir atkarīgs no jums!
Savāc brīvprātīgos. Jums ir vajadzīgi labi un labi locekļi daudzās dažādās organizācijas komitejas jomās. Viņi var jums palīdzēt visu, sākot no plānošanas, budžeta plānošanas līdz ielūgumu izsūtīšanai, plakātu noformēšanai, viesu uzņemšanai un uzkopšanai pēc pasākuma. Citiem vārdiem sakot, tie palīdzēs jums paveikt darbu. Ja iespējams, atrodiet brīvprātīgos, kuriem varat uzticēties!- Pārliecinieties, ka organizatori, kā arī pasākumu vadītāji strādā saskaņā ar plānā noteikto grafiku. Sadarbība starp pusēm atvieglos jūsu darbu. Lūdzot kādam palīdzību, jau pašā sākumā skaidri norādiet, kādas ir viņu cerības un cik liela ir viņu dalība pasākumā.
- Ja nevarat atrast brīvprātīgo, nolīgojiet pasākuma komandu! Tas pilnībā ir atkarīgs no jūsu rīkotā pasākuma veida. Jūs varat iznomāt norises vietu pie pasākuma komandas vai nolīgt no trešās puses.
Paredzētais budžets. Visi izdevumi, ienākumi, dotācijas un citi ārkārtas izdevumi jāiekļauj budžetā. Ja neplānojat budžetu, jūs pasākumu noslēgsiet ar biezu rēķinu un tukšu maku, nesaprotot tikko iztērēto. Esiet reālistisks jau no pirmās dienas, lai vēlāk nepārsteigtos!- Atrodiet veidus, kā samazināt izmaksas. Vai jūs varat algot brīvprātīgos strādāt bez maksas? Apsveriet vietas, kuras ir lētāk īrēt (piemēram, kāda māja)? Atcerieties, ka neliela, vienkārša, bet veiksmīga sapulce ir daudz labāka par luksusa ballīti, kas neizdodas.
Nosakiet notikuma laiku un vietu. Tas ir faktors vissvarīgākais pasākuma. Kādam jābūt jūsu pasākuma laikam un vietai, lai cilvēki teiktu: "Jā, es tur būšu!"? Jūs vēlaties rīkot pasākumu laikā, kad visi ir brīvi un vienā ērtā vietā, kur jums ir pietiekami daudz īres!
- Apskatiet tās kopienas grafiku, kurā dzīvojat, un apsveriet, kas piedalās pasākumā. Ja mērķauditorija ir mājsaimnieces, dienas un apkārtnes pasākumu organizēšana ir labākais risinājums (varat nodrošināt papildu bērnu pieskatīšanas pakalpojumus). Dalībnieka studenta gadījumā rīkojiet pasākumu pilsētas centrā vienu vakaru nedēļas laikā. Ja iespējams, jums jādodas uz viņu vietu Montāža.
- Protams, būs daudz pasākumu norises vietu, kuras iepriekš jāpiesaka. Sazinieties, lai pēc iespējas ātrāk nomātu šīs vietas. Tie var būt dārgāki, nekā jūs domājat!
Apsveriet loģistiku. Par loģistiku jādomā visos aspektos. Kā būs autostāvvieta? Cilvēku ar invaliditāti spēja piedalīties? Ko jūs varat darīt ar pasākuma telpu? Kāds aprīkojums jums nepieciešams? Vai jums par maksu būs nepieciešams kaut kas papildus (piemēram, runātāju dzērieni, nozīmītes, publikācijas)? Cik cilvēku vajadzēs, lai pasākums noritētu raiti?
- Ir ārkārtīgi svarīgi pārdomāt un apspriesties ar organizatoru biedriem, lai ņemtu vērā visus pasākuma aspektus. Vai ir kādi šķēršļi, kurus varat paredzēt un no kuriem izvairīties? Vai viesiem ir nepieciešama apmešanās vieta? Kādi izņēmumi ir nepieciešami?
Padomājiet par mārketingu un reklāmu. Gatavojoties pasākumam, izveidojiet plakāta melnrakstu. Plakātā jāiekļauj informācija par datumu, laiku, vietu, galvenajiem viesiem, pasākuma nosaukumu un pasākuma motīvu vai atzīmi. Tā kā sagatavošanās laiks ir par agru, varat pavadīt daudz laika, rūpīgi domājot par šīm lietām, taču jums vajadzētu izveidot sākotnējo melnrakstu, lai redzētu, kādas sadaļas ir kopā!
- Padomājiet par citiem pasākuma popularizēšanas veidiem. Sūtīt ēpastus? Pasta pasts? Vai sniedzat informāciju Facebook, Twitter vai tiešsaistes notikumu vietnēs (vairāk par tām vēlāk)? Ko tev vajag pirms pasākumi, lai piesaistītu cilvēkus un to, kas jums nepieciešams iekšā notikumi, lai viņus atturētu?
Pārkārtot darbu. Varbūt jūs šobrīd jūtaties ļoti apmulsis. Elpojiet dziļi un atveriet Excel programmatūru. Pasākumā sagatavojiet aktivitāšu grafika projektu. Lai sakārtotu domas, izmantojiet dažas Excel izklājlapas. Šajā brīdī tas var šķist nevajadzīgs papīrs, bet nākamo divu mēnešu laikā jūs būsiet pateicīgs sev par rūpēm par sevi.
- Izstrādājiet katras aktivitātes darba grafiku (ar termiņiem). Pierakstiet visus organizatoru dalībniekus, kad un kur tie jums ir nepieciešami. Tādā veidā jūs varat ieplānot savu darbu un vēlāk izvairīties no jautājumiem.
2. metode no 4: ieplānojiet darbu 2 nedēļas pirms pasākuma
Pārliecinieties, ka viss ir gatavs. Norādiet laiku, vietu, galvenos viesus, pasākuma organizatoru, pasākuma nosaukumu un atzīmi. Vai būs jebko Vai mēs varam apmaldīties? Vai var notikt izmaiņas pēdējā brīdī? Šajā brīdī visam jābūt tik skaidram, kā tas ir uz melnbaltā papīra.
Tikšanās ar organizatoru biedriem. Pieprasīt apstiprinājumu budžetam, grafikam utt. no organizatoriem, kā arī pasākumu vadītājiem. Tagad ir īstais laiks risināt jautājumus. Visi jau ir sapratuši savus pienākumus? Vai viņiem viss ir ērti?
- Vēlreiz tiekamies ar organizatoriem, kā arī brīvprātīgajiem, lai domātu par iespējamām problēmām. Šis ir arī ideāls laiks, lai plānotu savu rīcību.
- Pārliecinieties, ka organizatoriem nav iekšēju problēmu. Uzturiet sakarus ar visiem nodaļu vadītājiem, organizatoriem, kā arī brīvprātīgajiem.
Sadaliet darbu starp dažādiem cilvēkiem un ļaujiet personai ar pieredzi koordinēt visas darbības. Ja tas ir īpaši liela mēroga pasākums, norīkojiet vairākus cilvēkus koordinēt dažādas darbības vienas personas uzraudzībā. Šim vadītājam jāuzticas organizatoru dalībniekiem.
- Jums jāpiešķir viens līdz divi dalībnieki, lai pavadītu laiku viesu uzņemšanā un tērzēšanā pirms pasākuma.Būtībā viņi ir reģistratūras darbinieki, kas ir atbildīgi par visu viesu pacilāšanu un ļaušanu šiem viesiem redzēt, ka par viņiem rūpējas.
Pārliecinieties, ka visas ar notikumiem saistītās tiešsaistes lapas ir atjauninātas. Jūs droši vien jau zināt Facebook un Twitter, taču ir daudz citu tiešsaistes vietņu, kuras varat izmantot, lai reklamētu, piemēram, Eventbrite, Evite un Meetup. Ja vēl nekad neesat dzirdējis par šīm lapām, meklējiet tūlīt! Gadījumā, ja jūsu pasākums ir aizjūras zemēs un vēlaties pārdot biļetes tiešsaistē, Ticketbud ir diezgan noderīgs.
- Un, protams, atjauniniet pasākuma tiešsaistes lapu, emuāru vai Facebook lapu, ja tāda ir pieejama. Varat nosūtīt atgādinājumus par notikumiem, publicēt fotoattēlus un pārvaldīt notikumu atbildes. Jo aktīvāk esat tiešsaistē, jo plašāks notikums kļūst. Ja jūs rīkojat pasākumu, kas saistīts ar dārzkopību, mājas dekorēšanu vai citiem radošiem laukiem, varat izmantot arī Pinterest.
Apkopojiet sponsorus un citus naudas avotus no viesiem. Nākamo nedēļu laikā radīsies daudz veidu izdevumu, un jūs nevēlaties par to visu maksāt pats! Nedaudz pamēģiniet par sākuma izmaksām - vai tā būtu pasākuma vietas noma, aprīkojums vai banketu ballīte? Pirms sākat gatavoties pasākumam, iespējams, būs jāmaksā arī dažas no iepriekšminētajām summām.
- Pārliecinieties, ka esat izveidojis sistēmu dokumentu, sertifikātu, rēķinu un citu dokumentu apstrādei. Jums ir jāglabā visi dokumenti, lai tos varētu uzzināt nākotnē, tāpēc, jo ātrāk jūs būsiet sakārtots, jo ērtāka būs nākotne, it īpaši, ja jūsu partneris strādā neprofesionāli.
Pasākuma veicināšana. Sagatavojiet publikācijas, publicējiet sludinājumus, publicējiet presē, sūtiet ielūgumus, tālruņa zvanus, e-pasta kontaktpersonu grupas, iepazīstieties ar potenciālajiem dalībniekiem vai sponsoriem. Kā cilvēki uzzinās un piedalīsies jūsu pasākumā? Pārliecinieties, ka jūsu sniegtā informācija ir pilnīga, izņemot dažus apšaubīšanas faktorus - ir jāstimulē arī viesa zinātkāre!
- Padomājiet par savu mērķauditoriju. Ja vēlaties uzaicināt vecākos, netērēsiet laiku ziņojumu sūtīšanai, izmantojot Snapchat programmatūru. Dodieties uz vietām, kur viņi apmeklē, vai izmantojiet rīkus, kurus jūsu auditorija izmanto.
Savāc pasākumam nepieciešamās lietas. Šie priekšmeti var ietvert medaļu, spēli, suvenīru, balvu vai sertifikātu. Ir daudzas mazas un niecīgas lietas, kurām nepieredzējuši cilvēki nevar pievērst uzmanību, taču jums jāzina visi mazākie faktori. Neaizmirstiet mēbeles, skaņas aparatūru, galdus, galdautus un citas lielas, svarīgas lietas!
- Šī ir vēl viena lieta, par kuru jāpārdomā. Neapstājieties, līdz atrodat 5 priekšmetus, kurus esat aizmirsis sagatavot - visu, sākot no lodīšu pildspalvām un pirmās palīdzības komplektiem, beidzot ar baterijām, ledus gabaliņiem un pagarinātājiem. Jūs vēlaties būt gatavs jebkurai situācijai.
Kārtot viss. Sakārtojiet video ierakstīšanu. Transporta pasākumi viesiem. Sakārtojiet pārtiku tīrīšanas komandai. Saraksts var turpināties uz visiem laikiem, taču bez šķirošanas jūs nevarēsiet organizēt pasākumu!
- Sagatavojiet ēdienu un dzērienu. Šis ir arī piemērots laiks, lai noorganizētu īpašas naktsmītnes, piemēram, izmitināšanu cilvēkiem ar invaliditāti. Pārbaudiet, vai viesi ir veģetārieši vai vai viņiem ir citas īpašas ēdināšanas vajadzības. Daudzās tiešsaistes pasākumu biļešu vietnēs būs sadaļa "Uzdot jautājumus pašiem", kas palīdzēs jums novērtēt viesu īpašos pieprasījumus.
- Sagatavojiet rakstāmgaldus un krēslus, fonus, mikrofonus, skaļruņus, datorus, projektorus, pjedestālus - visu nepieciešamo pasākuma norises vietā.
Sagatavojiet savu kontaktu sarakstu. Jums ir jābūt organizatoru tālruņu numuriem, adresēm un e-pasta adresēm. Izveidojiet līdzīgu sarakstu ar VIP (īpaši svarīgiem viesiem) un preču vai pakalpojumu sniedzējiem. Ja kāds neparādās vai kavējas, šo sarakstu varat izmantot.
- Pieņemsim, ka banketu komanda kavējas. Ko tu darīsi? Uzreiz iegūstiet viņu kontaktu sarakstu un piezvaniet viņiem. Ak, viņi domā, ka jūs to izdarīsit uz vietu, kur to iegūt 90 mārciņas sasmalcinātas cūkgaļas? Lai nu kas. Jūs iedodat sarakstu A kungam, viņš paņem kravas automašīnu un dodas uz gaļas savākšanas adresi uz papīra. Jūs novērsiet katastrofu. Tagad jūs zināt, ka jums nevajadzētu pieņemt darbā šo apkalpošanas komandu vai dot skaidrāku norādījumu!
Dodies uz pasākuma norises vietu kopā ar organizatoriem. Novērojiet apkārtni un novērtējiet autostāvvietu, tualetes, telpas un durvis. Meklējiet tuvumā esošās vietas, kur var veikt fotokopijas, zvanīt un iegādāties pirmās nepieciešamības preces. Parasti pasākuma norises vieta ir rokā.
- Runājiet ar personu, ar kuru sazinājāties, lai nomātu vietu. Viņiem vajadzētu labāk izprast norises vietu nekā jebkuram citam. Vai ir kāda problēma, par kuru jums vajadzētu zināt? Ierobežots laiks? Vai durvis noteiktos laikos ir aizslēgtas? Cerams, ka tas nenotiks, taču jums vajadzētu uzzināt arī par ugunsgrēka trauksmes pārbaudes grafikiem.
3. metode no 4: sagatavojieties 24 stundas pirms pasākuma
Esi mierīgs. Tu to vari izdarīt. Īpaši svarīgi ir palikt mierīgam un neapjukt vai satraukties. Tu gatavojies mēnešiem ilgi! Viss būs labi. Jo mierīgāks jūs esat, jo mierīgāki būs jūsu komandas biedri, jo vienmērīgāk notiks pasākums. Turklāt viss drīz beigsies!
- Nopietni, jūs to varat izdarīt. Jūs esat darījis visu iespējamo, domājot par visām iespējamām problēmām - ja kaut kas noiet greizi, jūs zināt, kā problēmu atrisināt. Un atcerieties: neviens nevar jūs vainot. Trokšņains viesis, ēdiens nav labs - cilvēki sapratīs, ka jūs to visu nevarat kontrolēt. Atpūtieties. Jums viss būs kārtībā.
Pēdējā pārbaude ar organizatoru dalībniekiem. Noteikti runājiet ar visiem par veidiem, kā nokļūt pasākuma norises vietā un kad ierasties. Visvairāk nevēlaties, kad visi organizatori jums zvana pasākuma dienā, jo jūs nezināt, kur atrodas aizmugurējā ieeja.
- Pat ja neviens neko nesaka un neuzdod jums jautājumu, dariet visu iespējamo, lai novērtētu citu attieksmi. Vai viņi visi ir apmierināti ar savu darbu? Vai viņi sadzīvo viens ar otru? Ja nē, runājiet ar visiem un mēģiniet noņemt mezglu. Varbūt kāds iederēsies citā nodaļā vai strādās ar citiem.
Pārbaudiet visus ielūgumus un atbildes. Uzskaitiet viesus Excel izklājlapā un saskaitiet cilvēku skaitu. Lielākajā daļā pasākumu apstiprināto dalībnieku skaits būs nav parāda cilvēku skaitu, kas faktiski piedalās pasākumā. Jums var būt 50 validatori, bet galu galā ir tikai 5 vai piedalās līdz 500 cilvēkiem. Lai gan jums vajadzētu zināt validētāju skaitu, esiet gatavs rīkoties situācijā, kad apmeklētāju ir pārāk maz vai pārāk daudz!
- Atgādiniet VIP viesiem par pasākumu. Jūs pārsteigs to cilvēku skaits, kuri saka: "Ak, pareizi. Vai rīt tā nav?" Izmantojot vienkāršu zvanu vai īsziņu, no tā var izvairīties.
Dodieties uz pasākuma norises vietu un pārbaudiet, vai visi ir gatavi. Vai istaba ir kārtīga un gatava? Vai elektroniskās ierīces ir uzstādītas un darbojas? Vai varat iepriekš instalēt jebkuru ierīci, ja nepieciešams? Vai darbinieki ir pilnībā sagatavojušies pasākumam?
- Pārbaudiet, vai pasākumam ir pietiekami daudz atbalstītāju. Protams, vislabāk, ja jums ir vairāk atbalstītāju, nekā jums nepieciešams. Iespējams, kādam būs jālūdz ārkārtas situācija, jāpieprasa kāds, kas ņem vērā viesus, vai jāatrisina problēma, kuru nevarat paredzēt. Vai arī jūs zināt, ka jums var būt nepieciešams kāds, kurš ielej jums vairāk kafijas.
Sagatavojiet komplektus pasākuma dalībniekiem. Šajā komplektā var būt ūdens pudele, konfekšu bārs, līmlapiņa, lodīšu pildspalva, brošūra un visa cita nepieciešamā informācija. Arī laba ideja, ja vēlaties pievienot mazus suvenīrus.Tas ir lielisks notikums, kas parāda, ka pasākums bija labi organizēts, un tajā pašā laikā viesiem liek justies novērtētiem.
- Šis komplekts varētu būt paredzēts viesiem vai organizatoriem, vai abiem! Kam nepatīk granola stienis un lodīšu pildspalva?
Ieplānojiet informāciju par notikumu (skriešanas lapa vai palaistā lapa). Šeit ir visas nepieciešamās informācijas saraksts, dalīts pa laiku un / vai nodaļu. Dažās minūtēs sagatavojiet uzdevumu programmu ar svarīgām darbībām. Braukšanas lapas veidne būs pilnībā jāizlemj jums. Vienkārši mēģiniet saglabāt informāciju līdz minimumam, lai to būtu viegli lasīt.
- Ja jums patiešām grūti, izveidojiet šos sugas cita skriešanas lapa var būt noderīga. Runātāji, visticamāk, vēlas uzzināt citu viesu sarakstu, kuri atradīsies kur un kad. Organizatori vēlēsies aprīkojuma sarakstu, grafikus un tīrīšanas plānus. Kad jums būs pietiekami daudz laika, lai izveidotu skrejošo lapu, tas būs diezgan noderīgi.
Sastādiet to lietu sarakstu, kuras nogādāt pasākuma norises vietā. Cik slikti būs, kad nokļūsi pasākumā, viss ir gatavs, visiem vai ir, un jūs saprotat, ka esat aizmirsis mājās 12 000 tases? Tas ir slikti. Jūs to visu sabojājāt. Tāpēc izveidojiet sarakstu, pārbaudiet to vēl vienu reizi un paņemiet līdzi visas sastāvdaļas, lai sagatavotos!
- Ja vienumi ir izkaisīti dažādās vietās, piešķiriet katrai personai noteiktu uzdevumu. To darot, jums nav jāpavada 8 stundas, skrienot apkārt un panikā vācot šos priekšmetus. "Viens koks nepadara jaunu, trīs koki sakopojas, tāpēc kalns ir augsts" - sacīja senie ļaudis.
4. metode no 4: kontrolējiet notikuma datumu
Laicīgi ieradieties pasākuma norises vietā kopā ar organizatoriem un brīvprātīgajiem. Pārliecinieties, ka visi ir klāt un elektronika darbojas pareizi. Vai ir kādi pēdējā brīža jautājumi? Ja ir laiks, dzersim bezalkoholiskos dzērienus, dalīsimies, iedrošināsim visus un atpūtīsimies! Tu to vari izdarīt. Tu esi gatavs.
- Pārliecinieties, ka organizators nēsā īpašu emblēmu vai nēsā dažus atpazīstamus priekšmetus, lai pasākuma dalībnieki vajadzības gadījumā varētu saņemt palīdzību. Dažreiz nepietiek ar haki tērpiem.
Visādas lietas, iekšā un ārā. Vai jums ir nepieciešami baloni uz pastkastītes? Plakāti istabas stūrī? Kā ar durvīm un gaiteni? Ja jūsu viesiem ir jāiet cauri haotiskam labirintam, lai nokļūtu pasākuma norises vietā, jums vajadzētu izlikt daudz ceļa zīmju.
- Īpaši noderīgi būs viesmīlības baneri un citas informācijas plāksnes ēkas priekšā. Jūs vēlaties, lai cilvēki varētu atpazīt pasākuma norises vietu tieši no ielas. Par to nav ko brīnīties!
- Pasākumā ir reģistratūra un reģistrēti viesi. Kad viesi ienāk durvīs, viņiem vajadzētu redzēt tieši to, kas viņiem jādara. Pretējā gadījumā viņi lidinās apkārt nenoteiktības un diskomforta stāvoklī. Vai atceraties iepriekš minēto uzņemšanas sadaļu? Lūdzu, norīkojiet kādu stāvēt pie durvīm, lai sagaidītu un atbildētu uz visiem viesa jautājumiem.
- Peldoša mūzika! Mūzika izdzēsīs kautrīgo atmosfēru pasākumā.
Pārliecinieties, ka pasākuma dalībnieki zina, kas notiek. Ja runātājs kavējas, jums jāpaziņo par notikuma aizkavēšanos. Ja maltīte ilgst ilgāk, nekā paredzēts, pasākuma viesiem ir jāzina par visām izmaiņām grafikā. Ļoti reti pasākumi norisinās kā plānots, tāpēc, ja grafiki netiek stingri ievēroti, pārliecinieties, ka puses turpina sarunu.
Fotogrāfēt! Jūs varētu vēlēties to atzīmēt. Tajā pašā laikā cilvēki būs priecīgi redzēt, kā kāds tur kameru, lai iemūžinātu notikuma mirkļus. Uzņemiet sponsora reklāmkaroga, reklāmkaroga, sagaidīšanas vārtu, uzņemšanas zonas uc attēlu. Šīs fotogrāfijas varat izmantot arī nākamajam gadam!
- Ja iespējams, ļaujiet darbu paveikt draugam vai profesionālam fotogrāfam. Jums ir pietiekami daudz darba! Jums ir nepieciešams tērzēt un ēst kopā ar viesiem, tāpēc kādam citam vajadzētu rūpēties par fotosesiju.
Dokumentu ielikšana pēc pasākuma. Jums noteikti jāiestrādā kāda ideja viesu uztverē, un jūs vēlaties, lai viņi pamet notikumu ar īpašām domām, pārdomām vai apņēmību rīkoties. Tāpēc sagatavojiet brošūru vai jebkuru lietu, ko viņi var ņemt līdzi pēc notikumu.
- Jūs varētu apsvērt vēlēšanu aptauju par šīs sadaļas pēdējo notikumu. Nodrošiniet viņiem iespēju izteikties, ko uzlabot un ko viņi vēlas nākamajā pasākumā. Un, protams, kā viņi var iesaistīties!
Sakopiet pasākumu norises vietas! Pārbaudiet strāvas skaitītāju, noņemiet reklāmkarogus, notīriet mēbeles un daudz ko citu. Jūs vēlaties, lai vietne atgrieztos sākotnējā stāvoklī - it īpaši, ja maksājat īri un vēlaties atgriezties. Jūs varat arī izvairīties no papildu maksas, ko uzliek jūsu vietas nodrošinātājs. Sadaliet darbu vienmērīgi, lai tīrīšanas process būtu pēc iespējas ātrāks un saudzīgāks.
- Pārbaudiet vēlreiz, lai pārliecinātos, vai nav atstātas vērtīgas lietas. Ja tā, sagatavojiet nozaudētas preces pieprasījuma veidlapu.
- Ja kaut ko sabojājat, lūdzu, informējiet personu, ar kuru sazinājāties, lai nomātu vietu. Vislabākā attieksme vienmēr ir godīgums un atklātība.
- Izņemiet pēc iespējas vairāk atkritumu. Pēc tam tehniskās apkopes nodaļa to pārņems.
Rūpējieties par visām misijām pēc pasākuma. Atkarībā no organizētā pasākuma veida pēc pasākuma jums, iespējams, nav ko darīt, vai arī būs garš saraksts ar cilvēkiem, kuriem pateikties, kā arī gaidāmās kvītis. Šeit ir dažas idejas, kā sākt darbu:
- Paldies visiem orgkomitejas locekļiem, īpaši sponsoriem un brīvprātīgajiem. Bez viņiem nevar organizēt pasākumu!
- Pabeigt un rīkoties ar naudas lietām. Tas jādara pēc iespējas ātrāk, jo mazāk trūkumu, jo labāk.
- Sarīkojiet pateicības ballīti tiem, kas jums ir palīdzējuši. Jūs vēlaties, lai jūsu komandas biedri justos pateicīgi, un tajā pašā laikā vēlaties, lai jūsu sponsori redz, ka viņi ir devuši pārmaiņas un labu lietu.
- Izplatiet suvenīrus vai citas publikācijas ieinteresētajām pusēm.
- Pārskaitīt rēķinus sponsoriem un citiem.
- Ievietojiet fotoattēlus pasākuma tiešsaistes lapā.
Noturiet sapulci, lai mācītos no pieredzes un nākamreiz veiktos labāk. Pēc tam, kad viss ir beidzies, ko jūs vēlaties, lai jūs rīkotos citādi? Kas darbojas un kas nē? Vai vēlaties rīkot tādu pasākumu? Ko tu iemācījies?
- Ja saņemat atbildi no visiem, izlasiet tos visus. Pat ja nesaņemat viesu atsaucību, jautājiet pasākuma organizatoriem! Kā viņi domā? Vai viņiem tas laiks patika? Droši vien tikai tāpēc, ka granola bārs un pildspalva bija bez maksas, vai ne?
Padoms
- Sagatavojamo dokumentu saraksts:
- Provizoriskais budžets
- Pasākumu grafiks (katras programmas laiks pasākumā)
- Ielūgums
- Viesu saraksts
- Darbības plāns
- Darba grafiks (izpildes grafiks)
- Dokumentācija presei
- Runa
- Dalībnieku saraksts
- Pušu runas (pievienot runātāja atsākšanu)
- Darba programma
- Grafiks ir sadalīts minūtēs
- Kontaktu tīkla saraksts (organizatora tālruņa numurs)
- Līdzi ņemamo lietu saraksts
- Veicamo uzdevumu saraksts
- Notikumu pārskati (preses un citiem)
- Pirms pasākuma norīkojiet personas / nodaļas atbildīgas par šādām jomām:
- Ziedotāji
- Klātesošie
- Svarīgs viesis, runātājs
- Noformējiet, izdrukājiet, vāciet rakstus un novērtējiet šos produktus
- Apbalvojumi, suvenīri, dāvanas, baneri, sertifikāti
- Transportlīdzekļi, ēdināšana, pasākumu norises vieta, dekorēšana, fona attēli, autostāvvieta
- Mediji, PR (ārējās attiecības), Mārketings
- Faktori, kas jāņem vērā, izvēloties vietu un vienojoties par cenām:
- Vietnes ietilpība (dalībnieku skaits, izņemot tos, kuri nav oficiāli apmeklēti)
- Pārtikas pieejamība (ja maltītes ir iekļautas norises vietā)
- Laiks (pasākuma sākuma un beigu laiks)
- Apgaismojums (ja pasākums notiek naktī)
- Ir gaisa kondicionieris vai nav
- Tiek nodrošināts nepieciešamais aprīkojums (mikrofons, skaļruņi utt.)
- Mēbeles (mēbeles, galda dvieļi utt.)
- Vai mūzikas un izklaides pasākumus var rīkot norises vietā (ar mazāk formāliem šoviem)
- Ģenerators
- Ērta piekļuve norises vietai - neatkarīgi no tā, vai tā atrodas pilsētas centrā vai nē (vai delegāti var apmeklēt bez grūtībām)
- Īpaša telpa organizatoriem, ģērbtuves utt.
- kopējās izmaksas
- Pasākuma dienā norīkojiet personu / nodaļu, kas atbild par sekojošo:
- Vispārēja koordinācija
- Tualete
- Ēdiens
- Strādā uz lauka
- Saimnieks (MC)
- Datori, projektori
- Fotogrāfs
- Reģistratūra
- Pūļa kontrole un PR ar pūli
- Autostāvvieta
- Aizsargāt
- Izplatiet materiālus un piederumus (dāvanas un sertifikātus konkrētām personām, kā arī visiem pasākuma dalībniekiem)
- Faktori, kas jāņem vērā, lemjot par notikuma datumu:
- Vai galvenais viesis un citi VIP viesi būs pieejami šajā dienā
- Kura diena ir vislabākā jūsu mērķauditorijai?
- Jebkurā laikā jūs nedrīkstat nodot savu darbu un pienākumus citai personai.
- Darbs ir atbildīgs.
- Laikā. Ja kavējaties, pilnībā un nekavējoties ziņojiet par darbu personai, par kuru jāziņo.
- Kad rodas problēmas, nevainojiet citus, nedomājiet pārāk daudz un neradiet lielāku stresu, atrodiet veidus, kā problēmu atrisināt.
- Pārliecinieties, ka jums ir evakuācijas plāns ārkārtas situācijām. Ja jūsu pasākums ir plašs, pārliecinieties, ka dežurē policija un ārsti.
Brīdinājums
- Nav panikas un stresa. Mierīga stāja sniegs labākus rezultātus.
- Esiet gatavs jebkurai situācijai. Dažreiz būs lietas, kuras jūs nevarat kontrolēt. Ja esat organizatoru biedrs, nedusmojieties, kad kāds uz jums kliedz, šī persona var būt vienkārši saspringta. Ja esat koordinators, neuztraucieties un nepaniciet. Lūdzu, mierīgi izdariet visu. Mēģiniet pārdomāt iespējamās situācijas un to, ko jūs darītu šajās situācijās.
