Saturs

• Lai soli
• 1. daļa no 4: Jūsu instruktāžas kartēšana un iestatīšana
• 2. daļa no 4: Jautājuma aprakstīšana
• 3. daļa no 4: Secinājumu un ieteikumu izdarīšana
• 4. daļa no 4: instruktāžas pārbaude
• Padomi

Instruktāžā ir izklāstīta konkrēta tēma un tās priekšvēsture, parasti valdības ierēdnim vai citam politikas veidotājam. Šiem lēmumu pieņēmējiem katru dienu ir jāpieņem sarežģītas izvēles par daudzām dažādām tēmām, un viņiem nav laika padziļināti izpētīt katru jautājumu. Instruktāža palīdz pievērst cilvēka uzmanību vienam jautājumam un iezīmē svarīgas detaļas, kas viņam būtu jāzina. Pēc tam instruktāžā tiek piedāvāti risinājumi un ieteikumi uzlabojumiem. Spēja rakstīt instruktāžu ir noderīga prasme studentiem, uzņēmējiem, politiķiem un aktīvistiem. Pārliecinošs instruktāža ir kodolīga, labi organizēta un aptver vissvarīgākos un būtiskākos faktus un risinājumus.

Lai soli

1. daļa no 4: Jūsu instruktāžas kartēšana un iestatīšana

1. Nosakiet instruktāžas apjomu. Darbības joma ietver gan instruktāžas dziļumu, gan garumu. Cik detalizēti jūs gatavojaties apskatīt tēmu? Cik dažādas tēmas jūs apskatīsit? Tas ir atkarīgs no tā, cik daudz informācijas jūs varat atrast un cik daudz informācijas jums jāsniedz, lai pamatotu jūsu prasības.
   • Instruktāžas apjoma noteikšana ir svarīga, jo tā ļauj lasītājam precīzi zināt, kāda informācija tiek apspriesta un kas nē.
2. Ziniet savu auditoriju. Pirms sākat rakstīt instruktāžu, ir svarīgi zināt, kas to lasīs. Tas kontrolē izvēles, kuras izdarīsit dokumentā. Pirms sākat, padomājiet par šiem jautājumiem un, ja vēl nezināt atbildes, mēģiniet uzzināt sekojošo:
   • Kas lasīs šo dokumentu? Valdības ierēdņi? Biznesa vadītāji? Žurnālisti? Šo kombinācija?
   • Cik daudz lasītājs jau zina par šo problēmu? Vai viņi vispār kaut ko par to zina? Kas jābūt lasītāju pulciņš zina?
   • Kāda autoritāte lasītājam ir šajā jautājumā? Kādas izmaiņas viņš / viņa var veikt?
3. Plānojiet galvenos punktus. Pirms sākat rakstīt instruktāžu, jums vajadzētu (vai nu domās, vai kontūrā) iezīmēt galvenos punktus, uz kuriem vēlaties norādīt.
   • Tā kā instruktāža parasti nepārsniedz vienu vai divas lappuses, tai jābūt īsai. Politikas veidotāji ir ļoti aizņemti, un jūsu jautājums nav vienīgais, kas uz viņu šķīvja. Nav vietas nevajadzīgai informācijai vai ilgstošiem paskaidrojumiem. Iepriekš izlemiet galvenos jautājumus, lai izveidotu kodolīgu instruktāžu.
4. Apsveriet iespēju izmantot veidni. Kaut arī instruktāžas formātam nav jābūt pārāk sarežģītam, jūs varat ietaupīt laiku, lejupielādējot vienu no daudzajām bezmaksas tiešsaistes veidnēm, lai izveidotu instruktāžu dokumentus MS Word.
   • Veidne var palīdzēt sakārtot domas un ātrāk sagatavot instruktāžu.
5. Nāciet klajā ar vārdu, datumu un tēmas rindiņām. Ja jūs neizmantojat veidni, jums jāsāk ar vārda, datuma un tēmas rindiņu uzrakstīšanu.
   • Vārds atbilst personai, kurai adresēta instruktāža.
   • Datums atbilst brīfinga iesniegšanas datumam.
   • Tēmas rindiņā dažos vārdos jāapraksta galvenā instruktāžas tēma, piemēram, “Iebiedēšanas izplatība skolā Utrehtas reģionā”. Tas ļauj lasītājam, pat nepaskatoties uz dokumentu, uzzināt, ko problēma ir tā, ka tiks ārstēta.
6. Apsveriet iespēju pievienot kopsavilkumu. Dažos brīfingos instruktāžas sākumā ir apkopojums, dažos punktos apkopojot visu tekstu. Izlemiet, vai vēlaties to darīt, un, ja vēlaties, rezervējiet vietu šai sadaļai.
   • Ļoti aizņemtam lasītājam kopsavilkums sniedz galvenos punktus pirms laika, atvieglojot pārējo dokumenta pārlūkošanu.
   • Labi izstrādāta instruktāža bieži ir pietiekami kodolīga, lai padarītu šo sadaļu lieku. Tomēr, ja ir jautājumi, kas prasa tūlītēju rīcību, tas var būt veids, kā norādīt uz instruktāžas steidzamību, kopsavilkumā skaidri norādot laika grafiku.
   • Kopsavilkums nedrīkst pārsniegt trīs līdz četrus punktus.

2. daļa no 4: Jautājuma aprakstīšana

1. Izveidojiet ievadu, kurā apkopots jautājums. Nākamajā instruktāžas daļā sīki jāapraksta jautājums vai problēma. Sāciet ar īsu atklāšanu, ko parasti dēvē par "Problēma" vai "Mērķis", vienā vai divos teikumos aprakstot galveno jautājumu, uz kuru ir vērsta instruktāža, un / vai kāpēc izveidojāt šo instruktāžu.
   • Piemēram, jūs varētu uzrakstīt kaut ko līdzīgu: "Utrehtas reģiona skolās ir pieaudzis vardarbīgu iebiedēšanas gadījumu skaits." Pašreizējā disciplinārā politika var nebūt pietiekama, lai risinātu šo jautājumu. "
2. Sniedziet pārskatu par vissvarīgākajiem faktiem / fonu. Nākamajā sadaļā "Apsvērumi" vai "Priekšvēsture" jāsniedz detalizēta informācija par problēmas vai problēmas stāvokli, koncentrējoties uz jaunāko attīstību un / vai pašreizējo situāciju.
   • Šajā sadaļā jāiekļauj informācija, kas nepieciešama lasītājam lēmuma pieņemšanai par šo jautājumu. Informāciju, kas šim nolūkam nav nepieciešama, lai cik interesanta tā būtu, var izlaist.
   • Ja vēl neesat to izdarījis, pirms šīs sadaļas uzrakstīšanas veiciet pētījumu. Šajā sadaļā sniegtajai informācijai jābūt pēc iespējas precīzākai, precīzākai un atjauninātai.
   • Ja nepieciešams, iztulkojiet informāciju savai auditorijai, lai šī sadaļa būtu skaidra un vienkārša. Izvairieties no žargona, tehniskās valodas vai informācijas, kas sabiedrību tieši neinteresē.
   • Vajadzības gadījumā izmantojiet statistiku un datus, bet paskaidrojiet lietas tādā izteiksmē, ko jūsu auditorija varēs ātri un viegli saprast.
3. Atstājiet savu viedokli. Jūsu viedoklis par šo situāciju un / vai to, kas ar to būtu jādara, nepieder pie šīs sadaļas. Palieciet pie faktiem.
   • Tomēr jūs varat izvēlēties apspriest dažādu ierosināto vai pašreizējo darbību plusi un mīnusi, nosakot katras stiprās un vājās puses.

3. daļa no 4: Secinājumu un ieteikumu izdarīšana

1. Padariet to aktuālu. Jūsu instruktāža jāpabeidz ar tādām sadaļām kā "Secinājums" un / vai "Ieteikumi" vai "Nākamās darbības". Šādai slēgšanai vajadzētu paskaidrot, kāpēc lasītājam šī lieta būtu jāuzskata par svarīgu.
   • Mēģiniet saistīt šo jautājumu tieši ar lasītāja interesēm, lai padarītu jūsu instruktāžu saistošāku.
   • Piemēram, jūs varētu teikt kaut ko līdzīgu: "Iebiedēšanas gadījumi liek vecākiem apsvērt privāto skolu. Tie ir saistīti ar zemākiem testu rezultātiem un sekmju nokārtošanas rādītājiem, tāpēc mūsu skolas sabiedrības acīs šķiet mazāk efektīvas. Tie samazina reģiona iespējas nodrošināt finansējumu ar valsts dotācijām un privātu finansējumu. "
2. Ieteikt risinājumu. Daudzi brīfingi piedāvā piedāvāto aprakstītās problēmas risinājumu, saistot šo jautājumu ar politikas maiņu, lai situāciju uzlabotu.
   • Dažos brīfingos ierosinātais (-ie) risinājums (-i) ir izklāstīts (-i) sadaļā ar nosaukumu “Ieteikumi”, bet daži autori dod priekšroku “Nākamie soļi”, jo, viņuprāt, tā sajūta ir maigāka un tā ir mazāk pārdroša vai agresīva. Atcerieties, ka galīgais vārds un lasītājs ir lasītājs, kurš pieņem lēmumu šajā jautājumā, nevis jūs.
   • Šai sadaļai nav jābūt "līdzsvarotai", piemēram, sadaļai fons / apsvērumi. Šeit var izteikt savu viedokli par to, kas būtu jādara.
   • Tomēr jāatzīmē, ka jums nav jāsniedz īpašs risinājums. Alternatīvi, jūs varat vienkārši uzskaitīt dažas iespējas ar to plusiem un mīnusiem un mudināt lasītāju apsvērt šīs izvēles un kaut kādā veidā rīkoties, lai risinātu šo problēmu. Jums nav obligāti jānorāda, kura darbība būtu vispiemērotākā.
3. Izmantojiet faktus, lai pamatotu savu argumentu. Jūsu priekšlikumiem šajā pēdējā sadaļā vajadzētu loģiski izrietēt no iepriekšējās sadaļās sniegtās informācijas. Izmantojiet iesniegtos faktus, lai parādītu, kāpēc jūsu piedāvātais risinājums ir labs risinājums.
   • Pārliecinieties, ka jebkurš jūsu piedāvātais risinājums ir skaidrs un tieši saistīts ar problēmu, kā jūs to esat aprakstījis. Piemēram, pieņemsim, ka iepriekšējā sadaļā jūs pieminējāt iebiedēšanas novēršanas programmu trūkumu. Šajā sadaļā ir jēga ierosināt šādu programmu un, iespējams, norādīt citām skolām par to efektivitāti. Ja jūs vēl neesat minējis nevienu profilakses programmu, šāds risinājums, šķiet, nav skaidrs.

4. daļa no 4: instruktāžas pārbaude

1. Padariet instruktāžu īsāku. Instruktāža nedrīkst pārsniegt divas lappuses. Ja instruktāža ir kļuvusi garāka par šo, vispirms kontroles posmā jāmeklē gabali, kurus var izlaist.
   • Meklējiet informāciju, kas nav saistīta ar tēmu vai ir mazāk svarīga tai, un noņemiet šo materiālu, it īpaši, ja tas nav saistīts ar jūsu piedāvāto (-ajiem) risinājumu (-iem).
   • Tajā pašā gaismā nedrīkst būt trūkst svarīgas informācijas, kas nepieciešama, lai jūsu arguments būtu skaidrs un pārliecinošs. Jums var būt nepieciešams apmainīt noteiktu informāciju ar citu.
   • Rediģējot tekstu, mēģiniet ielikt sevi politiķa vai birokrāta ādā. Padomājiet par to, cik daudz informācijas šie cilvēki iegūst katru dienu. Neveiciniet problēmu. Esiet daļa no risinājuma, sniedzot lēmuma pieņemšanai nepieciešamo informāciju - ne vairāk, ne mazāk.
2. Noņemt tehnisko valodu. Rediģēšanas posmā pievērsiet uzmanību tehniskajai valodai vai žargonam, kas padarīs jūsu instruktāžu mazāk pieejamu. Pat ja jūs mēģinājāt no tā izvairīties, rakstot instruktāžu, iespējams, dokumentā ir iekļauti daži sarežģīti termini.
   • It īpaši, ja esat eksperts tēmā, par kuru rakstāt, ir viegli uz brīdi aizmirst, ka ikdienas valodu jums citiem var būt grūti saprast.
   • Paturiet prātā, ka cilvēkiem, kuri nav pārāk pazīstami ar kādu tēmu, arī ne vienmēr ir uzreiz skaidrs, kāpēc kaut kas ir svarīgs. Politikas veidotāji parasti nevar būt eksperti par katru jautājumu, par kuru viņiem jāpieņem lēmumi.
3. Pārliecinieties, ka struktūrai ir jēga. Pārliecinieties, ka galvenie jūsu fiksētie fakti loģiski izriet no jautājuma, kad jūs to esat apkopojis. Vēlreiz pārbaudiet, vai visi jūsu piedāvātie risinājumi patiešām atbilst šiem vissvarīgākajiem apsvērumiem.
4. Rūpīgi pārbaudiet, vai darbā nav kļūdu. Pārbaudījuši instruktāžas ilgumu un plūsmu, vēlreiz rūpīgi pārskatiet tekstu, lai pārliecinātos, ka tajā nav iezagušās kļūdas.
   • Instruktāžu ar pareizrakstības, stila vai gramatikas kļūdām lasītājs padara mazāk nopietnu. Iesniedzot šādu īsu ziņojumu, jūs, iespējams, darāt vairāk laba nekā ļauna, jo tas var diskreditēt jūsu viedokli.

Padomi

• Lai uzzinātu par viņu pārliecināšanas stilu, noskatieties instruktāžas, ko uzrakstījuši ievērojami līderi un profesori.
• Paturiet prātā, ka, lai gan jūsu instruktāža var būt vērsta uz konkrētu personu, citi - darbinieki, kolēģi un pat plašsaziņas līdzekļi - to var lasīt. Tas ir labs iemesls, lai jūsu valoda būtu pēc iespējas pieejama, pat ja paredzētajam lasītājam ir zināmas zināšanas par šo tēmu.