Saturs

• Soļi
• 1. daļa no 2: Biznesa vēstules formāts
• 2. daļa no 2: Kā uzrakstīt biznesa vēstuli
• Padomi

Ja jums ir savs bizness, iespējams, jums ir jāraksta biznesa vēstules saviem klientiem. Mērķi var būt dažādi: paziņot par jauniem notikumiem vai apstākļiem, atbildēt uz klientu sūdzībām uzņēmuma vārdā. Neatkarīgi no rakstīšanas iemesla vienmēr ir svarīgi saglabāt profesionālu toni un biznesa stilu.

Soļi

1. daļa no 2: Biznesa vēstules formāts

1. 1 Izmantojiet profesionālu veidlapu. Biznesa vēstule attēlo jūsu uzņēmumu. Šajā sakarā vēstulei jābūt atbilstošai formai. Tāpat neaizmirstiet izmantot sava uzņēmuma logotipu vai zīmolu.
   • Jūs varat izveidot burtu galveni, izmantojot gatavas krāsu veidnes Microsoft Word. Izmantojiet īstu uzņēmuma logotipu vai zīmolu.
2. 2 Atveriet teksta redaktoru. Visas uzņēmuma biznesa vēstules vienmēr jāievada datorā.
   • Izveidojiet jaunu dokumentu un iestatiet piemales uz 2,54 centimetriem.
   • Izmantojiet serifa burtveidolu, piemēram, Times New Roman, Georgia vai Arial. Tātad fonta lielumam nevajadzētu būt lielākam par 12, bet ne mazākam par 10. Fonta veids vai izmērs nedrīkst negatīvi ietekmēt vēstules lasāmību.
   • Izmantojiet vienas rindas atstarpi.
3. 3 Pielāgojiet bloka formu. Bloku veidlapa ir visizplatītākais biznesa vēstuļu formāts. To ir arī visvieglāk iestatīt un ievērot. Katrs vienums ir pamatots un atdalīts ar vienu atstarpi. Lai no lapas augšdaļas uz leju, biznesa vēstulē jāiekļauj šādi vienumi:
   • Šodienas datums vai vēstules nosūtīšanas datums. Neaizmirstiet iekļaut datumu, jo sūtītājs un saņēmējs to izmanto grāmatvedības uzskaitei, kā arī juridiskiem mērķiem. Norādiet precīzu datumu.
   • Sūtītāja adrese. Šī ir jūsu adrese standarta formātā. Ja jūsu adrese jau ir norādīta vēstules galvenē, varat izlaist šo darbību.
   • Izejošā adrese. Ievadiet vēstules saņēmēja vārdu un adresi. Jūs varat izmantot adresi "Meistars" vai "Saimniece". Tātad, ja saņēmēja ir Ņina Serova, tad varat rakstīt gan “Ņinas Serovas kundze”, gan “Ņina Serova”.
   • Sveicieni. Jūs varat rakstīt “Cienījamā Serovas kundze” vai “Cienītā Ņina Serova”. Ja neesat pārliecināts, kurš lasīs vēstuli, uzrakstiet “Cienījamie kungi”. Pastāv arī opcija "Informācijai visām ieinteresētajām personām", taču to vajadzētu atstāt kā pēdējo līdzekli, ja adresāts nav zināms.
   • Vēstules galvenais teksts. Šī daļa tiks sīkāk aplūkota nākamajā sadaļā.
   • Beigu daļa un paraksts. Uzrakstiet: "Ar cieņu" - vai: "Labākie vēlējumi".

2. daļa no 2: Kā uzrakstīt biznesa vēstuli

1. 1 Definējiet savu mērķauditoriju. Vēstules tonim vienmēr jābūt profesionālam neatkarīgi no auditorijas, bet vārdu un valodas līdzekļu izvēle ir atkarīga no vēstules adresāta. Ja vēstule ir paredzēta cita uzņēmuma personāla nodaļai, tad jāizmanto formālāka valoda. Uzrunājot konkrētu klientu, varat izmantot neformālu un vienkāršu valodu.
   • Tas arī palīdzēs izvairīties no pārpratumiem. Neizmantojiet lasītājam nesaprotamus terminus. Piemēram, klienti, iespējams, nezina jūsu uzņēmumā izmantotās kosmosa programmas saīsinājumus, tāpēc neizmantojiet tos savā vēstulē.
   • Vissvarīgākais biznesa rakstīšanas noteikums ir tāds, ka tekstam jābūt skaidram, kodolīgam un pieklājīgam.
2. 2 Pirmajā rindiņā norādiet vēstules mērķi. Apsveriet vēstules mērķi. Vai vēlaties norādīt jaunu biroja adresi? Vai atgādināt klientam par parādu? Atbildēt uz sūdzību? Paturiet to prātā, kad jāraksta vēstules pirmais teikums. Neizmantojiet neskaidru formulējumu un pārejiet pie lietas.
   • Rakstiet pirmajā personā, ja izsakāt savu viedokli kā uzņēmuma īpašnieks. Rakstiet otrajā personā, ja uzrunājat uzņēmuma vai organizācijas vārdā.
   • Izmantojiet nepārprotamu paziņojumu, piemēram: "Ar šo mēs jūs informējam" - vai: "Ar šo mēs vēlamies uzzināt sekojošo." Uzrakstiet pirmajā personā, ja uzrunājat kā uzņēmuma īpašnieku, piemēram: “Es vēlos ar jums sazināties”, - vai: “Nesen es uzzināju ..., tāpēc es vēlētos ...”.
   • Piemēram, jūs (uzņēmuma īpašnieks) vēlaties informēt Ņinu Serovu par viena mēneša parādu. Sāciet savu vēstuli šādi: “Vēlos jūs informēt, ka no 2015. gada marta jūsu kontā ir parāds.”
   • Ja esat uzņēmuma darbinieks un atbildat uz klientu sūdzībām par jūsu uzņēmuma kosmosa programmu, sāciet šādi: “Mēs saņēmām jūsu komentārus par mūsu Marsa kolonizācijas programmu.”
   • Dažreiz jums jāpasaka lasītājam, ka viņš uzvarēja konkursā vai ieguva vietu izglītības iestādē. Sāciet šādi: "Es priecājos informēt ...", - vai: "Mēs esam priecīgi informēt ...".
   • Ja jums jāziņo par sliktām ziņām, sāciet ar šo frāzi: "Ar nožēlu mēs jūs informējam ...", - vai: "Pēc rūpīgas izskatīšanas tika nolemts ...".
3. 3 Izmantojiet derīgu balsi. Oficiālajā runā bieži tiek izmantota pasīvā balss, taču tā var padarīt vēstules tekstu vienmuļu vai nesaprotamu. Derīga balss ļauj informāciju nodot izšķirošā tonī.
   • Pasīvās balss piemērs: "Kādus pasākumus var veikt?" Šajā gadījumā subjekts “soļi” nav darbības izpildītājs, bet piedzīvo darbību pats par sevi.
   • Derīgas balss piemērs: "Kādas darbības mēs varam veikt?" Šajā versijā tiek izmantota aktīva balss, kas ļauj skaidri un skaidri nodot ideju.
   • Reizēm pasīvā balss ļauj jums nodot savu ziņojumu un nepievērst pārāk lielu uzmanību kļūdai vai neizskatīgam faktam. Izmantojiet to tikai šajā gadījumā. Parasti priekšroka tiek dota derīgai balsij.
4. 4 Saite uz iepriekšējiem notikumiem vai saziņa ar lasītāju. Jūs, iespējams, iepriekš informējāt Ņinu Serovu par parādu. Lasītājs varēja paust savu neapmierinātību ar jūsu kosmosa programmu pēdējā konferencē. Ja jūs jau esat sazinājies, tad atgādiniet par šo faktu. Lasītājs varēs atcerēties svarīgas detaļas, un jūsu vēstule būs daudz svarīgāka un steidzamāka.
   • Izmantojiet tādas frāzes kā: “Saskaņā ar iepriekšējo vēstuli no…”, “Paldies par savlaicīgu maksājumu pagājušajā mēnesī”, vai: “Mēs priecājāmies dzirdēt jūsu konstruktīvos komentārus maija konferencē.”
5. 5 Pieprasiet vai piedāvājiet palīdzību. Iestatiet pozitīvu toni ar pieklājīgu pieprasījumu vai piedāvājiet sadarbību palīdzības veidā.
   • Pieņemsim, ka jums pieder uzņēmums un vēlaties pārliecināt klientu samaksāt parādu. Izmantojiet frāzi: "Es būtu pateicīgs par jūsu palīdzību un tūlītēju samaksu."
   • Ja rakstāt uzņēmuma vārdā, izmantojiet frāzi: “Mēs vēlētos jums noorganizēt personisku tikšanos ar mūsu personāla vadītāju.”
   • Piedāvājiet arī atbildēt uz visiem iespējamiem jautājumiem un kliedēt lasītāja šaubas. Piemērs: “Mēs labprāt atbildēsim uz visiem jūsu jautājumiem vai novērsīsim visas šaubas par maksājumu”, - vai: “Vai vēlaties uzzināt sīkāku informāciju par mūsu programmu?”
6. 6 Aizpildiet vēstuli. Izmantojiet aicinājumu uz darbību no savas puses vai klienta puses. Tas var būt lūgums dzēst parādu noteiktā termiņā vai piedāvājums noorganizēt tikšanos ar klientu.
   • Uzrakstiet priekšlikumu ar cerību sazināties nākotnē: “Gaidām jūs tikšanos budžeta sanāksmē nākamnedēļ,” - vai: “Mēs labprāt apspriedīsim visus šos aspektus ar jums sīkāk, tiekoties mūsu birojā. . ”
   • Norādiet, vai vēstulei ir pievienoti dokumenti. Pievienojiet frāzi, piemēram: "Mēs nosūtām jums rēķinu par pagājušo mēnesi", - vai: "Vēstulei ir pievienota kosmosa programmas kopija."
   • Beigās izmantojiet noslēguma frāzi. Klientiem vislabāk ir rakstīt: "Ar cieņu", - vai: "Labākie vēlējumi".
   • Izmantojiet formulējumu “Ar cieņu” oficiālās vēstulēs svešiniekiem.
   • Uzrakstiet: “Visu labāko”, ja jūs zināt vai sadarbojaties ar kādu personu.
7. 7 Izlabo kļūdas. Pareizam formatējumam un formulējumam nebūs nekādas nozīmes, ja vēstulē ir gramatiskas kļūdas!
   • Mēģiniet atrast visus pasīvās balss gadījumus un veikt atbilstošus pielāgojumus.
   • Pievērsiet uzmanību gariem un mulsinošiem teikumiem. Lietišķā vēstulē tiek piemērots noteikums “labāk mazāk, jo labāk”, tāpēc garie teikumi ir jāizmet.

Padomi

• Izdrukājiet vēstuli uz bezpapīra A4 papīra. Ja sūtāt pa pastu, salieciet vēstuli trīs reizes un ievietojiet to standarta aploksnē.