Saturs

• Soļi
• 1. daļa no 3: Memoranda stila un valodas izvēle
• 2. daļa no 3: Sagatavošanās piezīmes rakstīšanai
• 3. daļa no 3: Piezīmes rakstīšana

Piezīme ir visā pasaulē pieņemts informācijas nodošanas veids uzņēmumā. Pakalpojuma piezīmes var izmantot arī divu uzņēmumu sarakstē. Piezīmei jābūt profesionālai un skaidri jānorāda informācija. Neuztraucieties, ja nekad neesat rakstījis piezīmes - šis raksts jums iemācīs.

Soļi

1. daļa no 3: Memoranda stila un valodas izvēle

1. 1 Nelietojiet neformālu valodu. Piezīmes valodai jābūt vienkāršai, bet formālai.
   • Nerakstiet piezīmi, piemēram, “Labdien! Beidzot ir piektdiena! Es gribu jums pastāstīt par vienu svarīgu lietu. "
   • Tā vietā uzrakstiet šo: "Šī piezīme informēs jūs par projekta 319. gaitu."
2. 2 Savā piezīmē pieturieties pie neitrāla toņa - neesiet pārlieku emocionāls un subjektīvs. Iesniedzot prasību, dariet visu iespējamo, lai paļautos uz faktiem un pierādījumiem.
   • Piemēram, nevajadzētu rakstīt šādi: "Es domāju, ka mēs visi būsim daudz laimīgāki, ja piektdienās ieradīsimies darbā, ko vien vēlēsimies."
   • Tā vietā izpētiet, vai visi darbinieki piektdienās vēlas ģērbties ikdienas apģērbā un kā tas ietekmē korporatīvo ētiku.
3. 3 Izmantojiet signālu frāzes. Sniedzot pierādījumus vai norādot avotu, noteikti izmantojiet atbilstošas ​​frāzes.
   • Piemēram: "Saskaņā ar mūsu datiem ..." vai "Veiktie pētījumi liecina, ka ...".
4. 4 Izvēlieties piemērotu fontu un izmēru. Piezīmei jābūt viegli lasāmai, tāpēc neizmantojiet pārāk mazu druku; Standarta fonta lielums ir 11 vai 12.
   • Jums vajadzētu arī izvēlēties vienkāršu fonta stilu, piemēram, Times New Roman. Nerakstiet savu piezīmi smieklīgā vai izdomātā fontā, piemēram, Comic Sans (ja jūs to darīsit, viņi par jums smiesies!).
5. 5 Izmantojiet standarta laukus. 2,5 cm piemales ir piezīmju standarts, lai gan daži teksta redaktori var ietvert piezīmju veidnes ar lielām malām (piemēram, 3 cm).
6. 6 Servisa piezīmes ir rakstītas ar atstarpi starp rindām. Starp rindkopām un sadaļām atstājiet tukšu rindu.
   • Neievelciet rindkopas.

2. daļa no 3: Sagatavošanās piezīmes rakstīšanai

1. 1 Ja jums jāinformē vairāki cilvēki par kaut ko svarīgu (darbā), nosūtiet viņiem piezīmi. Jūs pat varat to nosūtīt vienai personai, ja fakts, ka esat nosūtījis informāciju, ir jādokumentē.
   • Tomēr dažos gadījumos labāk ir vienkārši runāt ar cilvēkiem, kurus vēlaties.
   • Turklāt daļu informācijas nevar pārsūtīt rakstiski.
2. 2 Atkarībā no pārraidītās informācijas piezīmes saturs un formāts var atšķirties. Lielākajā daļā piezīmju ir šāda informācija:
   • Jauna ideja vai problēmas risinājums.Piemēram, ja jūs zināt, kā atrisināt problēmu, kas saistīta ar virsstundu izmaksu plānošanu, ierakstiet to piezīmē un nosūtiet savam priekšniekam.
   • Pasūtījumi. Piemēram, piezīmes nosūtīšana ir efektīvs veids, kā sadalīt pienākumus nākamajā konferencē, kuru organizē jūsu nodaļa.
   • Ziņot. Jūs varat arī nosūtīt piezīmi, lai informētu kolēģus par nesen notikušu notikumu, vai informētu viņus par jaunu informāciju par projektu vai iesniegtu ziņojumu par pētījuma rezultātiem.
3. 3 Varbūt jūs strādājat pie daudziem projektiem un vēlaties tos kopīgot piezīmē. Tā nevajadzētu darīt. Pakalpojuma piezīmes satur informāciju par vienu konkrētu problēmu (tēmu, projektu utt.).
   • Piezīmei jābūt īsai, informatīvai un viegli lasāmai. Tādējādi, koncentrējoties tikai uz vienu tēmu, jūs nodrošināt, ka informācija tiek izlasīta un ņemta vērā.
4. 4 Jūsu piezīmes saturs un stils ir atkarīgs no mērķauditorijas, tāpēc padomājiet par to, kurš lasīs jūsu piezīmi.
   • Piemēram, jūsu kolēģiem paredzētās piezīmes stils par svarīga datuma plānošanu un piezīmes stils priekšniekam ar progresa ziņojumu būs ļoti atšķirīgs.

3. daļa no 3: Piezīmes rakstīšana

1. 1 Piešķiriet piezīmei nosaukumu. Uzņēmējdarbības korespondencē ar īpašumtiesību dokumentiem ir ierasta prakse.
   • Piemēram, lapas augšdaļā ierakstiet “Piezīme” vai “Piezīme”.
   • Jūs varat ievietot nosaukumu centrā vai nospiest to pa kreisi no lapas. Vislabāk ir apskatīt iepriekš saņemtās piezīmes un nokopēt to formātu.
2. 2 Uzrakstiet piezīmes nosaukumu. Tajā jāiekļauj šāda informācija:
   • TO: Uzrakstiet to cilvēku vārdus un nosaukumus, kuriem sūtāt piezīmi.
   • OT: uzrakstiet savu vārdu un titulu.
   • DATUMS: uzrakstiet precīzu datumu, ieskaitot gadu.
   • TĒMA: sniedziet īsu, bet precīzu aprakstu par to, kas būs par piezīmi.
   • Lūdzu, ņemiet vērā, ka tēmas vietā varat rakstīt “Atsauce”.
3. 3 Piezīmes saņēmēju sarakstā noteikti iekļaujiet visus cilvēkus, kuriem jūs to sūtīsit. Ierobežojiet piezīmes saņēmējus tikai cilvēkiem, kurus ietekmē tajā esošā informācija.
   • Nesūtiet piezīmi visiem savā nodaļā vai uzņēmumā, ja tajā ietvertā problēma attiecas tikai uz dažiem cilvēkiem.
   • Ja jūs nosūtīsit piezīmes visiem uzņēmuma darbiniekiem uzreiz, tad viņi tiks bombardēti ar piezīmēm un vai nu tos rūpīgi neizlasīs, vai arī viņi vispār nelasīs.
4. 4 Piezīmes saņēmēju sarakstā iekļaujiet pilnus vārdus un nosaukumus. Pat ja jūs ar savu priekšnieku atrodaties īsā kājā, biznesa korespondencē labāk pieturēties pie oficiāla toņa. Piemēram, jūs varat viņu saukt par "Vladimiru", kad dodaties uz viņa biroju, bet savā piezīmē atsaucieties uz viņu kā "Dmitrijeva kungs" vai "Vladimirs Nikolajevičs".
   • Paturiet to prātā, norādot piezīmes adresātus - iekļaujiet pilnu vārdu un nosaukumu.
5. 5 Ja jūs sūtāt piezīmi kādam no cita uzņēmuma, ir ļoti svarīgi noteikt pareizo saziņas veidu. Atvēliet laiku, lai atrastu informāciju par šo personu; visticamāk, to var izdarīt viņa uzņēmuma vietnē.
   • Piemēram, ja personai ir doktora grāds, noteikti to iekļaujiet.
   • Noteikti atrodiet arī šīs personas ieņemamo amatu un iekļaujiet to savā piezīmē.
6. 6 Padomājiet par savas piezīmes tēmu. Tam jābūt kodolīgam un tiešam.
   • Piemēram, "Jauni klienti" ir diezgan neskaidra tēma, un, ja kāds vēlas atrast jūsu piezīmi pēc dažām dienām vai nedēļām, tad viņam būs grūti to izdarīt.
   • Labākā tēma ir: "Klientu paplašināšanās ziņojums".
7. 7 Parasti apsveikumi netiek rakstīti dienesta piezīmēs. Bet, ja vēlaties, piezīmes tekstu varat sākt ar "Cienījamais Dmitrijeva kungs" vai "Cienījamie kolēģi".
   • Piezīmei jābūt īsai un informatīvai, tāpēc sveicienu var izlaist.
8. 8 Uzrakstiet piezīmes ievaddaļu. Tajā skaidri norādiet piezīmes rakstīšanas un nosūtīšanas mērķi.
   • Piemēram, "Es rakstu ...". Piezīmes ievaddaļā jāiekļauj īss pārskats par tajā sniegto informāciju.
9. 9 Ievadsadaļai jābūt īsai. Tajā nav jāsniedz sīkāka informācija un cita informācija.
   • Izveidojiet ievaddaļu no vairākiem īsiem teikumiem (īsa rindkopa).
10. 10 Izlemiet par galvenās informācijas pasniegšanas stilu. Tas jāiekļauj 2-4 punktos. Prezentācijas stils būs atkarīgs no pašas informācijas.
    • Piemēram, jūs varat sniegt informāciju svarīguma secībā vai atbilstoši procesiem, kuros jūsu projekts ir sadalīts.
11. 11 Pakalpojuma piezīme jāsadala sadaļās (rindkopās), lai tās lasītāji varētu viegli asimilēt informāciju; turklāt sadaļas viņiem palīdzēs noteikt svarīgus piezīmes punktus.
12. 12 Nosauciet katras sadaļas nosaukumu; punkta nosaukumā skaidri jānorāda tajā ietvertā informācija.
    • Piemēram, jūs varētu sadalīt savu gaidāmo biroja pārvietošanas piezīmi šādās sadaļās: Jauna biroja atrašanās vieta, Instrukcijas par iepakošanas aprīkojumu un dokumentiem un pārvietošanas grafiks.
13. 13 Katras sadaļas pirmajam teikumam vajadzētu pastāstīt lasītājiem, par ko ir šis punkts.
    • Atsevišķām piezīmes rindkopām vai sadaļām ir jākoncentrējas uz konkrētu punktu par izskatāmo tēmu.
14. 14 Lai izceltu svarīgus punktus, izveidojiet sarakstu vai sarakstu. Tas palīdzēs lasītājiem koncentrēties uz galvenajiem punktiem un ātrāk lasīt un uztvert informāciju.
15. 15 Piezīmes apjoms nedrīkst pārsniegt 1-2 lapas.
    • Šis ir standarta piezīmju izmērs ar vienas rindas atstarpi un tukšu rindiņu starp rindkopām.
16. 16 Apsveriet iespēju iekļaut rindkopu, kurā apkopota sniegtā informācija. Vairumā gadījumu tas nav nepieciešams, it īpaši, ja uzrakstījāt īsu piezīmi.
    • Bet, ja sniegtā informācija ir ļoti sarežģīta vai ja piezīmes lielums pārsniedz standarta, tad labāk ir iekļaut nelielu rindkopu, kurā apkopota sniegtā informācija (proti, galvenie punkti).
17. 17 Noteikti iekļaujiet noslēguma rindkopu, pat ja jums šķiet, ka tā nav nepieciešama. Apsveriet sekojošo:
    • Kādi ir piezīmes mērķi? Mudināt lasītājus kaut ko darīt? Vai darbiniekiem ir jāziņo savlaicīgi? Ja tā, tad skaidri norādiet to pēdējā rindkopā.
    • Ja turpmāka rīcība nav nepieciešama, uzrakstiet šādu secinājumu: "Es labprāt apspriedīšu šo jautājumu" vai "Ja jums ir jautājumi vai komentāri par šo tēmu, es labprāt uz tiem atbildēšu".
18. 18 Ja vēlaties, piezīmes beigās ievietojiet savu vārdu vai parakstu (bet tas nav obligāti). Ja tas tā ir, apskatiet piezīmes, kuras saņēmāt no citiem darbiniekiem.
    • Ja viņi paraksta piezīmes (piemēram, “Ar cieņu, Ivanovs AA”), rīkojieties tāpat.
    • Ja nevēlaties parakstīt piezīmi, dokumenta beigās varat ievietot iniciāļus.
19. 19 Atgādiniet par visiem pielikumiem, ja piezīmei ir pievienotas tabulas, diagrammas vai pārskati. Lai to izdarītu, dokumenta beigās uzrakstiet, piemēram, "Pielikums: 1. tabula".
    • Pielikumi ir jānorāda piezīmes galvenajā tekstā.
    • Piemēram, ja jūs rakstāt par gaidāmo pārcelšanos uz jaunu biroju, jūs varētu uzrakstīt kaut ko līdzīgu: “Mēs plānojam pabeigt pārcelšanos līdz ceturkšņa beigām. Detalizētu pārvietošanās grafiku skatiet pievienotajā 1. tabulā. "
20. 20 Pirms piezīmes iesniegšanas noteikti pārbaudiet to. Pārliecinieties, vai teikumi ir gramatiski pareizi, vai piezīmē nav pareizrakstības vai sintakses kļūdu un vai informācija ir jēgpilna.
    • Nesūtiet piezīmi pēc pirmās pārbaudes (ja vien, protams, tā nav steidzama piezīme). Nolieciet dokumentu malā un pēc stundas vēlreiz pārbaudiet. Varbūt jūs atradīsit jaunas kļūdas un neprecizitātes, kuras iepriekš nokavējāt.
    • Ja piezīmē ir konfidenciāla informācija, pārbaudiet sava uzņēmuma konfidencialitātes politiku un uzziniet tās personas vārdu, kura pārskatīs jūsu piezīmi un sniegs savu viedokli par tās atbilstību noteiktajiem noteikumiem.