Saturs

• Lai soli
• 1. metode no 2: 1. daļa: Ir pareizās prasmes
• 2. metode no 2: 2. daļa: Esiet reprezentatīvs
• Padomi
• Brīdinājumi

Katram uzņēmumam, kas uzņem apmeklētājus, ir nepieciešams reģistratūras darbinieks. Reģistratūra ir persona, kas uzņem apmeklētājus pie uzņēmuma vai iestādes letes. Parasti tā ir pirmā persona, ar kuru apmeklētājam jātiekas, un, kā zināms, pirmie iespaidi vienmēr ir ļoti svarīgi. Reģistratūrai apmeklētājs jāuzņem pieklājīgi un pareizi jāatbild, arī pa tālruni vai e-pastu. Tā ir it kā uzņēmuma vizītkarte.

Lai soli

1. metode no 2: 1. daļa: Ir pareizās prasmes

1. Ir izcilas organizatoriskās prasmes. Kā reģistratūra jūs esat uzņēmuma vizītkarte - - jūs esat persona, ar kuru klients vispirms runā un ar kuru darbinieki nāk pēc informācijas un plānošanas. Papildus zvanu pieņemšanai un apmeklētāju novirzīšanai jums bieži nākas saskarties ar klientiem, organizēt visdažādākos pasākumus, organizēt tikšanās utt. Tā kā tas nozīmē daudz pienākumu, ir svarīgi, lai jūs kā reģistratūras darbinieks būtu labi organizēts, lai jūs varētu darīt vairākas lietas vienlaikus. var. Ja jūs nevarat vienlaikus veikt vairākus uzdevumus un izpildīt tos pareizā secībā, jūs kā reģistratūra ilgi neizturēsit.
   • Labs veids, kā organizēt, ir ieguldīt arhivēšanas sistēmā, ar kuru jūs varat strādāt. Ir svarīgi zināt, kādi dokumenti un informācija var būt nepieciešama jūsu priekšniekam, kolēģiem un klientiem. Glabājiet visu šo informāciju dažādās mapēs - datora darbvirsmā vai uz papīra. Organizējiet sistēmu tā, kas jums vislabāk der - ja jums tam nepieciešamas neona līmlapiņas, tas ir labi.
   • Organizācija nozīmē arī to, ka jūs varat sevi motivēt - jums nav nepieciešams, lai kāds jums pastāstītu, kā kaut ko darīt, vai lai jūs noturētu uz pareizā ceļa. Ja esat labi organizēts, jūs precīzi zināt, kuri uzdevumi jums jāveic dienā, un kurām lietām ir prioritāte.
   • Pārliecinieties, ka pie rokas ir (daudz) tālruņu numuru, piemēram, kolēģu, būvuzņēmēju, pārdevēju, neatliekamās palīdzības dienestu utt. Tālruņa numuri. Tie visi būs nepieciešami noteiktā laikā. Saglabājiet tālruņa numurus īpašā datorprogrammā vai Rolodex.
2. Pārliecinieties, ka jums ir maz tehnisko zināšanu. Vissvarīgākā tehnoloģija, ar kuru jātiek galā reģistratūrai, ir tālrunis - un visas ar to saistītās pogas un līnijas. Datorprasmes ir arī neaizstājamas - lielākajai daļai reģistratūru speciālistu jāzina, kā nosūtīt e-pastus, un labi jāprot izmantot vārdu procesoru. Tas ir noderīgi arī tad, ja jūs zināt, kā izveidot izklājlapas un izmantot programmas, kas raksturīgas uzņēmumam, kurā strādājat.
   • Paturiet prātā, ka, visticamāk, jums būs jāmāk rīkoties arī ar kopētāju, skeneri un printeri (un jānovērš problēmas, kas rodas kolēģiem, strādājot ar šīm ierīcēm). Ja zināt, kādu aprīkojumu izmantojat, iedziļinieties rokasgrāmatās, lai varētu atrisināt visbiežāk sastopamās problēmas.
3. Esiet uzticams. Paredzams, ka reģistratūra visu laiku atradīsies pie sava rakstāmgalda - uzņēmums saņem sliktu vārdu, ja neviens neatbild uz tālruni vai ja gaidīšanas laiks ir ļoti garš. Padariet uzticamību par savu prioritāti - ja jūsu priekšnieks zina, ka viņš var paļauties uz jums un ka jūs vienmēr esat gatavs palīdzēt, jūs pats sevi padarāt par neaizstājamu.
4. Esi labs klausītājs. Svarīga reģistratūras darbinieka loma ir citu cilvēku uzklausīšana - telefoniski, kad klients uzdod jautājumu pie rakstāmgalda vai kad informācija tiek nodota jums. Ja esat labs klausītājs, varat strādāt efektīvāk - varēsiet vieglāk atrisināt problēmas, ja uzreiz sapratīsit, ko kāds no jums prasa, un varēsit labāk klientus novirzīt uz nodaļu, kur viņiem var palīdzēt.
5. Pierakstiet visu. Kad priekšnieks prasa kaut ko darīt, pierakstiet informāciju. Kad klients zvana, noteikti pierakstiet viņa informāciju (vārds, kontaktinformācija, ko viņš vēlas utt.). Piezīmes palīdz uzturēt sakārtotību un atgādina par visām mazajām lietām, kas rodas vienā dienā. Pierakstiet piezīmes piezīmju grāmatiņā vai piezīmju grāmatiņā un vienmēr turiet tās pie sevis. Jūs būsiet pārsteigts, cik tas ir noderīgi, it īpaši, ja vēlaties uzzināt, ko vēlējās persona, kura zvanīja pirms piecām stundām.
   • Pārliecinieties, ka esat sīki izrakstījis ziņojumus un izlasījis uzrakstīto. Atkārtojiet ziņojumu un / vai kontaktinformāciju, pierakstot to, lai pārliecinātos, ka jums ir pareiza informācija.
6. Pieklājīgi atbildiet uz tālruni ar standarta apsveikumu, piemēram: "Labrīt, jūs runājat ar ____ (jūsu vārds), no ____ (uzņēmuma nosaukums), kā es varu jums palīdzēt?Pārliecinieties, ka atbildat uz tālruni pēc viena vai diviem zvana signāliem. Nav pareizi cilvēkus aizturēt ilgāk par minūti (tas ir ilgāk, nekā jūs domājat).
   • Uzmanīgi klausieties tās personas vārdu, kuru lūdz zvans. Atkārtojiet, ja vēlaties pārliecināties. Pajautājiet, vai zvanītājs var uzrakstīt vārdu, ja to ir grūti saprast.
   • Pārsūtiet sarunu kārtīgi, izmantojot standarta frāzi, piemēram, "Pagaidiet minūti, es jūs aizvedīšu pie Smita kunga". Vai arī, ja persona piedalās sarunā: "Misters Smits šobrīd piedalās sarunā. Vai vēlaties gaidīt, vai es pārsūtīšu ziņojumu?". Pieklājīgi pateicieties zvanītājam un pārsūtiet zvanu.
7. Apsveiciet paku piegādātājus ar tādu pašu profesionalitāti un pieklājību kā jebkurš cits apmeklētājs. Jums var būt jāparakstās par piegādi. Pārliecinieties, ka jūsu paraksts ir salasāms. Piegādes personai var būt nepieciešami norādījumi par iepakojuma ievietošanu. Šādos jautājumos noteikti sazinieties ar pareizajiem darbiniekiem.
8. Efektīvi un pieklājīgi uzņemiet klientus, kas nāk pie biznesa. Pēc tam, kad apmeklētājs jums pateiks, kas viņi ir un ko meklē, jūs sazināties ar šo personu un pastāstiet viņiem, kas tur atrodas. Standarta teikums, ko varat izmantot šim nolūkam, ir šāds: "Smit kungs, Jansena kundze no XYZ b.v. ir šeit, lai tiktos ar pulksten 2". Vienmēr mēģiniet norādīt vārdu un uzvārdu, kā arī uzņēmumu, kuru viņi pārstāv. Ir lietderīgi jautāt, vai viņam / viņai ir norunāta tikšanās. Pēc tam Smits sniegs papildu norādījumus par to, kur likt klientam gaidīt un cik ilgi tas prasīs. Pēc tam jūs varat apmeklētājam pateikt: "Misters Smits būs klāt pēc minūtes". Vai arī: "Mr Smit saka, ka viņš pabeidz sapulci un ka viņš būs pēc 5 minūtēm. Lūdzu, apsēdieties".

2. metode no 2: 2. daļa: Esiet reprezentatīvs

1. Ir pozitīva attieksme. Kā jau minēts iepriekš, reģistratūra ir uzņēmuma vizītkarte - klienti vispirms redz jūs un atbild uz jautājumiem, kas nāk no cilvēkiem, kuri nevar ierasties birojā. Neviens nevēlas, lai viņu sagaida skāba vai kašķīga seja. Vienmēr sejā ir smaids un dzīvespriecīga personība. Esiet pacietīgi pret sarežģītiem klientiem, pat ja viņi jums nervozē.
   • Pat ja jums ir ļoti grūts klients, turpiniet atgādināt sev, ka jums ir spēcīga, laimīga personība. Sakiet sev, ka viņi izliek jums neapmierinātību, bet ziniet, ka, kamēr jūs darāt visu iespējamo, lai viņus uzņemtu, jūs neesat tas, kurš kaut ko dara nepareizi. Labāk saglabāt vēsumu nekā eksplodēt.
2. Sagatavojiet apsveikumu. Vienmēr ir svarīgi klientus sveikt draudzīgi. Pat ja jums kaut kas jāpabeidz, pirms varat palīdzēt klientam, ir svarīgi viņu sasveicināties, lai viņi zinātu, ka ir redzēti un ka viņiem palīdzēs.
   • Piemēram, jūs varat sasveicināties ar: "Labrīt! Ja jūs apsēdīsities, es būšu tieši ar jums!".
3. Esi pieklājīgs. Esiet cieņpilns. Izturieties pret visiem tā, it kā viņi būtu vissvarīgākā persona, kas šodien iegāja birojā. Tas ir jūsu darbs - nevienu neinteresē, vai jūs šorīt stundas pavadījāt sastrēgumā vai ka jūs vienkārši izlejiet kafiju pār jaunajiem ādas apaviem. Atstājiet mājās personiskās rūpes. Ļaujiet klientam justies ērti un izbaudīt sarunu ar jums.
4. Kleita pārstāve. Jūs pārstāvat uzņēmumu, tāpēc jums ir jāizskatās glīti. Ieguldiet apģērbā, kas atbilst korporatīvajai kultūrai. Ja esat reģistratūras darbinieks noteiktā uzņēmējdarbības veidā (piemēram, apģērbu zīmolam), var būt labi valkāt šī zīmola apģērbus. Tiecieties uz konservatīvo pusi, ja vien jūs strādājat vietā, kur ir svarīga mode vai citi faktori.
   • Pārbaudiet, vai jūsu uzņēmumā ir īpaši noteikumi attiecībā uz apģērbu. Jūsu uzņēmumam var būt labi ar oficiālu darba apģērbu, taču jūs nekad neatcerieties uz ģērbties formāli (sporta bikses var nenovērtēt).
5. Vienmēr izskatieties kārtīgi.

Padomi

• Glabājiet personīgās lietas no darba. Tas arī nozīmē, ka jūs darbā netiekat galā ar personiskām sarunām un e-pastiem. IT nodaļa var uzraudzīt jūsu datora darbības.
• Esiet laipns pret vadītājiem, pārliecinieties, vai varat viņiem palīdzēt, kad jums nav ko darīt.
• Atcerieties, kurš maksā jūsu algu, un vienmēr izturieties pret viņiem.
• Atrodiet kādu, kurš var sekot rakstāmgaldam vai tālrunim, kad jums jāiet uz vannas istabu, kad dodaties ārā pusdienās, atvaļinājumā utt. Tādā veidā jūs neatgriezīsit dusmīgus cilvēkus.
• Pajautājiet kolēģiem, vai jūs varat kaut ko palīdzēt. Sūdzoties, jūs varat iegūt labākus draugus, palīdzot nekā ienaidnieki.
• Pasta apstrāde bieži ir arī jūsu darba sastāvdaļa. Pirmajā dienā nekavējoties izdomājiet, kur tai jāiet, kas un kad to piegādās.
• Vienmēr esiet gatavs iemācīties jaunu uzdevumu. Daudzpusība var dot jums daudz.
• Rakstiet ziņojumus divos eksemplāros un nododiet kopiju personai, kurai ziņa ir paredzēta. Vai arī izmantojiet dienasgrāmatu, tas padara lietas vieglāk atrodamas, īpaši, ja meklējat vārdu vai tālruņa numuru.

Brīdinājumi

• Nekad nesaki "es to nedarīšu". Tad jūs ātri zaudēsiet darbu.
• Neizliecies, ka esi jauks. Cilvēki to redz tieši. Esiet patiesi ieinteresēts, pieklājīgs un cieņpilns. Ja jūs to nevarat izdarīt, jums nevajadzētu kļūt par reģistratūru. Jūs nojaucat uzņēmuma reputāciju. Tad drīzāk meklējiet biroja darbu, kur jums nav jāiznāk sabiedrībā.
• Nestrīdieties ar klientu vai zvanītāju. Nosūtiet viņu pie priekšnieka.