Kā nosūtīt e-pastu klientu apkalpošanai (ar fotoattēlu) - Padomi

Video: Eksprespasta klientu apkalpošanas tālruņa līnija

Saturs

Soļi
Brīdinājums

Kad ir nepieciešams nosūtīt e-pastus klientu apkalpošanas dienestam, dažiem cilvēkiem ir grūti. Kā jums vajadzētu rakstīt vēstules pa e-pastu, vienmēr rakstot vēstules uz papīra? Kādas vienošanās vai protokoli ir paredzēti klientu apkalpošanas pieprasījumiem? Lai gan katrai profesijai, reģionam un kultūrai būs atšķirīgi noteikumi, ir vispārīgas vadlīnijas, kas nodrošina, ka jūs sasniedzat savu mērķi, nosūtot e-pastu klientu apkalpošanai.

Soļi

1. daļa no 3: Vietņu izpēte

Meklēju atbildi. Pirms rakstāt e-pastu uzņēmuma klientu apkalpošanas nodaļai, jums jāpārliecinās, ka uzņēmuma vietnē nav atbildes uz jūsu jautājumu. Daudzi uzņēmumi ir atbildējuši uz bieži uzdotajiem jautājumiem FAQ un atbalsta lapās.
- Šīm atbalsta sadaļām varat ērti piekļūt uzņēmuma vietnē, virzot kursoru virs lapas apakšas un noklikšķinot uz saitēm "Sazināties", "Palīdzība" vai "Klientu apkalpošana".
Atrodiet klientu apkalpošanas lapu. Ja tīmekļa lapas apakšdaļā nevarat atrast saiti Klientu apkalpošana, varat izmantot meklēšanas lodziņu. Tas var būt teksta lauks datu ievadīšanai vai palielināmā stikla simbols mājas lapas augšējā labajā stūrī. Ierakstiet meklēšanas vienumus, piemēram, "klientu apkalpošana" vai "sazinieties", un nospiediet pogu Enter.
- Parasti lapā "Sazinieties ar mums" uzņēmumi klientiem sniedz e-pasta informācijas veidlapu, lai komentētu vai sūdzētos.
  - Pārbaudiet šo lapu, lai pārliecinātos, ka esat saņēmis kopiju; pretējā gadījumā atrodiet e-pasta adresi, no kuras izmantosiet savu personīgo e-pasta kontu, lai sūtītu vēstules, kas palīdz arhivēt ziņas.
Izmantojiet meklēšanas joslu. Tajā pašā meklēšanas joslā, kuru izmantojāt, lai atrastu klientu apkalpošanas e-pasta adreses, atrodiet tēmu, par kuru jautājat. Šādi meklējot tēmas vai jautājumus, jūs varat saņemt atbildes bez e-pasta ziņojuma.
- Rūpīga meklēšana palīdz iegūt atzinību, kad jums patiešām ir jānosūta e-pasta ziņojumi. Ja e-pasta ziņojuma rakstīšana par problēmu jau atrodas vietnē, klientu apkalpošanas komanda, iespējams, domās, ka esat grūts un pasīvs viesis un līdz ar to potenciālais klients.
- Iepazīstieties ar bieži uzdotajiem jautājumiem. Daudzos gadījumos jūsu jautājums, uz kuru jau esat atbildējis, ir sadaļā BUJ. Daudzas vietnes atbalsta šo sadaļu, lai samazinātu klientu apkalpošanai nosūtīto e-pastu skaitu.
Uzņēmuma politikas izpēte. Ja meklēšanas joslā vai bieži uzdotajos jautājumos nevarat atrast atbildi uz savu problēmu, vairāk varat atrast sadaļā “Par mums” vai lapā Atgriešanas politika. Novietojiet peli Web lapas apakšdaļā un atrodiet saites. Atrodiet jebkuru saiti, kas satur atbildi uz jūsu jautājumu, tostarp: Par mums, Satura rādītājs, Kredītkartes, Pieejamie produkti, Atgriešanas politika, Konfidencialitātes politika, Lietošanas noteikumi utt.
- Pat ja atbilde nav atrodama šajās saitēs, informācijas izlasīšana palīdzēs jums izmantot papildu uzņēmuma zināšanas, lai saņemtu vēlamo atbalstu pa e-pastu.
reklāma

2. daļa no 3: E-pasta rakstīšana

Identificējiet to kā sūdzības vai komplimenta e-pastu. Ne visi e-pasta ziņojumi, kas tiek nosūtīti klientu apkalpošanai, ir sūdzības vai jautājumi. Varbūt jūs vienkārši vēlaties pateikties viņiem par atbalstu. Lielākā daļa uzņēmumu ar prieku apsveic šos pozitīvos e-pastus, kā arī e-pastus ar jautājumiem.
- Faktiski dažreiz sūdzības ir ātrākas un tiešākas nekā e-pasts. E-pasts ir piemērots tikai tad, kad nosūtiet paldies vai uzdodat jautājumu bez tūlītējas atbildes, bet, ja vēlaties problēmu atrisināt nekavējoties, vislabāk ir piezvanīt.
Uzrakstiet savu vārdu skaidri. Uzrakstiet jēgpilnu virsrakstu un ķerieties pie lietas. Tas palīdzēs klientu apkalpošanas personālam vispirms redzēt jūsu e-pastu iesūtnē, tādējādi ātrāk reaģējot. Uzrakstiet kodolīgus virsrakstus, iekļaujiet kopsavilkumus pa e-pastu un lūdziet atbildi.
- Piemērs: "Manus Chacos ar mūža garantiju suns sakoda - jāmaina"
Sāciet ar apsveikumu. Kad esat uzrakstījis skaidru virsrakstu, nākamais solis ir sveicināt klientu apkalpošanas personālu. Neuztrauciet šo jautājumu steigā. Zvanot vai tiekoties klātienē, garām sveicieni netiks, vai ne? Jūs varat vienkārši uzrakstīt "Cienījamais klientu serviss".
- Atrodiet vārdu, lai sasveicinātos. Daži mazie un vidējie uzņēmumi uzskaita savu klientu apkalpošanas aģentu vārdus, un, uzrakstot darbinieka vārdu, viņi priecāsies atbalstīt kādu tik mīļu un laipnu cilvēku kā jūs.
- Apsveikumu var beigt ar komatu vai kolu. Piemēram, klientu apkalpošanai vai klientu apkalpošanai:
Izmantojiet pareizrakstību. Izrādiet cieņu saņēmējiem, ievērojot standartus. Neizmantojiet visus lielos burtus, netīras lielo un mazo burtu kombinācijas vai fontus, kas izstrādāti tā, lai tie izskatās pēc rokraksta. Jums vienkārši jāraksta ar standarta pieturzīmēm, pareizrakstību un lielajiem burtiem. Tas palīdzēs novērtēt jūsu e-pastu.
Saglabājiet pieklājīgu toni. Esiet pieklājīgs neatkarīgi no tā, vai rakstāt sūdzības e-pastu vai izsakāt dusmas. Jūs būsiet vērtēts viesis un pretī saņemsiet pieklājīgāku izturēšanos.
Iepazīstini ar sevi. Pēc apsveikuma jums jāiepazīstina ar sevi. Iepazīstiniet ar savu vārdu un parādiet, ka esat pirmais klients vai esat iegādājies vairākas reizes. Abos gadījumos darbinieki vēlas jūs iepriecināt. Ja nepieciešams, norādiet savu ģeogrāfisko atrašanās vietu (attiecībā uz āra izstrādājumiem vai pakalpojumiem).
Esi konkrēts. E-pastā izmantojiet konkrētus vārdus. Izvairieties lietot vispārīgus terminus, piemēram, “mani produkti”; Tā vietā jums vajadzētu sniegt detalizētu produkta vai pakalpojuma aprakstu un to, kāpēc jums jāraksta e-pasts. Aprakstiet jebkuru ar produktu / pakalpojumu saistītu incidentu, lai darbinieki varētu precīzi identificēt problēmu. Šīs nepieciešamās informācijas iekļaušana pirmajā e-pastā palīdzēs izvairīties no garu e-pastu pievienošanas.
- Izmantojiet saiti uz produktu, ja tāda ir pieejama, lai darbinieks varētu uz to nekavējoties atsaukties, pamatojoties uz jūsu aprakstīto.
- Uzrakstiet pasūtījuma numuru e-pastā, jo lielākā daļa darbinieku lūgs šo informāciju. Šis numurs tiek izmantots pasūtījumu izsekošanai un uzglabāšanai sistēmā.
Uzdod skaidrus jautājumus. Ejiet tieši uz e-pasta ziņojumu. Nezvana apkārt. Kad esat sasveicinājies ar darbiniekiem un iepazīstinājis ar sevi, sāciet rakstīt jaunu rindkopu, kurā precīzi parādīts notiekošais, izmantojot konkrētu formulējumu.
- Ja vēlaties, tieši pieprasiet stimulus. Tomēr jūs varat kautrēties pieprasīt atlaidi, atstājiet to malā e-pastā. Ja vēlaties saņemt kaut ko pretī par produktiem ar trūkumiem, jautājiet tieši.
Uzrakstiet īsas rindkopas. Uzrakstiet kodolīgas vietas. Lai viegli lasītu, rindkopā ierakstiet 1, 2 vai līdz 3 teikumus. Tas arī palīdz darbiniekiem ātri pārlūkot e-pastus, lai redzētu, kā noteikt prioritātes. Ja e-pastā ir pārāk daudz vārdu, tie bieži tiek novērtēti zemāk, jo viņiem nav laika lasīt un saprast, ko vēlaties.
Beidziet ar vienkāršu parakstu. Beidziet e-pastu ar secinājumu, lai apkopotu pieprasījumu vai komplimentu, un beidzot atvadieties. "Ar cieņu" beigas darbosies, taču jūs varat arī izlaist atvadu un vienkārši ievietot savu e-pasta parakstu. Jūs varat arī norādīt steidzamību, sakot "Es ceru uz jūsu atbildi".
- E-pasta paraksts ietver jūsu vārdu, profesiju un kontaktinformāciju. E-pasta parakstu varat formatēt e-pasta iestatījumos un iestatīt tā parādīšanos automātiski, rakstot jaunus e-pastus.
Nepievienojiet failus. Pirmo reizi nevajadzētu kādam pievienot e-pastā. Daudzās vietnēs ir surogātpasta filtri, kuru mērķauditorija ir e-pasts, kurā ir faili, tāpēc e-pasta ziņojumi pirms to lasīšanas nonāk mapē Spam Box.
- Jums, protams, jāpievieno fails, ja sūtāt e-pastu darba pieteikumam un tiek lūgts pievienot CV CV formātā.
- Nenorādiet savu lietotājvārdu, paroli vai kredītkonta / norēķinu informāciju.
Pirms sūtīšanas uzmanīgi izlasiet. Pēc e-pasta rakstīšanas nesteidzieties nospiest pogu Sūtīt. Jums rūpīgi jāizlasa e-pasts, pārliecinoties, ka nav nevērīgu kļūdu, kas traucē jūsu selektīvajiem vārdiem. Neatkarīgi no tā, vai rakstāt e-pastu pa tālruni, automātiskā "sūtīšana no mana iPhone" nevar būt attaisnojums gramatikas kļūdām un pieturzīmēm, tādējādi mazinot jūsu profesionalitāti.
Jautāt. Ja pēc dažām dienām neesat saņēmis atbildes e-pastu, iespējams, jūsu e-pasts ir bloķēts, izmantojot surogātpasta filtrēšanu, vai nosūtīts uz apakšējo e-pasta lapu. Nosūtiet atgādinājumu par iepriekšējo e-pastu un vaicājiet, vai viņi ir saņēmuši jūsu pirmo e-pasta ziņojumu. reklāma

3. daļa no 3: vienmēr esi pieklājīgs

Uzrakstiet pareizu gramatiku un pareizrakstību. Jūs, iespējams, to neapzināties, bet pieklājīga toņa uzturēšanas daļa ir pareizas gramatikas un pareizrakstības izmantošana. Pievērsiet uzmanību, lai sakarīgi nodotu savu vēstījumu, un tas parāda, ka jūs cienāt saņēmēju un esat pieklājīgs cilvēks.
Parādiet kvalifikāciju un zināšanas. Neesiet augstprātīgs, bet parādiet savu prasmi, pareizi lietojot vārdus. Turklāt, ja esat izpētījis uzņēmuma vietni un kaut nedaudz zināt par viņu politiku, sakiet, ka esat izlasījis, bet nevarat atrast atbildi uz savu problēmu.
Izvairieties no joku zvana. Asprātīgi komentāri un joki ir jāizmanto īstajā vietā, tāpēc vismaz pirmajā nosūtīšanas reizē tiem nevajadzētu parādīties nopietnā e-pastā. Asprātīga valoda tiek uzskatīta par nepiemērotu, un uzņēmējdarbībā no tās jāizvairās.
- Kad esat izveidojis attiecības ar darbinieku, izmantojot dažus e-pastus, joks tiks pieņemts un vieglāk saprotams.
Izteikt sevi bez uzbrukuma. Neatkarīgi no tā, vai esat dusmīgs par sliktu produktu vai pakalpojumu, emociju izteikšana e-pastā nedos vēlamos rezultātus. Ar cieņu un pieklājību iepazīstināt problēmu ir efektīvāk nekā kaitinošu vai agresīvu e-pastu.
- Atcerieties, ka jūs, iespējams, nevarat pareizi izteikt savas emocijas ar vārdiem. Ja jūs satrauc problēma, kurai nepieciešama tūlītēja atrisināšana, tālruņa zvani būs efektīvāki.
Pieminiet savu apņemšanos un atzinību. Galu galā, pieminot savu uzticību uzņēmumam un atzinību par viņu pakalpojumiem gadu gaitā, darbinieki jutīsies ērtāk, lasot jūsu e-pastus un atbildot uz tiem. ātrāk. reklāma