Saturs

• Lai soli
• Padomi

Vēstules rakstīšana pati par sevi ir māksla, kas var noteikt, vai jūsu vārdi tiks uztverti nopietni vai ignorēti. Neatkarīgi no tā, vai rakstāt pavadvēstuli, vēstuli draugam vai vienkārši e-pastu kolēģim, tas vienmēr jāsāk ar labi uzrakstītu ievadu, kas piesaista lasītāja uzmanību un liek turpināt lasīt.Uzzinot, kā vērsties pie adresāta, kā uzrakstīt uzmanību piesaistošu sākuma līniju un kā uzrakstīt interesantu ievadu, tas viss palīdzēs rakstīt vēstuli, kuru vērts izlasīt.

Lai soli

1. Uzziniet, kam tieši vēstule jānosūta. Personīgs sveiciens piesaistīs cilvēka uzmanību daudz ātrāk nekā vispārējs sveiciens. Turklāt tas parāda, ka jūs varat atrast būtisku pamatinformāciju, piemēram, tās personas vārdu, kurai rakstāt.
   • Ja rakstāt pavadvēstuli vai cita veida biznesa vēstuli, veltiet dažas minūtes, lai uzzinātu saņēmēja vārdu. Parasti, veicot nelielu izpēti, jūs atradīsit personāla vadītāja, personāla koordinatora vai vadītāja vārdu, ar kuru jums būs intervija. Ja jūs nevarat atrast informāciju internetā, pieklājīgs tālruņa zvans bieži var precizēt, kam adresēt jūsu vēstuli.
   • Kopumā vislabāk ir izvairīties no sveiciena, piemēram, "Dear Sir / Madam". Šāds sveiciens nepavisam nav personisks, tāpēc lasītājs netiks sajūsmināts, kas nozīmē, ka jūsu vēstuli var neatcerēties, ja tā vispār tiek lasīta.
     • Piemēram, iedomājieties, ka jūs pieņemat darbā cilvēkus un saņemat divas vēstules - vienu ar sveicienu "Dear Sir / Madam" un otru ar savu konkrēto vārdu. Kurš pretendents jūs sagaida, kurš darīs savu darbu labāk un tāpēc ir vērts to pieņemt darbā?
2. Ja nevarat atrast precīzu tās personas vārdu, kurai rakstāt, nekaitiniet! Dažreiz šī informācija tiek apzināti slēpta. Šādos gadījumos "Dear Sir / Madam" ir pieņemams.
   • Piemēram, ja jūs sūtāt ieteikuma vēstuli vai oficiālu vēstuli kādam uzņēmumā, kura vārdu jūs nezināt, ir pareizi izmantot vispārīgu sveicienu, piemēram, “Kam tas var radīt bažas”.
3. Sāciet savu vēstuli ar pareizu sveicienu. Ja jūs zināt, kam rakstāt, tas vienkārši ir "Dārgais * personas vārds *". Ar dažiem izņēmumiem vienmēr tiek uzrunāta konkrēta persona.
   • Ja rakstāt kādam nozīmīgam cilvēkam, piemēram, valdības ierēdnim, profesoram vai reliģiskam personālam, šajā amatā izmantojiet īpašu adreses formu.
     • Piemēram, ja jūs rakstāt autorizētu rabīnu, jūsu sveiciens ir "Dārgais rabīns * uzvārds *" vai "Dārgais rabīns"; ja jūs rakstāt ASV prezidentu, jūsu sveiciens ir "Dārgais prezidenta kungs".
     • Lielākajai daļai uzņēmējdarbības nosaukumu nav nepieciešama īpaša adreses forma; "Cienījamais izpilddirektors Bils Geitss" ir diezgan nabadzīgas un sastingušas uzrunu formas piemērs. Advokāti un juristi ir svarīgi izņēmumi.
4. Vēlreiz pārbaudiet saņēmēja vārda pareizrakstību. Nepareizi uzrakstīts nosaukums ir ļoti aizvainojošs un galvenokārt ļoti paviršs.
   • Esiet uzmanīgs ne tikai ar svešzemju vārdiem un amatu nosaukumiem, bet arī pārziniet tos, kurus jūs varat viegli uzrakstīt nepareizi, ja esat nolaidīgs. Pat ja jūs nezināt atšķirību starp, teiksim, Džonu Smitu un Džonu Smitu, abas ģimenes, iespējams, diezgan nopietni uztvers šādu kļūdu.
   • Esiet piesardzīgs, izmantojot amatu nosaukumus kā adreses formu. Nepareiza amata nosaukuma izmantošanu var uzskatīt par ļoti aizvainojošu. Piemēram, līdzīgi skanošs amata nosaukums, piemēram, "Reģionālā vadītāja palīgs" un "Reģionālā vadītāja palīgs", var mulsināt.
5. Sāciet ar uzmanību piesaistošu atvēršanas līniju. Vēstules sākuma līnija pievērš uzmanību un nosaka toni pārējai vēstulei. Salīdziniet vēstules rakstīšanu ar makšķerēšanu un sākuma teikumā padomājiet par makšķerēšanas ēsmu. Jūs vēlaties ievilināt lasītāju, lai pēc tam viņu noķertu, izmantojot šo sākuma līniju.
   • Rakstot pavadvēstuli, jūs vēlaties, lai jūsu vēstule izceļas no visām neskaitāmajām citām pavadvēstulēm, ar kurām jūs konkurējat. Piemēram, vēstules sākumā izceļot savus unikālākos un interesantākos sasniegumus, jūs nodrošināsiet, ka jūs noteikti pamanīsit un, cerams, pārliecināsiet lasītāju, lai viņš vai viņa vēlas uzzināt vairāk par jums.
   • Izvairieties no uzlauztu vai neērtu frāžu lietojuma biznesa vēstulēs. Daļa vēstuļu rakstīšanas mākslas ir pareizo vārdu lietošana. Atcerieties, ka adresāts, iespējams, jau ir izlasījis daudz tādu burtu kā jūs. Mēģiniet izcelties!
   • Izvairieties no tādām frāzēm kā "Sveiki. Mani sauc ... "," Es rakstu šo vēstuli tāpēc, ka ... "vai" Es biju domājis rakstīt ... ". Tās ir izplatītas, taču nevajadzīgas - jūsu vārds jau ir minēts vēstulē, rakstīšanas iemeslam jābūt skaidram un neviens nelasa jūsu domas - viņi izlasa to, ko jūs rakstāt.
6. Pierādiet sevi pirmajā rindkopā. Pirmā rindkopa ir jūsu ievērojamās sākuma līnijas turpinājums. Dažreiz viens teikums ir viss, kas jums nepieciešams, lai pabeigtu pirmo rindkopu.
   • Mēģiniet radīt interesi, izmantojot pirmo rindkopu. Jūsu pirmā rindkopa ir sava veida pārējās vēstules izmēģinājuma versija - ja lasītājam nepatīk jūsu pirmā rindkopa, iespējams, viņš vai viņa nelasa pārējo jūsu vēstuli. Sāciet spēcīgi! Piemēram, ja jūs rakstāt pavadvēstuli un vēlaties uzskaitīt savus sasniegumus darbā, nesāciet ar saviem vismazāk nozīmīgajiem sasniegumiem - iespējams, ka lasītājs ir pārstājis lasīt pirms jūsu svarīgāko sasniegumu lasīšanas!
   • Biznesa vēstulēs un pavadvēstulēs pirmajā rindkopā skaidri norādiet, ko jūs varat darīt adresāta labā un kāpēc jūs rakstāt.
     • Kad jūs rakstāt galveno teikumu, piemēram, "Es esmu ļoti pieredzējis datoru veikala darbinieks un daudz zinu par datoriem", tas lasītājam šķiet bezjēdzīgs, kas lasītāju neinteresē. Tāds gabals kā: "Ar savu gadu pieredzi es varu dot ieguldījumu jūsu datorveikala panākumos. Es varu izmantot savu kompetenci, lai sniegtu individuāli pielāgotus padomus jebkura veida klientiem. ”Tas jau ir daudz specifiskāk un izklausās pēc tā, kas lasītājam vajadzīgs un kas liek viņu aizraut un lasīt tālāk.
7. Pirmajā rindkopā izveidojiet savienojumu. Tas ir īpaši svarīgi biznesa vēstulēm, kur lasītājam ir ierobežots laiks, tāpēc jūsu vēstule var pat netikt lasīta. Pirmajā rindkopā jānorāda, kas jūs esat, un jūsu vēstules mērķis. Ja iespējams, varat pieminēt iepriekšējo sarunu vai kontaktu, lai atsvaidzinātu lasītāja atmiņu, lai būtu skaidrs, kas jūs atkal esat. Jūs varat norādīt, kurš jūs novirzīja. Acīmredzot jums ir skaidri jāpasaka, cik jūs esat lieliski, taču esiet piesardzīgs, lai netiktu uzskatīts par lielīšanos.
   • Piemēram, paziņojumā, piemēram, "Es rakstu, atbildot uz mūsu 20. jūnija sarunu par darījumu pāri tiltam", ļoti konkrēti norādīts vēstules temats. Šādi paziņojumi ir ļoti noderīgi lasītājiem - tie ietver informāciju par iepriekšējo kontaktu un laipni atceras, par ko bija kontakts, padarot jūsu vēstuli par iepriekšējās sarunas turpinājumu, nevis par pēkšņu un, iespējams, neatbilstošu pārtraukumu.
   • Nogriezies. Neviens nevēlas lasīt pārāk garus tekstus - un kāpēc apgrūtina lasīšanu, rakstot vēstuli kādam, no kura jums kaut kas vajadzīgs?
   • Mēģiniet padarīt savu pirmo rindkopu kodolīgu un viegli lasāmu, kā arī interesantu. Ja tas izklausās grūti, tad labi ... tagad jūs zināt, kāpēc vēstuļu rakstīšana pati par sevi ir māksla!

Padomi

• Izlaidiet apsveikumu ("Dārgais tā un tā") par ikdienas un neformālu saraksti. Piemēri ietver vēstules, kas nosūtītas uzņēmumā, vai personiskus e-pastus, memorandus un oficiālus ziņojumus.
  • Vēstule atšķiras no memoranda, paziņojuma vai atklātas vēstules, jo tā adresēta vienai personai. Piemēram, ja rakstāt pieprasījumu, kas adresēts daudziem dažādiem cilvēkiem, kurus vēlaties, vai paziņojumu, ka kaut kas ir noticis vai drīz notiks, apsveriet iespēju mainīt ziņojuma formātu.
• Ja nosūtāt svarīgu vēstuli, izveidojiet kopiju. Kādu iemeslu dēļ vēlaties iegūt kopiju sev, tiklīdz jūsu vēstule būs nosūtīta, tās vairs nebūs, tāpēc var būt gudri, ja tiek izgatavota kopija.
• Neformālumam ir divas puses - tas var uzlabot vai sabojāt jūsu vēstuli. Neoficiāls tonis var izcelt jūsu vēstuli un palīdzēt saprast jūsu viedokli, taču tas var parādīties arī kā neprofesionāls un vieglprātīgs. Tas ir atkarīgs tikai no saņēmēja. Ja neesat pazīstams ar savu saņēmēju, ziniet, ka neoficiāls var būt riskants.
• Tas ir ļoti noderīgi, ja jūs varat izteikt svarīgas lietas ar dažiem vārdiem, it īpaši biznesa kontekstā. Pretendentiem spēja labi un kodolīgi sazināties ar pavadvēstuli ir pirmais pārbaudījums. Attiecībā uz šīm vēstulēm veltiet vairāk laika, lai pārliecinātos, ka esat pilnībā apguvis pamatus, piemēram, izmantojot pareizu sveicienu.