Saturs

• Soļi
• 1. metode no 2: kārtojiet alfabētiskā secībā
• 2. metode no 2: dokumentu indeksēšana
• Padomi
• Brīdinājumi

Drukāto dokumentu organizēšanu - gan darba, gan personiskām vajadzībām - var veikt bez lielām grūtībām, sakārtojot tos alfabētiskā secībā. Šī dokumentu organizācija ļaus jums un jebkurai citai personai ātri atrast nepieciešamo informāciju, kā arī nodrošinās dokumentu aizsardzību. Tomēr ne viss ir tik vienkārši, un dokumentu kārtošanā alfabētiskā secībā ir vairāki smalkumi, par kuriem mēs jums tagad pastāstīsim.

Soļi

1. metode no 2: kārtojiet alfabētiskā secībā

1. 1 Organizējiet dokumentus alfabētiskā secībā, pamatojoties uz to nosaukumu. Šim nolūkam izmantojiet tā saukto alfabētisko indeksu.
2. 2 Ievietojiet dokumentus vienā vai otrā burtu mapē, pamatojoties uz to, ar kuru burtu tie sākas. Kārtojot dokumentus, kas sākas ar vienu un to pašu burtu, jābalstās uz vārda otro burtu. Ja otrais burts ir vienāds, tad trešais. Vai arī ceturtais. Vai piektais. Šeit un šeit nevar būt nekādu noviržu no šī algoritma, taču tas jūs simtkārtīgi atalgos - šī šķirošana izdzēsīs visus baltos plankumus dokumentācijā.
3. 3 Aprakstiet, kā esat kārtojis dokumentus. Jūs vēlaties, lai visi, kam ir piekļuve jūsu pasūtītajiem dokumentiem, zinātu, kā tie ir sakārtoti.
4. 4 Ievietojiet dokumentus atvilktnē vai tur, kur tos vajadzētu uzturēt kārtībā. Pievienojot dokumentiem kaut ko jaunu, neaizmirstiet par alfabētu!

2. metode no 2: dokumentu indeksēšana

1. 1 Izmantojiet etiķetes ar alfabēta burtiem. Dokumentu indeksēšana (citiem vārdiem sakot, parakstīšana) ir dokumentu sakārtošanas pamatu pamats. Tieši šajā posmā dokumenti tiks pārsūtīti uz jūsu kataloga atbilstošajām sadaļām un sadaļām. Faktiski sadaļu nosaukumi tiek izmantoti, lai aprakstītu to saturu, un tad sadaļas nosaukums kļūst arī par dokumenta nosaukumu. Sakārtojiet sadaļas alfabētiskā secībā, izmantojot tālāk sniegtos padomus.
2. 2 Pareizos nosaukumus var indeksēt šādā secībā: uzvārds, tad vārds, pēc tam patronīms vai otrais vārds. Pieturzīmes var ignorēt.
   • Ja tiek izmantoti prefiksi, sasaistiet prefiksu ar tā nosaukuma daļu, kas atrodas pirms tā, un ievietojiet to pirmajā vietā. Pieturzīmes nav vajadzīgas.
   • Defises var ignorēt, un vispirms jānorāda nosaukuma daļas pirms un pēc defises.
   • Saīsinājumi un viena burta vārdi tiek indeksēti tādi, kādi tie ir. Iniciāļi ir sadalīti atsevišķās daļās.
   • Pēdējās ir norādītas pozīcijas un nominālie sufiksi, vispirms norādot pozīciju, pēc tam - sufiksu.
3. 3 Ar organizācijām saistītos dokumentus var sakārtot pēc šo uzņēmumu nosaukumiem. Šajā gadījumā katrs organizācijas nosaukuma vārds tiek uzskatīts par atsevišķu elementu. Grāmatvedība ir tādā pašā secībā, kādā vārdi tiek parādīti nosaukumā.
   • Saīsinājumi un viena burta vārdi tiek indeksēti tādi, kādi tie ir. Šajā gadījumā burti jāatdala ar atstarpēm un jāuzskata par atsevišķiem elementiem.
   • Pieturzīmes šajā gadījumā tiek izlaistas, vārdi pirms un pēc pieturzīmēm ir norādīti pirmajā elementā.
   • Skaitļi un cipari tiek rakstīti burtu formātā un indeksēti tāpat kā tad, ja tie sākotnēji būtu vārdi. Pieturzīmes atkal tiek izlaistas. Dokumenti, kuru nosaukums sākas ar romiešu cipariem, atrodas agrāk nekā līdzīgi, kuru nosaukums sākas ar arābu cipariem, savukārt cipari ir norādīti no mazākā līdz lielākajam. Tikai tad jūs varat ievietot dokumentus, sākot ar vārdiem.
   • Visas rakstzīmes ir rakstītas vārdos, pirmajā skaitlī jānorāda visi skaitļi, kas tieši saistīti ar rakstzīmi.
4. 4 Valdības organizāciju nosaukumi vispirms tiek indeksēti, norādot konkrētas organizācijas jurisdikcijas valsti un reģionu. Organizācijas nosaukums ir norādīts nākamajā elementā, un vārdi “vadība”, “birojs”, “pārstāvis” un tamlīdzīgi ir norādīti pašās beigās.
5. 5 Ja nosaukumi ir vienādi, izmantojiet dokumentu kataloģizācijas adresi. Izmantojiet šādu secību: nosaukums> reģions> pilsēta> ielas nosaukums> mājas numurs.

Padomi

• Vienmēr ievietojiet dokumentus atpakaļ no vietas, kur tos paņēmāt.
• Indeksējot, vispirms ir svarīgi ievērot standarta noteikumus, un tikai pēc tam - korporatīvos.
• Izstrādājiet sistēmu, lai norādītu, kad un kurš ir saņēmis dokumentu.

Brīdinājumi

• Jo vairāk cilvēku varēs piekļūt dokumentu katalogam, jo ​​lielāks būs juceklis.