Saturs

• Lai soli
• 1. daļa no 2: Biznesa vēstules sastādīšana
• 2. daļa no 2: Biznesa vēstules rakstīšana
• Padomi

Veicot uzņēmējdarbību, jums, iespējams, jāraksta vēstules saviem klientiem. Jums var būt nepieciešams pastāstīt viņiem par jauniem notikumiem vai īpašiem piedāvājumiem, vai arī jums būs jāatbild klientam, kuram ir sūdzība jūsu uzņēmuma vārdā. Lai kāds būtu jūsu vēstules iemesls, vienmēr izmantojiet profesionālu toni.

Lai soli

1. daļa no 2: Biznesa vēstules sastādīšana

1. Izmantojiet profesionālu veidlapu. Biznesa vēstule pārstāv jūsu uzņēmumu. Tāpēc tam jāizskatās atšķirīgi un jābūt kvalitatīvam. Uz tā jābūt arī uzņēmuma logotipam vai zīmolam.
   • Izmantojot Microsoft Word izkārtojumus, varat izveidot veidlapas. Veidlapu veidlapās noteikti izmantojiet esošo logotipu vai zīmolu.
2. Atveriet tekstu apstrādes programmu. Jums vienmēr datorā jāizveido biznesa vēstule.
   • Izveidojiet jaunu dokumentu un iestatiet dokumenta piemales uz 1 collu.
   • Izmantojiet tādu serifu kā Times New Roman, Georgia vai Ariel. Izmantojiet burtu lielumu, kas nav lielāks par 12, bet ne mazāks par 10. Burtu nedrīkst būt grūti nolasīt nepareiza fonta vai izmēra dēļ.
   • Noteikti izmantojiet vienu atstarpi.
3. Izmantojiet bloka formu. Bloku forma ir visizplatītākais biznesa vēstuļu formāts. Ar to ir arī visvieglāk strādāt. Katrai virsrakstam jābūt pret kreiso malu, un pēc katras virsraksta būs atstarpe. Sākot no augšas uz leju, jūsu biznesa vēstulē jābūt šādiem virsrakstiem:
   • Pašreizējais vai vēstules nosūtīšanas datums. Datums ir svarīgs, jo to var izmantot jūsu un adresāta ierakstiem. Tad to var arī likumīgi izmantot. Tāpēc pārliecinieties, ka datums ir pareizs.
   • Sūtītāja adrese. Šī ir jūsu adrese, kas formatēta standarta adreses formātā. Ja jūsu adrese jau ir uz veidlapām, varat izlaist šo darbību.
   • Adresāta adrese. To veido tās personas vārds un adrese, kurai jūs rakstāt vēstuli. Mr / Mrs izmantošana nav obligāta. Tātad, ja jūs rakstāt, piemēram, Ninai de Vries, varat izlaist Mevrouw daļu.
   • Preambula. Tas var būt "Dear Mrs de Vries kundze" vai "Dear Nina de Vries". Ja neesat pārliecināts, kurš lasīs vēstuli, izmantojiet "Dear Sir or Madam". Varat arī izmantot "L.S.", bet tikai kā pēdējo iespēju, ja jums nav ne jausmas, kas lasīs jūsu vēstuli.
   • Vēstules pamatteksts. Mēs pievērsīsimies tam vairāk šajā rakstā vēlāk.
   • Vēstules noslēgums ar parakstu. Tas var būt "Ar cieņu" vai "Ar cieņu".

2. daļa no 2: Biznesa vēstules rakstīšana

1. Nosakiet, kas ir jūsu mērķauditorija. Vēstules tonim vienmēr jābūt profesionālam, neatkarīgi no jūsu mērķauditorijas. Bet jums var būt jāmaina valoda vai vārdu izvēle atkarībā no saņēmēja. Ja rakstāt cita uzņēmuma cilvēkresursu nodaļai, jums vajadzētu būt oficiālākam savā valodā. Bet, ja rakstāt konkrētam klientam, varat izmantot mazliet vairāk ikdienas vai gadījuma valodu.
   • Mērķa grupas noteikšana nozīmē arī to, ka jūs varat skaidri runāt pret savu mērķa grupu. Izvairieties lietot terminoloģiju, kuru lasītājs nesaprot. Piemēram, klients, iespējams, nezina saīsinājumus, kas izmantoti jūsu uzņēmuma kosmosa programmā, tāpēc nelietojiet tos, kas ir burtā.
   • Labas biznesa vēstules rakstīšanas zelta likums ir būt skaidram, kodolīgam un pieklājīgam.
2. Pirmajā teikumā norādiet burta mērķi. Apsveriet vēstules mērķi. Vai tas ir paredzēts, lai informētu klientus par jūsu jauno atrašanās vietu? Vai tas ir, lai atgādinātu klientam par neapmaksātu rēķinu vai nesamaksāto atlikumu? Vai atbildēt uz klienta sūdzību? Paturot prātā šo mērķi, izveidojiet pirmā teikuma melnrakstu, kas lasītājam nekavējoties paziņos, par ko ir vēstule. Esiet neskaidrs par savas vēstules mērķi. Esiet tiešs.
   • Sāciet ar “Es”, ja vēlaties paust savu viedokli kā uzņēmuma īpašnieks. Izmantojiet “Mēs”, rakstot uzņēmuma vai organizācijas vārdā.
   • Koncentrējieties uz tiešu paziņojumu, piemēram: "Ar šo vēstuli mēs vēlamies jūs informēt" vai "Ar šo vēstuli mēs vēlamies jūs pieprasīt". Varat arī izmantot paziņojumu “I”, ja vēstuli rakstāt kā uzņēmuma īpašnieks. Piemēram: "Es ar jums sazinosies tāpēc" vai "Es to nesen dzirdēju ... un vēlētos uzzināt vairāk par ..."
   • Piemēram, ja jūs (kā uzņēmuma īpašnieks) rakstīsit vēstuli Ninai de Vries par neapmaksātu kontu no pagājušā mēneša, jūs varētu sākt ar: "Es ar jums sazinosies, izmantojot šo vēstuli, jo jūsu kontā nav atlikuma no 2015. gada marta. . "
   • Vai arī kā uzņēmuma darbinieks, ja atbildat uz klienta sūdzību par uzņēmuma kosmosa programmu, varat sākt vēstuli ar šādu tekstu: "Mēs saņēmām jūsu sūdzību par mūsu kosmosa programmu uz Marsu."
   • Varbūt jūs rakstāt vēstuli, lai klients uzzinātu, ka viņš ir uzvarējis konkursā vai ieguvis vietu apmācības kursā. Sāciet ar tādu teikumu kā: "Es priecājos jūs informēt ..." vai "Mēs vēlētos jūs informēt, ka ..."
   • Ja jums jāsniedz sliktas ziņas, sāciet ar tādu teikumu kā: "Mums žēl, ka jūs par to informēju ..." vai "Pēc rūpīgas apsvēršanas es nolēmu to nedarīt ..."
3. Pasīvās balss vietā izmantojiet aktīvo balsi. Vispārējā valodā mēs bieži lietojam pasīvo formu. Bet pasīvā forma padara jūsu rakstīto garlaicīgu un mulsinošu. Aktīvā forma biznesa vēstulē ir daudz efektīvāka, jo tā nosaka stingrāku toni.
   • Pasīvās formas piemērs ir, piemēram: “Kādas konkrētas sūdzības es varu atrisināt jūsu vietā?” Teikuma priekšmets - klients (“jūs”) ir teikuma beigās, nevis sākumā. teikuma.
   • Aktīvās formas piemērs ir, piemēram, “Ko es varu darīt, lai atrisinātu jūsu sūdzības?” Šī teikuma versija aktīvajā formā ir daudz skaidrāka un lasītājam vieglāk saprotama.
   • Pasīvās formas izmantošana var būt lielisks veids, kā pārraidīt ziņojumu, nepievēršot uzmanību kādai kļūdai vai apšaubāmam punktam. Bet to izmantojiet tikai tad. Kopumā aktīvā forma ir daudz efektīvāka biznesa vēstulēs.
4. Norādiet uz iepriekšējo notikumu vai sarunu ar lasītāju, ja tāds ir. Iespējams, šī mēneša sākumā esat sazinājies ar Ninu de Vries ar brīdinājumu par viņas neapmaksāto rēķinu. Vai varbūt klients pagājušajā mēnesī konferencē pauda neapmierinātību par kosmosa programmu. Ja jūs jau esat mijiedarbojies ar lasītāju, atzīstiet to. Tas atgādina lasītājam jūsu iepriekšējo kontaktu un padara biznesa vēstuli par aktuālāku un nozīmīgāku.
   • Izmantojiet tādu frāzi kā: "Turpinot no manas vēstules par jūsu neapmaksāto rēķinu" vai "Paldies par martā veikto maksājumu". Vai arī "Ļoti noderīgi bija dzirdēt par jūsu nostāju kosmosa programmā maija konferencē."
5. Veiciet pieprasījumu vai piedāvājiet palīdzību. Iestatiet pozitīvu toni ar lasītāju, iesniedzot pieklājīgu lūgumu vai piedāvājot viņiem palīdzību sadarbības attiecību veidā.
   • Pieņemsim, ka esat uzņēmuma īpašnieks un lūdzat klientam samaksāt rēķinu. Izmantojiet tādu frāzi kā: "Es pateicos, ja pēc iespējas ātrāk nokārtosit nesamaksāto rēķinu."
   • Pieņemsim, ka rakstāt sava uzņēmuma vārdā. Izmantojiet tādu teikumu kā: "Mēs labprāt noorganizētu klātienes tikšanos starp jums un mūsu personāla vadītāju."
   • Varat arī piedāvāt atbildēt uz visiem lasītāju jautājumiem vai bažām. Izmantojiet tādu frāzi kā: "Es ar prieku atbildēšu uz visiem jautājumiem vai bažām par jūsu kontu." Vai arī: "Vai vēlaties, lai mēs jums sniegtu sīkāku informāciju par programmu?"
6. Aizveriet vēstuli. Pievienojiet aicinājumu uz rīcību sev un lasītājam. Tas var būt maksājuma pieprasījums pirms konkrēta datuma vai piezīme par oficiālu tikšanos ar lasītāju.
   • Pievienojiet teikumu, kur turpmāk vērsieties pie adresāta. "Es ar nepacietību gaidu jūs nākamnedēļ gaidāmajā budžeta sanāksmē." Vai arī "es ar nepacietību gaidu turpmākas diskusijas ar jums mūsu vizītes laikā galvenajā mītnē."
   • Pievērsiet uzmanību dokumentiem, kurus vēlaties pievienot savai vēstulei. Pievienojiet tādu teikumu kā "Pielikumos jūs atradīsit neapmaksāto rēķinu" vai "Pielikumā jūs atradīsit mūsu kosmosa programmas kopiju".
   • Pabeidziet vēstuli ar beigu teikumu. Izmantojiet “Ar cieņu” klientiem vai klientiem.
   • Izmantojiet “Ar cieņu” oficiālās vēstulēs cilvēkiem, kurus nepazīstat.
   • Izmantojiet “Labākie sveicieni” vai “Labākie sveicieni” tikai tad, ja rakstāt kādam, kuru labi pazīstat vai ar kuru strādājat.
7. Vēlreiz izlasiet vēstuli. Viss jūsu precīzs noformējums un vārdi būs veltīgi, ja burts ir pilns ar pareizrakstības kļūdām!
   • Ievērojiet jebkuru pasīvās formas lietojumu un mēģiniet mainīt teikumu uz aktīvo formu.
   • Pievērsiet uzmanību visiem gariem, neskaidriem un sarežģītiem teikumiem. Biznesa vēstulē mazāk parasti ir vairāk, tāpēc, ja iespējams, saīsiniet teikumu ilgumu.

Padomi

• Drukājot vēstuli, izmantojiet tukšu A4 formātu. Nosūtot vēstuli, salieciet to trešdaļās un nosūtiet to standarta aploksnē.