Saturs

• Soļi
• Padoms
• Ko tev vajag

Biroja failu kārtošana nav vienkāršs uzdevums, īpaši, ja runa ir par lielu failu un dokumentu sakārtošanu. Tomēr jūs varat pārvarēt šo problēmu, iepriekš plānojot un lemjot par reģistrācijas sistēmu. Tas palīdz jums sakārtot uzņēmuma profilu un nodrošina, ka svarīgus dokumentus atradīsit ātrāk. Jūs varat apskatīt zemāk esošo rakstu par to, kā sakārtot biroja ierakstus, lai sāktu savu misiju.

Soļi

1. daļa no 3: sakārtojiet pareizo laiku

1. 

   Atvēliet noteiktu laiku, lai sakārtotu lietojumprogrammu, lai izvairītos no traucējošiem traucējumiem pa vidu. Pirms sākat, lai kartons un uzlīmes būtu gatavas izveidot jaunu profilu. reklāma

2. daļa no 3: kārtojiet dokumentus un ierakstus

1. 

   
   
   Sadaliet dokumentu un failu kaudzes mazākos, vieglāk pārvaldāmos gabalos.
   • Apstrādājiet kaudzes pa vienam un iztīriet vai iznīciniet nevajadzīgos papīrus, lai samazinātu daudzumu un ierobežotu lieko darbu.
   • Sadaliet pārējos dokumentus un failus divās atsevišķās daļās, viena failiem, kas jāapstrādā nākamajos mēnešos, un otra - arhīva failiem, kuriem nav nepieciešama steidzama apstrāde.

2. 

   
   
   Kārtojiet mapes alfabētiskā secībā, ja jums ir klienta profils. Piemēram, ja katra saistviela bija kādas personas vai uzņēmuma nosaukums, ierakstus varat kārtot pēc šīs personas vārda. Šajā gadījumā jums ir jāmarķē katra profila karte ar klienta pilnu vārdu.Sakārtojiet vākus alfabētiskā secībā, pēc tam uzlīmējiet kartotēku, lai redzētu, kurai atvilktnei ir nosaukums, kas sākas ar noteiktu burtu.

3. 

   
   
   Kārtojiet pēc kategorijas, ja ieraksti ir saistīti ar daudzām uzņēmuma daļām. Daži ieraksti attiecas uz rēķiniem, garantijām vai līgumiem, un jums tie jāsadala dažādās kategorijās. Atzīmējiet katru ierakstu pēc vajadzības un ierakstiet visus attiecīgos dokumentus. Jums, iespējams, būs jāizveido sekundārais profils, tāpēc izmantojiet piekaramo vāku, lai atzīmētu katru kategoriju, un vāks ir sekundārs.
   • Izveidojiet steidzamu dokumentu portfeli, lai jūs varētu ātri atrast svarīgus dokumentus.
   • Ievietojiet pagaidu failus priekšā un arhīva failus atvilktnes aizmugurē, lai jūs varētu viegli piekļūt failiem, kuriem nepieciešama apstrāde.
   reklāma

3. daļa no 3: Ierakstu kārtošana pēc mēneša

1. 

   Papildus iepriekš minēto metožu izmantošanai jūs varat sakārtot saistvielas pēc mēneša (un gada). Ja jums nav laika to uzreiz sakārtot, varat ievietot savus dokumentus ikmēneša ierakstā datumu apstrādei. Šis solis arī palīdz noteikt, kur dokumentus ātrāk uzglabāt.
   • Ikmēneša ieraksts ir piemērots arī cita veida dokumentu glabāšanai.

2. 

   Gada beigās pārbaudiet mēneša ierakstā atlikušos dokumentus un jūs varat uzzināt jauno veidni, kā arī sistēmā trūkst jaunās ierakstu grupas (kategorijas nosaukuma). Izveidojiet profilus šiem dokumentiem jaunajā gadā.

3. 

   Apgrieziet atlikušos dokumentus pa mēnesim. Saglabāt failā grupā “Jaukti” (gads). reklāma

Padoms

• Pēc dokumentu kārtošanas birojā ir jāuztur kārtība. Izlabojiet lietvedības sistēmu un atgrieziet dokumentus pareizajā vietā.
• Izmetiet, pārstrādājiet vai iznīciniet nevajadzīgos dokumentus, lai izvairītos no jaunās lietvedības sistēmas iejaukšanās.

Ko tev vajag

• Kartotēkas
• Piekaramais vāks
• Cietie vāki
• Uzlīmes
• Marķieri