Saturs

• Soļi
• Padomi
• Brīdinājumi

Lai pareizi organizētu darbu birojā, ir ļoti svarīgi izveidot efektīvu dokumentu uzskaites un uzglabāšanas sistēmu. Neatkarīgi no cilvēku skaita, kuriem ir piekļuve dokumentiem, sistēma jāorganizē tā, lai ikviens varētu atrast vajadzīgo dokumentu. Ja dokumentu ierakstīšanas un glabāšanas sistēmu ir grūti izmantot, tad jūs sāksit atstāt visus dokumentus pie rokas, baidoties tos pazaudēt kartotēkā, kā rezultātā jūsu galds būs pārblīvēts ar papīra kaudzēm.

Soļi

1. 1 Izvēlieties kartotēkas sistēmu. Neatkarīgi no tā, pirmkārt, tam jābūt loģiskam, lai jūs zinātu katra dokumenta precīzu atrašanās vietu. Iespējamie risinājumi:
   • Alfabētiski. Šī sistēma vislabāk darbojas, ja lielākajā daļā dokumentu ir iekļauti klientu, pacientu vai klientu vārdi.
   • Tēma vai kategorijas: Lielākā daļa sistēmu ir sakārtotas pēc tēmas vai kategorijas, tās lieliski darbojas, ja tās ir pareizi sakārtotas, bet ļoti mulsinošas, ja tās nav pareizi sakārtotas.
   • Numurēts / hronoloģisks. Šī sistēma vislabāk darbojas numurētiem vai datētiem dokumentiem, piemēram, pirkuma pasūtījumiem vai receptēm.
2. 2 Dokumentu skapjos izmantojiet piekārtās mapes. Pakarināmās mapes nav noņemamas, tās darbojas kā aploksņu turētāji, kurus izņemsiet no kastēm.
3. 3 Organizējiet dokumentus kaudzēs kategorijās. Ja kaudze ir augstāka par 5 cm, sadaliet to apakškategorijās. Ja kaudze ir pārāk zema, apvienojiet to ar citu kaudzīti un pārdēvējiet. Skursteņu nosaukumiem vajadzētu ļaut jums viegli noteikt, kuram no tiem vēlaties nosūtīt konkrētu dokumentu.
4. 4 Ievietojiet katru kaudzīti papīra aploksnē un skaidri marķējiet. Vislabāk ir izmantot centrētas mapes ar cilnēm, nevis pakāpeniski, lai jūsu dokumenti izskatītos tīrāki.
5. 5 Ievietojiet aploksnes piekārtās mapēs. Lielākajai daļai dokumentu derēs parastās piekārtās mapes, bet bieziem vai apakškategorizētiem dokumentiem izmantojiet mapes ar plakanu dibenu. Jūs varat sakārtot mapes jebkurā secībā, bet parasti tam tiek izmantota alfabētiskā sistēma.
6. 6 Iezīmējiet piekārtās mapes ar tādiem pašiem nosaukumiem kā aploksnes. Sakārtojiet visas plastmasas cilnes mapes kreisajā pusē, ja neizmantojat vertikālu kartotēku. Pēdējā gadījumā, ja mapes no kreisās uz labo ir atvērtā atvilktnē, nevis no priekšpuses uz aizmuguri, novietojiet cilnes labajā pusē.
7. 7 Rezerves mapes un aploksnes jāsaliek pie kartotēkas, lai vienmēr varētu ātri pievienot mapi, ja rokās ir dokuments, kas nepieder esošajām mapēm. Neizmantojiet pārāk biezas vai plānas mapes. Pārkārtojot dokumentus, atcerieties mainīt mapju nosaukumus.
8. 8 Gada beigās noņemiet visas mapes, apzīmējiet jaunās papīra mapes ar vienādiem kategoriju nosaukumiem un ievietojiet dokumentu skapjos. Pārlūkojiet vecās mapes, lai dažus nepieciešamos dokumentus pārsūtītu uz pašreizējām mapēm, bet pārējos nosūtiet uz arhīvu.

Padomi

• Iespējams, vēlēsities krāsot mapes, datorā izdrukājot krāsainus tagus, lai failu skapis izskatītos iespaidīgāk. Bet, ja jums ir jāveic izmaiņas, piemēram, jāpievieno viena mape, jūs varat sarūgtināties, ja konstatējat, ka jums beidzas pareizās krāsas mapes un jums ir jāparaksta mape manuāli. Vienkāršība ir drošākā lieta.

Brīdinājumi

• Nekad neveidojiet kaudzīti ar nosaukumu "Dažādi", pretējā gadījumā jūs nekad neklasificēsit šos dokumentus.
• Pēc dokumentu sistēmas sakārtošanas saglabājiet kārtību kartotēkā. Katru dienu veltiet laiku dokumentu kārtošanai un noņemšanai no sava galda. Izturieties pret kārdinājumu novietot dziļu dokumentu grozu virs jūsu dokumentu skapja, pretējā gadījumā jūs to aizpildīsit un nonāksit netīrā noliktavā.