Saturs

• Soļi
• 1. metode no 3: Gatavošanās sanāksmei
• 2. metode no 3: tikšanās laikā
• 3. metode no 3: pēc sanāksmes
• Padomi
• Brīdinājumi
• Ko tev vajag

Kā korporatīvajam sekretāram vai valdes sekretāram vai varbūt mazā uzņēmuma īpašniekam pastāv iespēja, ka jums nāksies saskarties ar nepieciešamību saglabāt korporatīvo sanāksmju protokolus. Šis uzdevums ir ļoti svarīgs, jo tas nav tikai juridiska prasība, īpaši bezpeļņas organizācijām: šie protokoli ir daļa no uzņēmuma oficiālajiem ierakstiem, tā vēstures. Protokolus var izdarīt diezgan vienkārši, ja tiek ievēroti noteikti noteikumi un formāts.

Soļi

1. metode no 3: Gatavošanās sanāksmei

1. 1 Iepriekš (vairākas nedēļas iepriekš) nosūtiet paziņojumu par sapulci, norādot sanāksmes datumu, laiku, vietu un mērķi ikvienam, kam paredzēts piedalīties.
2. 2 Katram valdes loceklim sagatavojiet īpašu paketi, kurā ietilpst: paziņojums par sanāksmi, iepriekšējās sanāksmes protokols, gan kontaktinformācijas saraksts, gan informācija, kas tiks prezentēta sanāksmē (piemēram, analīzes un budžeta pārskati). Ja informācija ir konfidenciāla, pārsūtiet to tikai tad, ja tā parādās, pēc tam, kad darbinieki (dažos gadījumos) un viesi ir atstājuši telpas.
3. 3 Pārliecinieties, ka pie rokas ir visērtāk lietojamā reģistrācijas kontrolierīce, piemēram: piezīmju grāmatiņa, mape, klēpjdators vai balss ierakstītājs.
4. 4 Sanāksmes dienā pārliecinieties, ka visiem dalībniekiem ir rakstīšanas materiāli, nozīmītes (ja nepieciešams) un atspirdzinājumi.

2. metode no 3: tikšanās laikā

1. 1 Pierakstiet šādu informāciju:
   • Organizācijas nosaukums un sapulces veids.
   • Vai sapulces paziņojums tika nosūtīts, un ja jā, tad kad.
   • Tikšanās datums un vieta, kur tā notika.
   • Laiks, kad tikšanās sākās.
2. 2 Pierakstiet tikšanās iemeslu, piemēram: ceturkšņa valdes sēde vai ikgadējās amatpersonu vēlēšanas.
3. 3 Jāuzskaita:
   • Valdes locekļi, amatpersonas un darbinieki, kas piedalās sanāksmē, un viņu pienākumi.
   • Tie, kas nav klāt.
   • Apmeklētāji, kuri viņus uzaicināja, un iemesli, kāpēc viņi apmeklēja pasākumu.
   • Sapulces vadītāja vārds un uzvārds.
   • Persona, kas sastāda sanāksmes protokolu.
4. 4 Norādiet kvorumam nepieciešamo biedru skaitu un to, vai šis skaits ir sasniegts.
5. 5 Ierakstiet balsošanas rezultātus, lai akceptētu, pārskatītu vai atsauktu pēdējās sanāksmes protokolu.
6. 6 Ja nepieciešams, mainiet iepriekšējos protokolus.
7. 7 Izsakiet faktiskos jautājumus no iepriekšējā protokola un ierakstiet to apspriešanas gaitu, balsošanas rezultātus vai kopējo rezultātu.
8. 8 Ierakstiet citas balsis, piemēram, amatpersonu ievēlēšanu, un balsu skaitu par, pret vai atturējās. Izņemot tos, kuri atturējās, nav nepieciešams pierakstīt cilvēku vārdus un to, kā viņi balsoja. Norādiet balsošanas atteikuma iemeslu un to, vai kāds balsošanas laikā atstāja telpu.
9. 9 Uzskaitiet darba kārtības jautājumus un atstājiet atstarpi starp tiem piezīmju rakstīšanai.
10. 10 Pierakstiet diskusiju par darba kārtības jautājumiem un to, ko un kurš teica.
11. 11 Uzskaitiet visus aktuālos jautājumus, kas tika apspriesti sanāksmes laikā, kā arī cilvēkus, kuriem būs jārunā nākamajā sanāksmē.
12. 12 Ņemiet vērā visas diskusijas par jautājumiem, kas nav iekļauti darba kārtībā, un to, kas tos jautāja, kā arī šo diskusiju rezultātus.
13. 13 Norādiet to lēmumu iznākumu, kuri tika ierosināti pārskatīšanai, atjaunināšanai vai balsošanai. Oficiālais lēmums tiks iesniegts kā atsevišķs dokuments.
14. 14 Norādiet nākamās sanāksmes datumu un laiku.
15. 15 Ņemiet vērā, ka sanāksme tika pasludināta par slēgtu ar vairākuma vai vienprātīgu lēmumu. Norādiet sapulces beigu laiku.

3. metode no 3: pēc sanāksmes

1. 1 Aizpildiet protokolu pēc iespējas pilnīgāk un dariet to pēc iespējas agrāk.
2. 2 Treknrakstā iezīmējiet visus balsošanas rezultātus, darba kārtības jautājumus un pieņemtos lēmumus.
3. 3 Pēc iespējas ātrāk izplatiet protokola kopijas visiem sanāksmes dalībniekiem, lai saņemtu atsauksmes par tā saturu. Ja izmaiņas netika piedāvātas, formalizējiet protokolu un pēc tam ievietojiet to īpašā korporatīvo sanāksmju mapē. Izplatiet protokola galīgās versijas kopijas visiem sapulces dalībniekiem un tiem, kas tās nebija klāt.

Padomi

• Ja kaut ko nesaprotat, nekavējoties uzdodiet atbilstošos jautājumus, lai diskusija tiktu ierakstīta pareizi. Lai lūgtu paskaidrojumus, jums nav jāgaida, līdz esat pilnībā izstrādājis protokolu.
• Pieņemtie lēmumi un balsošanas rezultāti jānorāda protokolā, bet arī to kopijas jāglabā atsevišķā mapē vietā, kas aizsargāta no uguns, ūdens un citiem faktoriem. Kopā ar šo mapi jāglabā arī elektroniskās kopijas.
• Tikšanās laikā nemēģiniet pierakstīt katru vārdu: rakstiet vispārīgi par teikto. Jūs varat pilnīgāk atklāt diskusijas gaitu pēc protokola aizpildīšanas.
• Jūsu uzņēmuma politika var aizliegt elektronisko sakaru izmantošanu. Tagad tas notiek diezgan reti - tas viss ir atkarīgs no laika, kad noteikumi tika uzrakstīti, un no tā, vai tie ir pārskatīti gadu gaitā. Tāpēc, pirms šādā veidā sazināties ar sapulces dalībniekiem, pārliecinieties, ka neko nepārkāpjat. Varat arī ierosināt grozījumus šāda veida noteikumos, ja tie ir bezcerīgi novecojuši.

Brīdinājumi

• Esiet piesardzīgs, iesniedzot protokola projektu sapulces dalībniekiem pārskatīšanai un pārskatīšanai, jo tas dod viņiem iespēju mainīt teikto. Kad protokols ir pilnībā pabeigts, pārliecinieties, ka visi ir informēti par jebkurām tajā veiktajām izmaiņām: tādā veidā informācija tiks interpretēta pareizi un neviens netiks maldināts.

Ko tev vajag

• Mapes
• Ierakstīšanas piederumi (piezīmjdatori, zīmulis vai pildspalva, klēpjdators vai balss ierakstītājs)
• Žetoni, ja nepieciešams
• Iepakojumi, kas satur visu sanāksmei nepieciešamo informāciju
• Piezīmju bloki un pildspalvas / zīmuļi sapulces dalībniekiem
• Auksti dzērieni